Notion を限定公開にして社内ブログ化してみた

社内的な研修動画を作成していて、動画の置き場所を悩んでいたのですが、Notion を使ったらけっこう便利だったのでご紹介します。

社外秘の研修動画だけど、将来的には公開するかも

当面は社外秘として運用していきますが、わりと面白い内容（他の企業ではなかなか作れない内容）なので、将来的に「こんなことを自社でできる会社なんだ」というアピールをするために一部公開するかもしれません。そうなった時にやりやすいサービスを探しました。

動画は YouTube に置きたい

動画を置けるサーバーなど自社にあるはずないので、やはり YouTube に置いておくのが一番いいかなということで、限定公開状態にして置いてあります。

上に書いたように、もし将来的に公開することになっても簡単です。

当初は YouTube 内で完結しようと思っていたのですが、限定公開だとチャンネル内の検索ができないんですね。研修資料という性質上、これは不便。なので、YouTube を記事内に埋め込めるサービスを検討しました。

〈追記〉有料版にすると動画も余裕でNotionに上げられます。

あんまりガチガチにセキュリティをかけたくない

ページごとに閲覧用パスワードがかかっていたり、メアドを登録して ID とパスワードでログインしたりというのがけっこう手間だと思っていて、URLを知っている人なら誰でも見られるようにしたかったので、そういうサービスを探しました。（最悪見られてもそんなに問題ない内容なので）

検討したサービス

・note
note のデザインや使い勝手は気に入っていて、特定の読者にだけ公開できるのですが、必ず有料になってしまうところや、閲覧者が note にログインしないといけないということで候補から外れました。お金を取って記事を読んでもらうにはとてもいいですけどね。

・Livedoor ブログ、はてなブログ
どちらも記事の作成が簡単で、ページごとや全体にパスワードをかけることができますが、ページを遷移するごとにパスワードを要求されたり、モバイルだけ関連記事やおすすめ記事が表示されて消せなかったりしたので断念しました。

・WordPress
プラグインを利用することで簡易的な会員サイトを作ることができますが、将来的に本サイトをリニューアルしたい場合などにページデザインに影響が出てくるのでやめました。

・JIMDO、Wix
ブラウザがあれば簡単にサイトを構築できる便利なサービスで、パスワードをかけることもできますが、当然ながら広告表示があったりデザインが華美なものばかりでカスタマイズが大変そうなのでやめました。

・サイボウズOffice
グループウェア内にオリジナルのアプリケーション（データベース）を組むことができるので、これが一番安心なのですが、ライセンスが正社員分しか無く、アルバイトの方が見るとなると色々と大変そうなので検討から外しました。

・レンタルSNS、レンタルWiki
いまだに一定数のユーザーがいるようで、簡単にクローズドなサイトを構築できるのはいいのですが、構文を覚えてまで運用するのもどうかというのと、今後これ系のサービスは終了するところが多いような気配がしたのでこれらもやめました。

Notion が最適だった理由

・パスワードではなく「限定公開」ができる
Notion は、特定のノートを Web に公開することができる仕様になっていて、URL を知っている人なら誰でも見ることができます。いわゆる限定公開状態です。これがちょうどよかったのです。

・デザインがシンプル
凝ったデザインとか要らなくて、シンプルで見やすいものが良かったので、ピッタリでした。その分すごいカスタマイズはできませんが、社内用の資料をアーカイブするにはシンプルな方がベターです。

・ノートを入れ子にできる
ノート１ページだけではなく、その中にもノートを入れることができるので、分量が多いコンテンツも工夫次第で整理して見せることができます。これも素晴らしい。

・データベースが使える（ソート、タグ検索などフレキシブル）
ノートの中にインラインでデータベースを入れることができるので、例えば商品のリストだとか、資料のデータベースとか、様々な形式で表示させることができます。このデータベース機能は他にちょっと見かけない機能かなと思います。Notion を使うのは半分このデータベースを使いたいからというのもあります。

・無料版でも無制限のノートが作れる（ただしコツあり）
これも素晴らしい。無料版でもノートの数は無制限です。ただし、全体の画像などの容量は制限がありますので、ポンポンアップロードしているとすぐ上限が来てしまいます。そこでまたニクいのが、ノート内で使う画像や動画はリンクで埋め込みできるようになっているので、他のサーバに上げたものなどにリンクさせておけば、Notion の容量は消費しなくて済むわけです。この仕様は変えないで欲しい！

〈訂正〉2023年3月現在、ファイル1個あたりの容量は5MBに制限されていますが、全体の容量は無制限です。有料版にすると1個あたりの容量制限もなくなります。

というわけで Notion は社内ブログとか社内 Wiki とかにうってつけだと思います。

１個だけ要望

ほぼ完璧な Notion ですが、１個だけ、これあったらいいなーという機能があります。それは「コメント機能」。

そこまで求めるのはあつかましいと言われそうですが、一般的なブログのように、記事に対するコメントを読者が入れられるといいなーと思います。

これに関しては、ノート内にフォームを埋め込むことで、代用させました。

〈追記〉Notionユーザー同士でページを共有することでコメントできるようになりますが、無料版では共有できるアカウント数に制限があります。また、社員全員にNotionアカウントを作成させるのも面倒なので、他の機能で代用した方がよさそうです。

動画や記事作成作業が詰まってきた…

ということで順調に動き出したのはいいんですが、ほぼ毎日動画の企画・撮影・編集が入ってくるので、かなり圧迫してきました。

ほぼ YouTuber です。