仕事が速いのにミスをしない人は、何をしているのか？

ーーーーーーーーーーー書籍情報ーーーーーーーーーーーーー
書籍名：仕事が速いのにミスをしない人は、何をしているのか？
著者：飯野謙次
レポート作成者：佐々木啓吾
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■選定理由

今週から現場に配属され、仕事量も増えた。

今までよりも作業スピードも求められるようになり、ミスも極力なくしていきたいと思うようになった。

また、緊急のタスクがあり、タスクの優先順位を決めきれず、思うようにタスクを完了できない日もある。

私は決断に時間がかかるし、周りの人より作業スピードも遅いと感じることがある。シンプルに「仕事が速いのにミスも少ない人だ」と思っていただきたい。

■仕事が速いと言われる人の8つの特徴

・タスクの優先順位が的確
・連絡はすぐ返信する
・自分だけでなく周りの状況を把握している
・次の指示を先読みしている
・決断力が高い・タスクを先延ばしにしない
・無駄なことに時間をかけない
・ミスを引きずらない

①タスクの優先順位が的確

タスクの優先順位が的確だと、こなすべきものから片付けていけるので、結果的に仕事が早くなる。のタスクは単1つ1つ体のものもあれば、関連しあっているものもある。

例えば、「Aのタスクを終わらせないと、Bのタスクに着手できない」など。

そのため的確に優先順位を決めて、効率よく取り組むことでスムーズに仕事をこなせる。

時間がかかっても緊急度や重要度の観点から
あらかじめ決めておけるのがベスト。

②連絡はすぐ返信する

仕事をスムーズに進めるために「報告・連絡・相談」は大切と言われることが多いが、仕事が早い人は連絡に対しても、すぐに反応を返すという特徴がある。
いつでも周囲からの連絡にすばやく反応することで、連絡された変更点や指示をすぐに業務に反映させられるからである。

また業務のなかで不明点や疑問点があった場合も、すぐに連絡することで解決までの時間が必要以上にかからない。

連絡をすぐに返したり、不明点を聞いたりしていると、状況把握がスムーズにできるので周囲の人からも信頼されるようになる。

すばやい連絡によって無駄を減らし、仕事を早く進められるようになる。

③自分だけでなく周りの状況を把握している

仕事が早い人は、自分だけではなく周囲の状況を把握して仕事に取り組んでいる。視野を広く持ち、全体を把握していれば、自分の仕事の意味や早く進めるべきことが見えてくる。

しかし全体が見えていないと、「目の前の仕事だけ終わらせればいい」という思考になり、仕事に対する姿勢が自分止まりになる。
仕事は自分1人で行っているわけではなく、全体で進めていくもの。

いかに全体の仕事が早く進むかを考えて行動することで、仕事が早くなる。

④次の指示を先読みしている

多くの人は、指示された通りの仕事を100％の達成度でこなそうとする。
しかし、仕事は1つこなせば終わりではなく、次の仕事がある。
仕事が早い人は、次の仕事も見越して、指示された仕事の一段階上を目標にしている。

例えば、「この書類を会議用に人数分コピーしてほしい」と指示されたときに、コピーだけではなくホチキスで一部ずつ止めておけば、会議ですぐに配ることができる。

次の指示を先読みして応えることが、仕事が早い人の特徴である。

⑤決断力が高い・タスクを先延ばしにしない

決断力は仕事を早く進めるためにとても重要な要素である。
仕事において、決断が必要な場面は数え切れないが、決断できずに迷っている時間が多ければ、それだけ仕事の進み具合は遅くなる。

