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宿泊行事といった大規模な学校行事の運営はGoogleドキュメント上でプロジェクト管理をするのがオススメといういう話

ささ＠小学校で働く

この記事の要約
Googleドキュメントを使った学校行事のプロジェクト管理は効率的であり、タスクの一元管理、資料と情報の共有、リアルタイムの対応とフィードバックが重要です。具体的な応用方法として、運動会、文化祭、授業参観の管理を紹介しました。これらの方法を他の学校行事にも応用することで、効率的なプロジェクト管理が実現できます。

（AIによる要約）

1. はじめに

こんにちは、小学校で働くささです。

この記事では、学校行事のプロジェクト管理でGoogleドキュメントの活用方法を紹介します。具体的には、宿泊行事のような大規模な学校行事の事前準備から事後処理までのタスクを、Googleドキュメントで一元管理する手法を解説します。

この記事が、Googleドキュメントの活用方法を理解し、学校行事のプロジェクト管理に役立てる一助となれば幸いです。

宿泊学習って楽しみな行事。でも教員にとっては・・・

2. Googleドキュメントの利点

プロジェクト管理の効率化

特に学校行事のような複数のタスクが絡み合う大規模なプロジェクトにおいて、その真価を発揮します。

宿泊学習の準備においては、提出書類の管理や子供たちへの指導計画、保護者対応資料の整理など、多岐にわたるタスクが発生します。

Googleドキュメントは、プロジェクト管理を一元化し、全体像を把握しやすくし、作業の抜け漏れを防ぎます。さらに、リアルタイム共同編集で複数人の作業もスムーズに進行します。

ページの目次化が楽、簡単

なんといっても項目に見出しをおくことで概要が勝手に整理されるところが気に入っています。下の図のように簡単に目次が挿入できるのが好きです。メニューバー「挿入」→「目次」で簡単にできます。内容が変更したら「更新アイコン（通称クルクル）」押すだけです。これ最強です。

挿入→目次の２アクションで目次ができます。全体を見渡すこと大事です。

クラウドベースの利便性

Googleドキュメントはクラウドベースのツールで、どこでもアクセス可能で、さまざまなデバイスで利用できます。これにより、場所やデバイスを問わず作業を続け、急な変更や確認事項にも迅速に対応できます。
常に最新版。これ最強です。

引き継ぎの簡便さ・ハイパーリンクで１クリックアクセス

学校行事は毎年行われ、次年度の引き継ぎは重要です。Googleドキュメントを使用すると、情報が一元化され、引き継ぎが容易になります。次年度の担当者は、前年度の情報を参照して必要な情報を把握できます。
一目でわかる。全部見通せる。
関連ファイルも１クリックでアクセス可能。これ最強です。

コミュニケーションの強化

Googleドキュメントはコメントや提案を通じてチームコミュニケーションを強化し、教員間の意見交換や課題共有を容易にします。忙しい業務のあいだに各担当が作業・報告・追記を繰り返すことで非同期コミュニケーションで生産性アップです。これ最強です。

プロジェクト管理の効率化、クラウドの利便性、簡便な引き継ぎ、強化されたコミュニケーションにおいて、Googleドキュメントは優れています。次に具体的な運用方法について見ていきましょう。

3. プロジェクトのタスク管理

提出書類の管理

宿泊学校プロジェクトでは、提出書類管理が重要です。教育委員会への書類、許可申請書、保護者向け文書など、期限管理が必要です。

Googleドキュメントを使えば、書類を一元化し、Googleカレンダーと連携すれば期限を表示し、リマインダーを設定できます。これで、書類漏れを防ぎ、運営をスムーズにします。

子どもたちへの指導計画

子供たちへの指導計画は、役割分担や日程表、活動内容の詳細な計画が重要です。これらの情報も同じドキュメントにまとめ、一目で確認できるようにします。

週単位での簡易的な指導計画→学年会で週予定に落とし込む

保護者対応資料の整理

保護者対応は大切で、説明会資料や食物アレルギー、保健調査書類などを整理します。これらは保護者に配布したり説明会で使います。

Googleドキュメントで保護者向け資料をまとめ、Googleフォームで保護者からのフィードバックや調査結果を集めることができます。食物アレルギーのアンケートをGoogleフォームで実施し、スプレッドシートで結果を管理して情報を集め、スプレッドシートの回答データをドキュメントに反映させることも可能です。

4. 運用の具体

実際の運用方法

Googleドキュメントの活用により、提出書類の管理、子どもたちへの指導計画、保護者対応資料の整理が効率化されます。これにより、プロジェクト全体の見通しが良くなり、タスクの漏れや重複を防ぐことができます。次に、これらの管理を実際にどのように運用するかについて具体的に見ていきましょう。

