仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！｜読書レポート

■書籍の選定理由

今回この書籍を選定した理由は、大きく分けて２つあります。

まず１点目は、二週間ほど前から週初めにスケジュールを決める取り組みを始めたものの、なかなか予定通りに進められていないからです。

仕事をしていると緊急の依頼があったり、当日のタスクも多くあります。
そのような業務を優先的に進めていると気づいたら定時になってしまって、
本来やろうと考えていたことを出来ない日も多くあります。

これらの原因は仕事のスピードの問題ももちろん、
依頼された仕事の受け方や優先度の付け方、完成度のすり合わせなど
多岐にわたります。

しかしその中でも一番大きいのはそもそものスケジュール管理や段取りが原因だと考えています。

スケジュールの管理方法や考え方は、
普段生活していると当たり前になってしまい改める機会もなかなかないため、
この書籍を通してスケジュール、段取りの質を高めたいと考えました。

２点目は１点目の延長線上で、緊急度の高い仕事に追われて
予算をあげる、提案する、ポイントを挙げるなど明確な成果に
繋げられていないと感じることが多いからです。

例えばチーム内で記事やクリエイティブ制作、入稿などの業務が
発生して自分に振ってきた際は緊急度が高いためすぐに取り掛かり
当日中に完了させることは多くあります。

そこで相手から感謝されたり、その先で細かな成果が出たりすることは
ありますが、逆に自分で一から考え取り組みたいと考えていた施策や提案は
動かせずに終わってしまうことが多くあります。

そのため自分で成果を出したと言えるものがなかったり、
本質的に売り上げを伸ばすなどの成果が出せていない状況です。

このような状況を打破するためにも、作業に集中する時間を作り出したり、
人からの依頼ではなく自分発信の業務に取り組み時間を確保するためにも
改めてスケジュール管理を改善したいと考えました。

■要約と所感

・自分は遅いと認める人ほど成長する

仕事で成果を出せる人や周りから評価される人は共通して
仕事の進め方にスピード感があり、生産性が高いです。
そして仕事中の切り替えが早かったり、優先度の高いものから効率的に
作業を終わらせることが出来ます。

自分はそのような人に比べて作業効率が悪い、スピードが遅いと
感じている人は成長するチャンスにあります。

変なプライドを持ったり、遅いことをごまかそうとするのではなく、
素直に自分は遅いと認めることで、仕事が早い人から吸収したり、
より効率的にするにはどうすればよいかと考え、成長することが出来ます。

そしてここで重要なのは漠然と自分は遅いと感じるだけでなく、
早い人たちと比較したときになぜ遅いのかの要因を具体的に考えることです。

スケジュールの立て方が悪いのか、知識不足なのか、コミュニケーションの
問題なのかなど違いを明確にすることから始めましょう。

そしてそのギャップを埋めるためには何が必要なのか、
を考えたり、実際に早い人に聞きに行くことが第一歩です。

・タイマーを使って集中力をアップ

筆者は集中力やスピードが伸び悩んでいるときは
タイマーを使うことを推奨しています。

単純作業やルーティン業務をしているとどうしても
集中力が切れたり疲れが出てきます。

そのような際に勢いをつけてくれるのがタイマーです。

まずは仕事の内容や予定を分割して考え、
各仕事を短時間で終わらせることが出来るように小分けにします。

そしてこの仕事は１０分で終わらせるなど目標タイムを明確にします
。
そうすることで時間意識が高まり、作業スピードを簡単に上げることが出来ます。

この際に有効なのが、休憩時間も同時に設定することです。
25分作業＋5分休憩などをセットにすることで、ここまでにまずは
仕事を終わらせて休憩が出来るという意識が高まり、スピードが上がります。

