ミドルマネージャーのNotionの使い方 （テンプレあり）
年度が変わり、いろいろ新たにする時期が近づいてきました。
3年ほど前にタスク管理からはじめたNotionですが、今では目的を変えて活動ログを残すために利用するようになりました。管掌する組織のメンバーの活動ログを残すことで、本人が気づかないようなポイントをFBしたり、評価時の裏付けにしたりと効果を発揮したので、私と同じようなミドルマネージャーのお役に立てばと思い、紹介をします。
はじめに
30名の組織のマネージャーになり、配下に3つのチームを作りましたが、チームリーダーの育成が間に合わず2つのチームリーダーを私が兼任することになりました。一人のマネージャーが管理できる人数は一般的に5〜10人くらいといわれていますので、明らかにキャパオーバーでした。
ただ、これを言い訳にして、メンバーの状況が把握できず評価もできないなんてことは許されません。納得感のあるコミュニケーションができるようにとはじめ、さまざまなツールを試したのちにNotionでの管理に落ちつきました。
構築する際に意識したポイント
☝️ 過保護になりすぎない
あくまで記録は補足資料であり、メンバー自身で目標に向けての活動計画をたて、進捗を管理していくことを前提としていますので、丁寧に道を作ってあげるような過保護なサポートになりすぎないように注意しました。ただ経験が浅いメンバーもいますので、人に合わせた関わり方は意識しています。
余談ですが、こういったサポートはまだ自立ができていなかったり、フェーズが変わって動き方に迷いが生じているメンバーに効果があると考えていましたが、ベテランメンバーのように周りからフィードバックが少なくなってきたメンバーに伝えてあげることで、良い気づきになるケースもありました。
☝️ 記録に時間をかけすぎない
Notionは便利なので、あれもこれも盛り込んだ設計をしていました。するとログを書き込むことにかなりの時間を取られてしまい、結局時間を捻出することができなくなっていきました。私は毎日何かをコツコツ続けるというの苦手なため、やることを極力削った構成になりました。
☝️ 毎日じゃなくてもOKとする
Daily/Weekly/Monthlyというタグを用意して、あらかじめ毎日じゃなくてもよいと認められている感をだしました。すでに逃げている感じもますが、私にとっては続けるための大事な設計です。もしかしたらWeeklyやMonthlyだけでいい、という方もいらっしゃるかもしれませんね。
☝️ 自分自身のログもとる
せっかくやるなら自分の思考や行動の変化も記録に残したいと思いました。ポジティブなものだけじゃなく、「なんだよ…」という感情も記録することで、何に対してどんな感情があったかというのを客観視できます。ミドルマネージャーの変化を言語化することで、後にチームリーダーを任命した際にも役立てることができました。
構築方法
✅ データベースは2つ
✅ ページを作成する
このようにふたつのデータベースを表示するページを作成します。 このページで「データベース：インライン」を選択し、それぞれのデータベースを作成します。
✅ ①ログ蓄積用のデータベース
このようなカタチになるよう設定していきます。
項目を整理する
デフォルトの「名前」はそのまま利用する
デフォルトの「タグ」はログの種類をタグ付けするため「インターバル」という項目名に変更する（名前は自由に変更してください）
デフォルトで非表示になっている「作成日時」を表示させる
「リレーション」でメンバーのデータベースと接続（メンバーのデータベースは次の項目で作成しますので、その後に接続してください）
「新規」からテンプレートを作成
新規＞新規テンプレート から作成します。
ログを取りやすいフォーマットを作成してください。
フィルターを設定
このデータベースにはすべてのログを蓄積しますが、メンバーに関するログは次に作成するメンバー用のページに表示させますので、ここでは自分用のログだけ表示させるようにします。表示のコントロールにはフィルターを利用します。（メンバー用のデータベースを作成し、リレーション設定をしてからフィルターを指定してください）
✅ ②メンバー一覧用のデータベース
このようなカタチになるよう設定していきます。
「新規」からテンプレートを作成
新規＞新規テンプレート から作成します。
メンバーの目標を入れるエリアを用意します。これはログと目標を照らし合わせて確認しやすいようにすることが目的です。
ログを表示するエリアを準備し、「linked database」から①で作成したログのデータベースを読み込みます。
三点リーダーから「グループ」を選択し、グループ化を「作成日時」、日付ごとを「月」にして月ごとにログを表示させます。（お好みに合わせて変更してください）
フィルターを設定し、当該メンバーのログだけが表示されるようにします。
✅ ログを記録する
一番最初に作成したページに戻り、①ログのデータベース側の右上にある「新規」から作成したテンプレートを選択し、ログを記載します。
タイトル： 私は日付を入力することが多いですが、後から見返すと何を記載しているかパッとわからないなと思っていました。そのログの要約が入れられると良いかと思います。
インターバル： そのログのタグをつけます。
メンバー： どのメンバーのログなのかを設定します。ここを空にすると、自分自身のログと判断されます。
おわりに
すごくシンプルな構成なので、Notionを使いはじめた方やリレーションってなんだっけ？というような方にもちょうど良いものになっているのかなと思っています。
メンバーと納得感のあるコミュニケーションができるように時間をかけずにさまざまなログを蓄積し、ミドルマネージャーが本来取り組むべき抽象的な課題に多くの時間が費やせるようになるとうれしいです。
テンプレート配布
ここまで読んでいただいて、ありがとうございました。 テンプレートも用意しましたので、こちらからコピーしてご利用ください。はじめてテンプレートを作成したので、不備などありましたらごめんなさい。
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