Raise your Flag🚩8-7vol.3

RYF7週目後半は＜会議進行のインプット＞✨

まりんも私も会議進行の実践をしたから、この日は会議進行三昧😂
 実践直後だったから、会議進行お悩みあるある言いたい～！🖐️って思いながら聞いてた…（笑）

1回の講座でnote書きすぎ感ありますが、懲りずに書いていきます📒

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☆会議進行お悩みあるある

①意見が出ない　

●意見をためらってしまう
●議題が考えられない
●会議の目的が定義されていない

●意見をためらってしまう
1.伝える
「失敗しても大丈夫」と伝える。
発言してくれたことに耳を傾け、まずは「ありがとう」と感謝する🌷

2.参加できる仕組みをつくる
▷チェックインを冒頭に入れる
これあるのと無いのじゃ全然違う…！
いきなり会議がスタートして、「意見ある人？」って聞かれて自分からいきなり手を挙げて話すのはよっぽどの勇者じゃないとできない。私も無理！
 
「今週どんなことしてた？」でも、「お昼何食べた？」でも。
会議の場に居る人がどんな人で、その人どんな状態なのかを知れたら、安心感が出てくるよね😌
 
▷少人数に分ける
20人だと話せないけど、3～４人だとだいぶ話しやすい。
人数って大事🙌
 
ここでは、個人の意見としてではなく、グループの意見として扱うっていうのが大事だと思った…！
個人の意見だと、その人個人の価値観や責任みたいなものに矢印が集中してしまうけど、グループの意見だと個人に矢印が向きづらくなるのが良き🙆‍♀️
「グループの意見です！」っていう方が、1人よりも気が楽になる🌷
 
▷指名する
話量が少ない人たちには、ファシリ側から積極的に声掛けする！
いきなり当てられると心の準備ができないから、事前予告がおすすめ！
 
 
●議題が考えられない
▷問いが明確になっていない
参加者が何を聞かれているのか分からない状態。
例.クレーム対応について
→クレーム対応の何を答えればいいの？
 
▷考えるプロセスが明確になっていない
問題や議題へのアプローチ方法が分からない。
→原因を考え、次に解決策を考えましょうというように、筋道立てるのが大事💡
 
 
●会議の目的が定義されていない
「誰のため/何のための会議？」が分からない状態。
これだと何のために意見を出すのか分からないし、参加者のモチベーションが上がらないから生産的な話し合いにならない。
ねらい、大事！！
 

特に後半2つの項目は、1人実践のときの私やん！！って思った…😂
目的が考えられてないと問いもブレるから、この2つはハッピーセットな気がする…（笑）

②意見がまとまらない

●いろんな意見が出てまとまらないとき
●話が長い人を止められないとき

●いろんな意見が出てまとまらないとき
▷可視化・カテゴリー分け・優先順位
意見を考えた背景を聞くと似ていることも。
意味が近いものを集類してグループ分け、優先順位を決める！
これファシグラ！得意！✨
 
▷最終意思決定者を明確にする
これめっちゃ大事って思った…！😭
学生の団体あるある、『みんなで決めていきましょう！』っていうスタンス。
これ、良いように聞こえるけど誰が責任取るの？という…。
作業効率化のためにも、GOサインを出す人を決めるのが大事！
 
 
●話が長い人を止められないとき
話が長い人を止められるのは、ファシリテーターだけ！！
参加者にはハードルが高すぎる！
 
ポイントは止めるのではなく“方向転換”すること👈
「大事なので後で話しましょ！」
みたいな感じ！
 
その人を傷づけないような語彙を持っておくことも大事だなぁ🌷
 
 

③会議が長引く

●終了条件が決まっていない
●アジェンダが決まっていない
●どうしても時間が足りないとき

●終了条件が決まっていない
▷会議の終了条件を明確にしてから会議を始める
▷会議の終わりには〔誰が/いつまでに/何をするか〕まで決めて共有する
ぬるっと始めて、ぬるっと終わらない！タスク決めまでしっかりと！
 

●アジェンダが決まっていない
▷アジェンダの作成
会議の内容・時間配分を事前に考えておくこと！
事前にアジェンダを共有しておくことで時間短縮にもなるし、参加者が何を話せば良いかの指針になる🙆‍♀️
 
私がいるコミュニティは、共有事項の報告に時間を使って、本当に話し合いたいことまで辿り着けずにタイムアップになること多いから、これさっそく提案したいやつ！
 

●どうしても時間が足りないとき
▷できるタスクはチャットや個人作業でカバー
＜手順＞
1.担当決め
2.期限決め（報告期限＆完成期限）
3.メッセージでやりとり
 
 

④自分では会議を変えられない

1.決まったことを確認する
2.終了条件を会議の最初に提示する
3.ホワイトボードで議事録をとる

メインファシリじゃないと会議を変えられないって思っていたけど、隠れファシリになればいい！✨

学んで分かった、私は1,3が出来ているけど、2が足りなかった！
終了条件とアジェンダの共有、提案してやっていこー！

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ファシリテーターは会議進行を避けることはできない！
使う場面は多いけど、実際どういう風に進めていけばいいかって意外と知らないから、めちゃめちゃ勉強になったインプットでした🙌