作業的な仕事が多い時などは特に、タイマーを使って時間を分割して取り組むと作業効率が向上しスピードが上がり、仕事のマンネリ化も防ぐことが出来ます。

・自分のタイムゾーンを見つける

人によって高い集中力を発揮できる時間は異なります。

午前中の方が頭がすっきりしているため
クリエイティブな思考が必要な仕事や頭を使う仕事が向いていると
一般的に言われています。

逆に午後の時間は集中力や発想力が低下するため、
頭をあまり使わない単純作業やルーティン業務に向いています。

あくまでこれらは一般論のため、
自分が仕事の際に高い集中力を発揮している時間を
客観的に見つけることが重要です。

スケジュールを決めたりする際に、自分の「タイムゾーン」を
考慮して決めることでより効率的な時間を過ごすことが出来ます。

・退社前に復習と予習をする

仕事の効率、パフォーマンスを向上するためには
振り返りと翌日の段取りが重要になります。

翌日に良いスタートを切るために、筆者は3つのことが重要だと述べています。

①振り返り
その日にどのような業務を行ったのか、反省点はどこにあるのか、
やりきれなかったことは何故終わらなかったのかなどの
当日の振り返りを行います。

②作業仕分けをして翌日に備える
翌日にやるべき仕事は何があるか、翌日のどのタイミングでするのか、
空き時間は確保できるのかなどの仕事の仕分け作業を行います。

また、ここで仕分けした作業、タスクの管理場所を明確にして
次の日にすぐには始められる環境も整えておきましょう。

③スキマ時間の作業リストを作成
大きな仕事だけではなくスキマ時間ですることを決めておくのも大切だと述べられています。

仕事をしていると必ず待ち時間などで数分のスキマが発生します。
その際にすることも決めておくことで迷うことなく生産性を向上させられます。

・所感

この書籍を読んで、自分はまず自分自身の遅さ、早い人との差を考え始めることができ、成長のチャンスにいるということは実感できました。

ただここで終わらせては意味がないため、要素分解が必要です。
先輩の仕事を見ていると、単純なところですがマウスのスクロールが早かったり、タブの管理が見やすいなどの違いもあります。

書籍で学んだテクニックや考え方ももちろん行動に移しつつも、
身近なところでの違いを自分の作業に落とし込んでいくことも重要だと感じます。

また、仕事の早い人は書籍にあることを実際に行っているのだと
感じた部分もあり、「この時間は集中作業の時間にするから
不明点はここ以外の時間に聞いて欲しい」などタイムゾーンを確保していたり、
チャット上で「何時までにこの仕事を終わらせます」などを
報告している場面も見かけます。

無意識の中でも自分の効率アップを考えていれば
書籍で紹介されるようなテクニックを使えるようになるということを
証明していると思うので、他者から教えてもらう仕事術だけでなく
自分自身で考え、見つけていくことも必要だと感じました。

■行動計画

①毎日仕事後に「復習」「予習」を行う
スケジュールを作成することは今でも行っていますが、
それに対する復讐、予習が足りていないと感じました。

まず具体的には日報やメモを用いて、仕事の効率面の反省点を
毎日洗い出していきます。

内容としては
・何の作業に何分かかったか
・終わらなかったものは何故終わらなかったか、
・より早くするには何をするべきか
をまとめます。

そして翌日の朝に「何から始めよう」とならないために
するべき仕事を洗い出すだけでなく、その順番まで決めて退勤するようにします。

いままでスキマ時間でやることは決めたこともなかったので
前日に5分未満の空き時間が出来た際にやっておきたいことリスト
も作成してマイチャットに送り翌日に思い出せるようにします。

・タイマーの活用
ある程度のルーティン業務は理解することはできてきました。
そこで作業内容は知っているからこそ、次はスピードが重要です。

先週は、1時間ほどかけている週次報告を先輩は15分ほどで行っている
ということを聞き、時間感覚の差を感じました。

そこで今までの自分がかけてきた時間と先輩がかけている時間から
目標時間を算出して、それをタイマーを用いて実践します。

具体的には
・朝のアカウントチェック→30分
・案件の数値入力→10分
・月次報告（1案件）→50分
・週次報告→30分

来週から行える内容としてはこれらが挙げられるので、
タイマーを用いて取り組んでいきます。

＋α
これらの書籍の内容に加えて、
身近な部分の差として画面操作の速さの違いなども感じています。

今のマウスが普通のコード付きのもので接触もあまり良くないため
コードレスで動かさずにスクロールなど行えるものを購入して
作業スピードの向上も行おうと書籍を通して決めました。

以上