使ってはいけない事務用品がある。②

先日「使ってはいけない事務用品がある」を公開しましたが、反響が大きかったので第2弾をお伝えしたいと思います。

まずはこちらからご覧くださいね↓

事務作業で一番使ってはいけない事務用品はこれだ。

前回の投稿で「帳簿に油性ボールペンは使ってはいけない」とお伝えしましたが、1つだけ事務作業全般に使ってはいけないボールペンがあります。それは、フリクションボールペンです。これはもう、「手帳やプライベートなもの以外には使わないでください」と声を大にして言いたいほど。

かなり勘違いされている人も多いかと思いますが、ペンの上に付いているゴムの様なもので消せば消えると思っていませんか？
フリクションボールペンは、熱で消えるものです。こすれば消えるものではないんですね。

以前働いていたところで、冬にデザイン担当者と立って打ち合わせの様な雑談をしていたときの話です。ストーブの前に立っていたデザイン担当が手に企画案をメモした紙を1枚持っていたのですが、全てフリクションボールペンで記入していたために話を終えたときには全てのメモが消えていました。結構いい発案だったものが消えてしまったそうで、担当者は焦っていたのを覚えています。

また、聞いた話ですが夏の暑い車内に置いていた書類がフリクションボールペンで記入されていたため、全て消えてしまい大騒ぎになった…ということもあるそうです。

「火」の熱ではなく、「暑」の熱でも消えるんですね。これは驚きでした。

冷凍庫に入れれば文字が復活するとも言われていますが、その手間を考えたら最初から使わない方がいいですよね。（全ての職場に冷凍庫があるとは限りませんからね）

公的な書類、仕事上で必要な書類に関してはフリクションボールペンを使うのは止めてください。これは個人事業主に限らず、仕事をしている人全員に当てはまることですよ。使ってはいけない大きな理由は「改ざん防止のため」です。
※書類によっては、使用禁止とされているものもありますから注意してください。

フリクションボールペンで書いた文字を消した場合はもちろんですが、ボールペンで書いた文字を砂消し等で消した場合も、プロが見たらすぐにわかります。改ざんを疑われる要因は作らないようにしましょう。
仕事をするときは、消せないボールペン必須です。

フリクションボールペンは、消したい思い出や予定を書き込むときに使うのが1番良いのかも知れないですね。

高くても質の良いものを使って欲しい事務用品

今は、何でも100円ショップで手に入る時代になりました。
本当に便利ですよね。文房具屋で150円するペンが100円で手に入ったりしますから、活用しないわけにはいきません。

ただ、やはりアイテムによっては質が若干落ちる事務用品もありますので、「使ってはいけない事務用品」というよりは、「高くても質の良いものを使って欲しい事務用品」を紹介したいと思います。

●印章用品
100円ショップの三文判は私も活用しています。珍しい名字なので特注になる中、100円ショップで手に入るのがとても有難いと思っています。
三文判は大いに活用して頂きたいと思いますが、朱肉やスタンパーについては100円ショップではなく文房具屋で質の良いものを購入し使用して欲しいです。

やはり、印影の違いがハッキリしていますよね。
朱肉をつけるときも、紙に押印する時も質の違いがハッキリします。「朱肉付いたのかな？」と思う様な付け心地と、「ちゃんと朱肉写ったかな？」と思う様な押し心地、「やっぱり薄かったか」という感覚があります。

2020年以降、押印制度を無くす動きが始まっていますが、書類への押印に限らず人によってはご自身の作品に押印する機会もありますよね。

私は講座でも、「印鑑はあなたの顔です」とお伝えしています。
銀行印も、三文判も、落款も、押印された印影はあなたの顔です。

私自身も、キレイに押印出来るときとそうでないときの気持ちの状態は違うなぁと感じることが多いですね。

せっかくならば、キレイな顔を残したくありませんか。
ちょっとお高いですが、インクの質が良く、持ちも長いですから１つ購入してみてください。

●ガムテープ
事務用品というよりは梱包用品に近いですが、ガムテープも100円ショップで購入したものは粘着力が弱いですよね。しっかりと止めるというという点では、100円ショップのものはオススメ出来ないなぁと感じています。

あとは、量も少ないですよね。効率よく使うには、100円ショップのガムテープではない方がいいかなと思います。

使ってはいけない事務用品のまとめ

時代が進化するとともに、便利な事務用品がたくさん出てきます。100円ショップでのアイテムもたくさんありますので、安く便利に使いたいという気持ちが強くなるのも分かります。

ただ、便利だからこそ出る不都合がありますし、安い分効率が悪くなるものもありますので、十分見極めて使用して頂きたいと思います。