ExcelTips(For Beginners)～データベース的思考2～

前回はテーブルを作りましたので，今回はテーブルにどのようにデータを格納するのかをお話しします。

おさらい

・データは1行ごとにまとめる。
・セル１つに1つのデータ。

でした。あとはセルの連結をしたり，余計の装飾はしない事です。罫線についてはExcelの枠線を表示すれば問題はありませんが，罫線があったほうが見やすいかと思います。とにかく，シンプル・イズ・ベストです。

データの分割

セルに納めるデータは，できるだけ細かく分割した方が便利です。
たとえば"阿部　円"という氏名があったとします。「氏名」というフィールドに"阿部　円"と格納してもいいのですが，私は"阿部”と”円"に分割してそれぞれ「氏名(姓)」，「氏名(名)」というフィールドを作って格納することをお勧めします。

というのも２つのデータを連結するより，分割する方が難しい(めんどうくさい)からです。この場合，氏名から姓や名だけ取り出したいとき，その区切りの判別から始めなければなりませんが，分割したデータから"阿部　円" というデータを得たければ&演算子や関数を使えばすぐ得られます。後々の使い勝手を考えれば分割できるものは分割する，というポリシーを推します。

他に実例として住所などがあります。

上図上テーブルのように一つにまとめるより，下テーブルのように「都道府県」「市区町村」「町域」「番地」「建物」に分割すると，フィルタをかけるときに条件付けがやりやすくなります。また，この分割方法は日本郵便の郵便番号データに準じていますので，郵便番号を使った住所入力支援を作成することもできます。

郵便番号データダウンロード - 日本郵便

郵便番号データの説明 - 日本郵便

データそのもので識別

表(テーブル)を作成して，分類したりすることも多いかと思いますが，その際，字体や色などの属性で分類するのは止めましょう。並べ替えや抽出を機械的に行う際，困難がつきまといます。かならず装飾ではなく，セルに納めたデータの違いによって識別できるようにしましょう。そのためにも前述のデータを分割して格納することは重要になります。

これ以上分割はできないが，どうしても区別しておきたいレコード(行)が存在する場合は，その区別のためのフィールド(項目，列)を追加しましょう。

たとえば印刷するレコードを区別したいときなど，「印刷」というフィールド(項目)を作って，そこに印刷するなら"1"，そうでなければ"0"を格納します。(こういう目印をフラグといいます)

まとめ

・データはできるだけ分割
・装飾をしない

つづく