決断は一見、難しいことかもしれないが、難しく考えすぎなくていい。
早く決断するためには、自分や周囲の状況をよく理解し、優先順位を考えて判断するこが大切である。

仕事が早い人は優先順位を理解していることで、すばやく決断でき、迷うことに時間を割いていない。

Done is better than perfect　「完璧を目指すよりまず終わらせろ」　

マークザッカーバーグの言葉でとても有名な一言である。
決断してまずは終わらせることに注力していきたい。

⑥無駄なことに時間をかけない

仕事が早い人は無駄なことに時間をかけない。
ある業務を任せられたとき、仕事の遅い人はその業務のすべてについて知ろうとする。

しかし、仕事が早い人は、その業務で何が重要なのかを理解し、その部分だけに絞って知ろうとするので、無駄を省くことができる。

仕事の重要な部分や不必要な部分を見極め、無駄なことに時間をかけないことが、仕事を早く進めることに繋がっている。

⑦ミスを引きずらない

ミスをしてしまうと、気分が落ち込んでしまう。
いつまでも落ち込む状態が続くと、仕事に力が入らず集中できない。

しかし、仕事の早い人はミスを引きずらず、どう次に活かすかと考える。

ミスから得たことを活かすことで、同じミスを防いだり、よりスムーズに仕事を進められるからである

ミスで落ち込むことに時間を使うのではなく、気持ちを切り替え、前向きに捉えるようにしていくことが重要である。

■うっかりミスが起きる3つの原因

①過去の失敗が共有されていない
②注意力で解決しようとする
③作業そのものに設計ミスがある

①過去の失敗が共有されていない

過去の失敗を、振り返りをせずにそのままにすると同じ失敗を繰り返す。
人間なので、失敗をすることは仕方がないことである。
大切なのは同じ失敗をしないこと。

②注意力で解決しようとする

いくら頭で意識をしていても、限界がある。
注意力で解決しようとするのではなく、仕組や習慣にして見える化させておくことが大切である。

③作業そのものに設計ミスがある

やるべき事を全て完璧に行えたとしても、根本が間違っていれば、それはミスへと繋がる。タスクを洗い出したとき、タスクへ取り掛かる前に、
「これは本当にやるべき事なのか」という思考を持つことが大切である。

■仕事のミスを事前に防ぐ3つの方法

①確認の意識を持つ

仕事でのケアレスミスを未然に防ぐためには、業務の再確認が重要である。仕事を客観視することでケアレスミスを防ぐことができる。

どんな仕事でも人間が行う以上、間違いは必ずでる。
その間違いを、確認の段階で気づけるようにすればよい。

提出する前に、返信する前に、何かをする前には必ず再度確認する癖をつけていくことが大切である。

②報連相の徹底

どんな場所で仕事をしても、絶対に求められるスキルが報連相である。
報連相を行うことでミスを事前に防ぐこともできる上に、起きてしまったミスも最小限に抑えることができる。

しかし、報連相の徹底を完璧に行えている人はなかなかいない。
理由の1つとしては、普段から話す頻度や接触頻度が少ないことが挙げられる。

報連相をできるようにする1つの方法は、普段から触れる頻度を増やすことがある。ちょっとでも報告したほうがいいと思ったことを言える関係を作ることがとても大切である。

③仕事の優先順位を決める

優先順位を決めることで、常に今何をしなければいけないかを明確にすることができる。要するに、決断の時間を排除できることにもなる。

1つの作業が終わっても、次の作業が決まっていることで、取り掛かるまでのスピードが段違いに早くなる。

「優先順位を決める」この作業に時間がかかってしまうかもしれないが、長い目で見れば、時間を削減している。

従って、面倒だと思っても、「優先順位を決める」この作業を怠ってはいけない。

優先順位の決め方として、
1、やる事とやらない事を決める。
2、時間マトリクスで緊急度と重要度の観点から考える。

以上2つを使用して行うことがよいとされている。

■どのように行動するか

■仕事が早いのにミスが少ない人になる。
→どうやったらこの目標に近づいていると言えるのか。

●その日の終わりに、時間がかかった事やミスをドキュメントに書き出す。
時間がかかった原因や、ミスの原因を考える時間を業務後に設ける。

毎週行っていくので、時間がかかってしまったもの、
ミスが少なくなっていれば、目標に近づいていることになる。

■決断に時間がかる
→完璧主義まではいかないが、上手くやろうとしてしまう。
→頭の中の事を整理するのに時間がかかる。

以上の事が原因だと考えられる。
①完璧を目指すよりも、まずは動く事を意識する。
②頭の中の考えを書き出し、見える化させてあげて整理する。

●2つを行い、決断スピードを改善していく。
①に関しては、意識的なことなので、忘れてしまうかもしれない。
それを防ぐために、デスクトップに「Done is better than perfect」と書かれた画像を設定して常に見るようにする。

■作業スピードが遅い
→時間を決めて作業することが少ない。
　→時間を設けても、過ぎるときがよくある。
　　→1つ1つのタスクがどれくらいで終わるのか分かっていない。

以上のことから、1つ1つの作業にどれくらいの時間がかかるのかを
自分で、把握している必要がある。
そのために、今後は作業を行うときは、
その作業にどれくらいの時間がかかるのかを計る。

●全ての作業で時間を計り、次に同じ作業をするときは
そのタイムを参考に計画を立てていく。

作業の時間を計って分かったタイムはドキュメントに記載していく。

■結果目標

信頼されるコンサルタントになる。