振り返りレポート｜無駄な仕事が全部消える超効率ハック

■1週間の行動目標

・質問力

研修での教えや指示に対して自分は質問力が足りないと感じます。
そのせいで認識がズレていたり、相手の求めているものではない
資料や制作物を提出してしまっていることもありました。

この書籍で学んだ「全体像を捉える質問」と「仮定を置いた質問」
この二つを今週の研修の最後に行い、それをベースとした資料や改善策を提出する。

・前提を揃えて会話をする

この手法を使うべきケースとして「報告」が挙げられます。
進捗や結果を報告するケースは最近多くあるのですが、
その際に前提を伝えられていなかったと感じる場面がいくつかあります。

今回は特に書籍にあった「現状認識」と「視点」をベースとして、
数値を伝える際も「どういう推移の上なのか」「目的はどこなのか」
を必ず伝えた上で報告をします。

また視点という点でも、
「相手はなにを求めているのか」の視点をまずは確認することで
話がズレていない報告を行います。

■振り返り

・質問力
この行動目標は2回あった研修で計画通り実践することが出来ました。
実践した上での気づきが大きく２つありました。

①全体像を捉える質問をするスピード感

今回「全体像を捉える質問」として実践したのは、
そもそも今考えている内容の方向性や考え方が誤っていないか？
という質問でした。

今後現場に出たり、今より多くの仕事を任せられる中で
この質問は大変重要になってくると感じました。

特に初めてやるような仕事は、手探りで始めていくことが多いです。
そういった中で自分の感覚で進めていくのと、
相手と全体像に対する認識を揃えて進めるのでは大きく異なります。

そして、この全体像を捉えるのは自分の作業効率的にも、
相手のリソース的にも早い段階であるべきだと考えました。

スピード感をもってこの質問、確認をすることで
自分が無駄な作業をしてしまう時間も無くなりますし、
相手も間違えを指摘をしたり修正したりする時間が少なくなります。

もちろん、何の考えもなしに最初から質問するのは
本来の目的と反してしまいますが、一度自分で正しいと思う解を出したら
その認識、方向性をすり合わせることで常に質が高く、スピード感のある
仕事をしていきます。

②質問を考えるメリット

そして２つ目は質問をすることを前提としていると、
思考が止まることがなく主体的に話を聞くことができるという点です。

質問することなく相手の意図を汲み取ることができれば良いのですが、
やはりコミュニケーションの中で食い違いは少なからず起きてしまいます。

そこで質問をすることを前提としていると、
相手はこのように考えていて、こういう動きをして欲しいのかな？
というような仮説が自然と生まれてきます。

そこを質問することによって認識が揃ったり、間違えに気づけるという
好循環が生まれていくのだと感じました。

・前提を揃えて会話をする

今週はまだ数値感や成果などを細かく報告することはなかったですが、
日常的な提出物や連絡事項がある際にこの目標を意識して実践できました。

研修中であっても資料を提出したり、確認、報告をしたりと
この目標を生かしてコミュニケーションを取る機会は多くあります。

その中で今回行なった具体的な内容としては、

・何か提出する際に、ただ資料やリンクを送るのではなく、
　意識した点や変更した点を伝えた上で提出する。

・テキスト上の指示でも、相手の意図が理解しきれない時は
　直接相手に意図や求めていることを確認しにいく

この２つを行いました。

伝える側である場合は、いかに相手に伝わりやすいかが大切です。
確認して欲しいものがあるのであれば、どのポイントをどのような視点で
確認してもらいたいかも伝えることで相手の負担も減らせますし、
自分の有意義なFBをもらうことが出来ます。

逆に自分が伝えられる側であるときでも、
文面や一度で理解できない時は無駄に遠慮するのではなく
しっかりと意図を確認し前提をすり合わせることが必要です。

今週の行動目標からこれらのことを学ぶことができ、
今後も継続していく中で前提を揃えたコミュニケーションの
質とスピードを上げていく必要があるのだと学びました。

■今後の行動

これらの行動は継続的に行なっていくことに意味があります。

特に来週は引き継ぎなどが多くあり、
今まで行なったことのない業務が多く発生することが予想できます。

その中で今週に実践した質問術、前提を揃えたコミュニケーションは
必ず必要になりますし、実践できれば上長やチーム内での指示、連携も
スムーズに進んでいきます。

今週の行動の中で特に大きなテーマとなった、
「全体像を捉える」「前提を揃える」の２つは頭の中に常におき、
頭の中でこれらがズレていないか確認しながら仕事を行なっていきます。

以上