【テンプレ公開】Notionで「贈答記録」をまとめる方法

どうも、idameです。
今日もNotionに脳みその70%ほど預けております。本日は「Notion×贈答記録」についてです。

普段はALPHANOID(アルファノイド)というチームでUIデザインをしつつ、チーム外でもデザインシステム構築や組織づくりのお手伝いをしています。noteではデザインに関するTipsやNotionの活用事例を発信しています。

贈答イベントは意外と多い

お友達や家族の大切な誕生日、取引先へのお中元やお歳暮、バレンタインにホワイトデー、クリスマス、父母の日、敬老の日、お年玉、旅行土産、卒業・就職祝い…………などなど１年を通して、意外とたくさんの贈答イベントがあります。

あれ…思い出せない…

「送る時期いつだっけ…」「誰に何を返したっけ…」「前にもらったあのお菓子なんだっけ…」といった感じで定期的に起こる悩み、ありませんか？

私自身も、毎年くるそんな悩みから解放されるべく、紙に書き残してみたり、アプリを使ってみたりしましたが、

欲しい情報を取り出すまでが手間だったり、一覧性にかけていたり、いまいち馴染まず迷走していました。最終的に落ち着いたのがNotion。

Notionで「贈答記録」

使い慣れるまでがなかなか大変なイメージのあるNotionですが、いざ作ってしまえばそれまでの悩みが夢だったかのような感覚になります。

本日は、私が脳みその代わりとして使わせていただいているNotionの「贈答記録」のページをテンプレート化したので紹介させていただきます。まずはこちらが全体像です。

Notionを使い始めた５年ほど前から改良を重ね、ここ２年は大きく構成が変更されることもなく使っております。

使い方はかんたん。作成した項目に沿って"忘れず"入力するのみ。Notionの良さはなんといっても見返しやすさとカスタマイズ性。

たくさんの情報を放り込んでも、スムーズにたどり着くすべがあるのです。

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今回の記事では、下記に項目をそれぞれ順に紹介していきます。

• 贈答記録に必要な情報

• 基本のDB作成

  • リレーション

  • ロールアップ・関数

• 同期ブロック

「作るの難シイ！」「さくっと使ってみたい！」という方は、記事の最後に構築済みテンプレートのURLを添付しておりますので、複製してそのままお使いください。

1.贈答記録に必要な情報

まずは贈答記録に必要な情報をリストアップします。

• 日付（いつ）

• 相手の名前（誰に）

• イベントカテゴリ（どんな状況で）

• 贈答品のカテゴリ（どんな形で）

• 贈答品詳細（何を）

• 価格（いくらで）

• 贈ったのか、頂いたのか

大体こんなところかと思います。次のデータベース作成の際に、これらをプロパティに設定していきます。

2.DB(データベース)作成

次に今回必要なデータベース（インライン）を作成します。

• 贈答記録カテゴリDB（イベント用）

• 贈答記録DB

• 連絡先DB

本来は「贈答記録DB」だけでまとめることも可能なのですが、あえて「贈答記録カテゴリDB」を分けることで、後々見やすいレイアウトになります。

また「連絡先DB」も分けておくと、他の管理（議事録管理やタスク管理など）にも活用できておすすめです。そちらはまた別の機会にご紹介いたします。

贈答記録DB・贈答記録カテゴリDB・連絡先DBに先ほどのプロパティを設定します。

3.DBをリレーションで連結

「連絡先DB」を「贈答記録DB」に連結していきます。
新規プロパティ「リレーション」を追加し、連絡先DBを選択。名称を「お相手」にします。

同様に「贈答記録カテゴリDB」を「贈答記録DB」に連結していきます。
新規プロパティ「リレーション」を追加し、「贈答記録カテゴリDB」を選択。名称を「イベント」にします。贈答記録カテゴリDBにも表示にし名称を「贈答品」などにしておきます。

4.ロールアップと関数で合計表示

「贈答記録カテゴリDB」に贈答品が追加されたかと思います。
新規プロパティ「ロールアップ」を追加し、贈答品の合計数値を表示させます。

新規プロパティ「関数」を追加し、数値+アイテム という形で表示させるため、下記を入力します。

format(prop("贈答数値")) + " アイテム"

5.レイアウト調整

これで下準備は完了しました。レイアウトを整えていきます。
データベースを２列横並びに表示させます。
(連絡先DBは今回は固定表示させないので、データベース全体を「ページに変換」をしてどこか見えない場所に置いておきます。)

「贈答記録カテゴリDB」は、ビューをテーブルからギャラリーに変更します。プロパティから、先ほど作成した贈答品の合計数を表示させることもできます。

「贈答記録DB」は、ビューをグループ「年別」で設定します。

年別表示にするとこんな感じになります👇 さらにこの「贈答記録DB」内にビューを複製して「頂き物」「贈り物」フィルターをそれぞれ設定。１クリックで切り替えれるようになってよりGOODですね。

6.同期ブロック

残すもあと少しです。
「贈答記録カテゴリDB」全体を「同期ブロック」で囲みます。

7.ページのテンプレート設定

同期ブロックで囲んだ「贈答記録カテゴリDB」の各イベントをクリックすると、そのイベントでフィルターがかかった状態のデータのみ表示させるようにしていきます。（誕生日をクリックすると、誕生日に関する贈答品だけが表示されるようなイメージです。）

新しいテンプレートを作成をクリックし、「新規イベント追加」というタイトルに設定します。

テンプレート編集画面で、同じレイアウトを作成します。（データベース２列横並び表示）
「贈答記録DB（リンクドデータベース）」はフィルターで「イベント> 新規イベント追加」を設定しておきます。

では、贈答記録トップページに戻って確認してみましょう。
「誕生日」をクリックして先ほど作った「新規イベント追加」のテンプレートボタンをクリック。誕生日に関する贈答品のリストのみ表示されました。

他のページも同様に、テンプレートを選択すると自動でカテゴリ分けされたページが作成されます。

あとは、日々の贈答記録をためこんでいくのみです！

まとめ：テンプレート配布