毎月の面倒な予実差異確認・グラフ作成・レポーティングを10分で終える方法

これは何？

データ駆動の経営が求められる現代において、予実管理はビジネス運営の重要な一部となっています。しかし、予算と実績のデータを一つひとつ手作業で比較するのは時間がかかり、エラーが生じる可能性もあります。
さらに、その結果を視覚的に理解しやすい形で共有するためには、グラフ作成やレポート作成も必要となります。

しかし、これらの作業は、ビジネスの日々の運営において大きな負担となり得ます。
そこで今回は、"毎月の面倒な予実差異確認・グラフ作成・レポーティングを10分で終える方法"についてご紹介します。
この方法を用いれば、データの転送から分析、可視化、そして共有までの一連の流れを自動化することができます。そして時間と労力を大幅に節約し、予実管理の精度を向上させることが可能です。
それでは、詳細な手順について解説していきましょう。

TL;DR

• まずはどんなデータをどんな形で見たいのかを決める。

• 次にどこにデータがあるのか、集めてくるのかを設計する。

• そしてデータとグラフを作る。

• 最後に共有設定する。

• 毎月データを一部だけ更新する。

完成図

私は1ページで情報量が多いグラフの集合体が好きなので、このようにしています。 *数字は乱数で適当に作成

こちらのリンクからも見れます。
https://lookerstudio.google.com/reporting/a2fcc16d-ebb9-4bb1-b5b6-38e88f95e5ef

アーキテクチャ

どこから何のデータを取ってくるのかを設計するのかが1番重要です。

// Mermaid
graph LR
  A(売上高テーブル)-->D(Looker Studio)
  B(売上高総利益テーブル)-->D(Looker Studio)
  C(営業利益テーブル)-->D(Looker Studio)

1.データ作成- スプレッドシート活用

まず、スプレッドシートのタブで売上高テーブル、売上高総利益テーブル、営業利益テーブルの3つを作成します。

(売上高テーブル)

(売上高総利益テーブル)

(営業利益テーブル)

2.データの可視化 - Looker Studioの活用

次に、Looker Studioを使用して、上記のテーブルを可視化します。具体的には、月次の予算と実績、およびその差分を示すダッシュボードを作成します。
このダッシュボードでは、以下のような視覚化が可能です：

• 売上高

  • 年間予算の進捗

  • 月次売上高成長率の推移

  • 月次の予実差

• 売上高総利益

  • 年間予算の進捗

  • 月次売上高総利益率の推移

  • 月次の予実差

• 営業利益

  • 年間予算の進捗

  • 月次営業利益率の推移

  • 月次の予実差

全体像

*今回販管費は解説していません。一目でわかることを意識。

売上高

年間予算の進捗、月次の達成度合いが一瞬でわかるようにしました

売上高総利益

営業利益

3.データの共有 - Slackへの通知

最後に、Looker Studioで作成したダッシュボードのリンクをSlackでリマインダーセットします。
これにより、チーム全体が予実管理の状況を簡単に共有し、理解することができます。
(ちなみにLooker Studioの配信スケジュール設定し、任意のメールアドレスへ送信し、pdfをslackへ転送するとリンクを踏まなくて済みます。

最後に

今回は”毎月の面倒な予実差異確認・グラフ作成・レポーティングを10分で終える方法"についてご紹介しました。
1度作れば、毎回数時間かかるであろう作業を10分で終えることができます。