今、大注目のサテライトオフィス！導入時に注意すべきこととは？

近年、働き方改革の一環として、サテライトオフィスが注目されています。サテライトオフィスという考え方自体は以前から存在していましたが、コロナ禍によって需要が大きく増えたことが背景にあります。それでは、サテライトオフィスを実際に企業で導入する際には、どのようなことに気をつければよいのでしょうか。今回はサテライトオフィス導入時の注意点を紹介します。

サテライトオフィスが注目される理由

サテライトオフィスは、企業の本社（本拠地）から離れた場所に設置するオフィスのことです。本社を中心として「Satellite(衛星)」のように機能することから、この名称で呼ばれています。サテライトオフィスは大手企業をはじめ、多くの企業で採用される働き方です。これほどまでに注目されるようになったのは、主に4つの要因があると考えられます。

働き方改革の推進
サテライトオフィスを設置することで、企業は働き方改革を推進できます。通勤時間を削減できるのはもちろん、インターネット環境などが整備されておらず在宅勤務ができなかった社員でも、リモートワークに移行することが可能です。営業職の中継拠点としても利用できるため、より柔軟な働き方に対応できる点が注目されています。

ICT環境の充実
サテライトオフィスの整備は、企業のICT環境の充実に直結しています。サテライトオフィスでも本社側と同様の業務を行うためには、クラウドサービスの活用やコミュニケーションツールの導入が必要不可欠ですし、セキュリティにも意識を向ける必要があります。

これらの課題解決は本社でもそのまま活用できるノウハウであり、リモートワークへのスムーズな移行にもつながるでしょう。

地方創生・地域活性化
サテライトオフィスの整備は地域活性化にもつながると言われています。首都圏以外の多くの地方自治体では、優秀な働き手の受け皿が不足しているためです。首都圏の企業が地方にサテライトオフィスを設置することで雇用が創出されるほか、企業側も優秀な人材を獲得ができるというメリットが得られます。

新型コロナウイルスのまん延防止
新型コロナウイルス対策として、各企業で在宅勤務が推進されています。しかし、インターネット環境やセキュリティの問題があり、自宅での勤務が難しいという方もいるでしょう。そこで、ソーシャルディスタンスを保ちながら安定した業務を行うことができるサテライトオフィスは注目を集めています。

サテライトオフィスのメリット・デメリット

それでは、実際に企業のサテライトオフィス導入によるメリットとデメリットについて、項目別に見ていきましょう。

メリット1　通勤コスト削減
自宅から近いサテライトオフィスを利用することで通勤手当などを削減できるため、企業のコストの削減につながります。また、育児や介護などにも時間を割きやすくなることから、より柔軟な働き方に対応できるようにもなります。

メリット2　生産性の向上
通勤時間が短くなることで、通勤の疲労を減らしてパフォーマンスを向上させる効果も期待できます。社員のプライベートが充実することで心理的な負担が軽減され、離職率低下につなげられるかもしれません。

メリット3　人材確保の実現
地方にサテライトオフィスを設置すると、そのエリアの優秀な人材を獲得可能です。都市部に労働人口が多いのは確かですが、その分優秀な人材の取り合いになることも多く、結果的に人手不足に陥りやすいという側面もあります。人手不足を解消するためにサテライトオフィスの導入を検討するのも、一つの手段です。

メリット4　災害などに備えられる
日本は地震をはじめ、多くの災害に見舞われやすい土地です。サテライトオフィスの設置は不測の事態が発生した際のリスク分散という見方もできます。本社が災害に巻き込まれた場合でも、サテライトオフィスが残っていればそこを拠点として社員の安否確認や業務継続が可能です。

デメリット1　業務指示や勤怠管理が難しくなる
サテライトオフィスでは、社員の労働状況を把握しにくい状態であることが多いです。在宅勤務でも同様の課題がありますが、勤怠管理システムなどを導入して、誰がどのような仕事をしているのかを常に把握できるようにする必要があります。

デメリット2　セキュリティリスクが生じる
情報が分散するため、サテライトオフィスではセキュリティ面でのリスクが発生します。ITソリューションやクラウドサービスのセキュリティを強化しておくことは必須になるでしょう。

デメリット3　コミュニケーションが取りにくくなる
本社・サテライトオフィス間でのコミュニケーション手段は、チャットツールやメール、Web会議ツールが主です。何気ない雑談などはどうしても減ってしまいます。メールなどだけでなくWeb会議ツールやビデオ通話を活用して、密にコミュニケーションを取る工夫が必要です。

サテライトオフィス導入の注意点

サテライトオフィスを導入するにあたって、注意すべきポイントがいくつかあります。

まず、セキュリティ対策は万全にする必要があります。複数の企業が共同で利用している「共用型」のサテライトオフィスでは特に注意が必要です。情報の権限設定はもちろん、Web会議の会話が周りに聞こえてしまうことにも注意しましょう。また、サテライトオフィス設置の際は、必ずコミュニケーションツールを充実させましょう。本社側とのやり取り以外に、社員のメンタルケアという側面でも活用できます。さらに、サテライトオフィス勤務の社員の不調を早期に発見するためにも、定期的な面談を行うことをおすすめします。

加えて、社員の評価基準を明確化しておくことも必要です。サテライトオフィス勤務の社員は、本社勤務の社員と比べると仕事に取り組む姿が分かりにくく、評価が難しいといった課題があります。そのため、勤務態度や勤務時間以外にも実際の業務成果を評価に取り入れるなど、サテライトオフィス勤務の社員が不当な評価を受けないような評価基準を設定しておくことが重要です。

新型コロナウイルス対策として考えられることの多いサテライトオフィス導入ですが、働き方改革をはじめ、企業や社員にとって多くのメリットがあります。注意すべきポイントはあるものの、それをきちんと押さえていくことで、大きく業務を効率化させることが可能です。

ぜひ、サテライトオフィスの設置をご検討されてみてはいかがでしょうか。

自宅で仕事ができないときに使いたいコワーキングスペース

まとめ

・サテライトオフィスはコロナ対策だけでなく、働き方改革を推進する
・サテライトオフィス導入により、人材確保や業務の効率化が期待できる
・社員とのコミュニケーションを増やし、評価基準を明確化しておくことが注意点