外注化（BPO）でリソースを最大活用をする。
BPOとは、ビジネスプロセスをアウトソーシングすることを意味する。
先が見えない今現在、雇用が相当なリスクになっていると言われている。
会社のお金をかけて育てた若手もすぐに辞めていく。
それに中小企業にとっては優秀な人材が流れてこない「採用できない」が続いている今、「属人性のない誰でもできる仕事は外注」するという流れが加速しているように思うし、加速していくべきだと強く思う。
そこで、比較的小さな会社で業務効率化システム開発・外注の方のディレクションを行ってきた経験をもとに「中小企業の外注化すなわちBPOとどう向き合うか」という点でnoteを書いた。
生産性の低い業務を外に投げることができれば、一人当たりの生産性を最大化できる。
これは少人数による経営になり、時代に柔軟に対応できる競争力の高い会社を作ることにつながると思っている。
そうなれば、イノベーションは起きやすくなるだろう。
中小企業にとって外注化は、常に選択肢として並べておくべきことである。
外注化は大きく二つに分かれる。
専門性の高い領域の外注化と専門線の低い領域の外注化だ。
専門性の高い領域の外注は、例えばエンジニアリングやデザインなど、当人が一から学習するよりも、それを専門としている外部の人に仕事を任せることだ。
「できないことは外に投げる」ことは当たり前のことだし、これについてはあまり悩まない。
ここで取り上げたいのは、専門性の低い領域の外注化だ。
「単純作業は外に投げて、一人当たりの生産性を上げる」
これは、以下のたった4ステップだけでできる。
1.業務を洗い出す
2.誰でもその業務を回せるように言語化し、マニュアルに落とし込む
3.外注に依頼する。
4.ディレクターを社内に設け、そのディレクターを介して外部の方と外注化した業務を管理する。
一方で、言葉にすることは簡単だが、実際に外注化を社内に定着させることは今時の会社でない限り、想像以上に難しい。
実際に外注化をしてみると色々な壁にぶつかる。
例えば、
・業務が散らかりすぎて、どの部分を外注するべきかわからない。優先順位がわからない。
・業務を一から言語化してマニュアルに落とし込む部分が進まない。
・誰にどうやって依頼すれば良いのか。
などなど。山ほどある。
私は、その中でも最も大きな壁は、社内メンバーの心の中から「自分がやったほうが早い。（自分がやったほうが安い。）」という気持ちを取り除くことだと思う。
「自分がやったほうが早い？」そんなことは当然。その人がその仕事をずっとやってきたなら、その人がやったほうが早いに決まってる。
でも、誰でもできるその仕事をその人がやる限り、その人はそのレイヤーの仕事に縛られ続け、先に進めず、会社が成長しない事態に陥る。
つまり、長期的に見るなら外注化はするべきだ。
では、「外注文化がない会社でどう外注を進めるか」という点について、一つ僕が見てきた成功事例は、「初めは、BPOサービスに依頼して外注化についての理解をし慣れた後に、ランサーズやクラウドワークスで単純作業を低単価でしてくれる人に依頼する」。これだ。
BPOサービスで有名どころで言えば、例えば以下の二つだ。
株式会社colors タスカル
株式会社キャスター CASTER BIZ assistant
クラウドソーシング系サービスから直接個人に依頼することとの大きな違いは「超雑な指示でも動いてくれる」ことだ。
Zoomなどで、口頭で業務を説明するだけで、マニュアル作成から巻き取ってくれたりする。そして社内でダブルチェックが行われているのかほとんどミスを見ない。
一般的にこのようなサービスの内部は、ピラミット構造になっており、仕事を巻き取る要件定義的な部分は、各領域で業務経験が豊富な方が行い、それを実際に業務をおこなう社内の方に落とし込んでいくフローになっていることが多い。
そのため、雑な指示も汲み取ってくれる。
しかし、良いことばかりではない。
サービス内容を見ても分かるように、クラウドソーシングで個人とやりとりする場合やパートの方を雇うなどする場合と比べて、正直割高だ。
そのため、ゆくゆくは依頼する業務を選定するべきだと思う。
でも、短期的な費用に目を瞑れば、外注化に慣れるための練習としては最高の環境であることは間違いない。
BPOサービスを使いつつ、外注するべき業務・そうでない業務、外注できる業務・できない業務の違いを見極められるようになったら、ランサーズやクラウドワークスで評価の高い単価を受領できる人を探して直接やり取りをしてみる。
このやり方が、私が見てきた外注化の成功事例だ。
社内体制を変える場合は、小さな一歩からはじめないとすぐに元の体制に戻ってしまう。そうやって、私は何十時間も無駄な人件費を消費して気づいた。すみません🙇♀️