扱う業種が増えたときのプライバシーポリシーはどうすればいい？
私は、2018年に「事務サポート」をすると決めて起業をしました。当初からプライバシーポリシーを定めておりましたが、今見返すと本当に内容の薄いものだなぁ…と反省しているところです。
利用目的に書かれたこと以外には使えない
お客さまからお預かりした個人情報は、当社からのご連絡や業務のご案内やご質問に対する回答として、電子メールや資料のご送付に利用いたします。
当初はこのような形でお客様の個人情報の利用目的を定めていました。ここに書かれていること以外には使えないんですね。ここに書いてあること以外に使用したいときは、本人の同意を得る必要があります。
活動を始めて少し経った頃、「筆文字で作品書いてみたら？」という話になり2019年1月から「筆文字作家」としても活動を始めました。
残念ながら、このプライバシーポリシーのままでは「筆文字作家」として活動を始めたことを個別に送ることはできません。
この利用目的は「事務サポート」を想定して作成している上に、「新商品・サービスの案内」についての文言を載せていないので、「筆文字作家」としての活動に使用できないのです。
その後、オンラインショップを始めました。こちらは、サイト内のプライバシーポリシーを使用しているため、それに準じた扱いをしなければなりませんよね。
(1)売買取引における当方の債務を履行するため、(2)売買取引におけるアフターサービスを実施するため、(3)お客様に特別なサービスや新商品等をご案内すること、又は、(4)前記(3)のご案内のため、メールマガジン・DM・各種お知らせ等を送信・送付することを目的とし、お客様情報を利用させていただきます。これらの利用目的以外には、下記3に記載する場合または事前にお客様に同意をいただいた場合を除き、利用致しません。
ここには、事務のサービスを案内する旨が書かれておりませんので、オンラインショップで頂いた個人情報宛に、事務のサービスのDMやメルマガを送ることはできません。
利用目的は、最終的にどのような事業に使い、どのような目的で個人情報を利用するのかが、一般的かつ合理的に想定できる程度に具体的に特定することが望ましいとされています。
あなたが取得するお客様の個人情報とその利用する目的を、具体的に書き出してみましょう。そうすると、あなたのプライバシーポリシーの「利用目的」が決まります。
扱う業種に増減があった場合
事業を行っていく上で、少しずつ行う業種が増える方もいるでしょう。逆に減る方もいらっしゃるかも知れません。
私のように先に「サービス」後から「物販」の人もいれば、逆の方もいらっしゃるでしょうし、同じサービスでも全く違うことを行う方もいると思います。こうした場合は、都度プライバシーポリシーの見直しをしていかなければなりません。
見直しをせずにそのままにしていた場合、想定されるケースとしては「利用目的に書かれていないことに個人情報を利用された！」というクレームが発生することです。
先日、某ペイメントの営業さんから電話が来ました。そのペイメントは2回審査に落ちてまして、営業を通すと審査通りやすいからどうですか？という連絡でした。お断りと今後電話を控えるようにお願いした訳ですが、この会社のプライバシーポリシーを見ても、審査に落ちた人に対する営業に使用するとは書いてないんです。私の見落としの可能性はありますが、これは利用目的以外に使用していてプライバシーポリシーに違反してないか？という問題になる訳です。
法律が変わった時はもちろんですが、ご自身が取り巻く環境等が変わる都度見直しを行い、こういった事例に遭遇しない様にして頂きたいなと思います。私自身も、活動当初と今では行う業種や扱う個人情報、取得する個人情報の取得先等に変化が生じているので、早く見直さなければと思っているところです。
また、こればかりは職種や業種、必要とする個人情報等に応じて内容が変わりますので、私からは正解は示すことができません。もし、しっかりとしたプライバシーポリシーを作るなら、弁護士（若しくは行政書士）に相談するといいでしょう。
変更を予期できる範囲であれば利用目的を変更してOK
利用目的は、お客様本人が変更を予期できる範囲であれば変更して問題ありません。
変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えてはならない
とされていますので、
変更前：
当社が提供する既存の商品・サービスに関する情報のお知らせのため
↓
変更後：
当社が提供する既存の商品・サービスに関する情報のお知らせ、及び新商品・サービスに関する情報のお知らせのため
だと想定できる変更ですが、
変更前：採用選考の合否判定のため
↓
変更後：採用選考の合否判定のため、および当社が提供する新商品・サービスに関する情報のお知らせのため
これはちょっと想定を超えた変更になりますのでNGです。
業種の増減があり、利用目的を変更しなければならない場合でも、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えてはなりません。
まとめ
扱う業種に増減があったとき、プライバシーポリシーまで頭が回らないと思います。ただ、プライバシーポリシーの利用目的に「当社が提供する既存の商品・サービスに関する情報のお知らせ、及び新商品・サービスに関する情報のお知らせのため」という文言があれば、一旦は新商品・サービスの案内は可能となりますので、新しくプライバシーポリシーを作られる方、見直しされる方はこの一文があるか確認してみるのもいいかも知れませんね。
あとは、お客様の個人情報をしっかり取り扱ってこその個人情報保護法ですので、プライバシーポリシーは適宜現状に合っているかを確認するようにしましょう。
また、プライバシーポリシーの変更をした際には本人への通知又は公表が必要となりますのでご注意くださいね。
公式ホームページはこちら↓
オンラインショップ
サポートお願い致します。頂いたサポートは、事務活動の普及、筆文字活動に活用させて頂きます！