各タスクの進行状況を見えるようにする

まず、必要な提出書類をリストアップし、それぞれの提出期限を明確にします。

次に、そのリストをGoogleドキュメントにまとめます。例えば、市教委への提出書類、保護者向けの案内文書、アレルギー調査書、などがこれにあたります。

項目や日付の他に、その仕事の担当の先生、クラウドファイルであれば、その書類のリンクURL、備考欄担当者等をメモしていきます。タスク管理で大事なのがそのタスクの現在のステータス状況を可視化することです。

Googleドキュメントにはスマートキャンバス機能があります。半角「＠」を押すことで様々な機能が選べて入力することができます。

私はクッカー８の動画で学んでいます。参考にしてください。

【Smart canvas】Googleの最強プロジェクト管理ツールがドキュメントに実装。【GoogleWorkspace #95】

Googleドキュメント、まずは「＠」でスタート！！

＠→メニューが登場→プルダウンの項目は自分でカスタマイズできます


このスマートキャンバスで簡単に必要な情報やフレームが設定できます。ファイルや人もチップで挿入することもできます。それぞれのタスクのステータスをプルダウンで選択ができ、この書類の進捗状況を可視化できるのもメリットです。

プルダウンで現在の状況がわかり仕事が「見える」

施設下見とその記録方法

林間学校の準備には、施設の下見と情報記録が含まれます。Googleドキュメントで下見記録を整理し、担当者との打ち合わせ内容や施設の設備状況をメモします。また、施設の写真を撮影し、重要な情報を地図とともにまとめます。

下見で撮影した写真もペタペタと貼っていく

旅行業者との打ち合わせメモ・資料・メールのやりとり

旅行となると 旅行会社が仲介に入ることも多いと思います。予定や会計関連の見積書、約款等をやり取りすることも多いでしょう。
ホテルとのやりとりも含まれます。

ファックスの資料をスキャニングしてGoogleドキュメントにベタベタと貼り付けて行きましょう。

学年主任の先生であったり、渉外担当の先生が把握しているだけではなく、プロジェクトチーム全員が見える状態にしておくことで スムーズな行事の運営を行うことができます。

FAXのやり取りもスマホで撮影→アプリで簡単補正→ペタペタとはる

メモや写真のドキュメント化

旅行の下見などで撮影した写真は、ドライブに保存し、Googleドキュメントに貼り付けます。

施設のレイアウトやチェックポイントの位置を記録し、後で確認するためのイメージを提供します。この情報は他の引率教員と共有し、運営をスムーズにします。 現地に行けなかった職員にとっても、写真の共有は重要です。

スマホで気づいたことを録音→テキスト抽出→AIで整理
メモは時系列にしておく。大きなメモも、小さなメモも。

各種ハイパーリンクとカレンダー連携

Googleドキュメントの強みは他のGoogleサービスとの連携で、プロジェクト管理に便利です。リンクを貼ることで、関係者は必要な情報にすぐアクセスでき、作業効率が上がります。また、Googleカレンダーとの連携により、重要なタスクやイベントの情報を一目で共有できます。

関連ファイルにリンクで１クリックアクセス可能

振り返りと評価の共有

行事後の振り返りは重要で、Googleドキュメントで評価フォームを作り、教員に記入させます。アンケート結果を集計・分析し、次回の改善点を明らかにします。これにより、行事管理が効率化し、スムーズに進行します。
以前の記事で行事の終了後、引率教員や関係者からのフィードバックを集め、次回の改善に役立てるための方法を紹介しました。

修学旅行の行事評価をフォーム＆スプシにしたら、宿泊学習の引率がホワイトになった話。｜ささ＠小学校で働く


６　他の学校行事への転用アイディア

学校行事の管理にGoogleドキュメントを活用すると、タスクのリスト化、資料とリンクの共有、当日の運営が効率的に行えます。運動会、文化祭、授業参観など、各行事の企画から運営、振り返りまで一元管理が可能になります。また、GoogleカレンダーやGoogleフォームとの連携により、スケジュール管理やフィードバック収集もスムーズに行えます。

７　まとめ

Googleドキュメントを活用することで、学校行事の準備から実施、振り返りまでの全ての段階で効率的な管理が可能になります。以下にその要点をまとめます。

  1. タスクの一元管理:

    • 必要なタスクをリストアップし、担当者と締め切りを設定することで、全体の進捗状況を把握します。

    • Googleカレンダーと連携させることで、重要な期限を見逃さずに管理できます。

  2. 資料と情報の共有:

    • すべての関連資料をGoogleドキュメントに集約し、関係者全員がアクセスできるようにします。

    • ドキュメントに関連リンクを貼ることで、必要な情報に迅速にアクセスできます。

  3. リアルタイムの対応とフィードバック:

    • 当日はGoogleドキュメントをリアルタイムで更新し、急な変更やトラブルにも迅速に対応します。

    • 行事後にはフィードバックを収集・分析し、次回の行事に向けた改善点を明確にします。

これらの方法を他の学校行事にも応用することで、効率的なプロジェクト管理が実現できます。Googleドキュメントを活用したデジタル管理は、教員の負担軽減と行事の成功に大いに貢献します。
本当にオススメです。

おまけ


ドキュメントを使った実践記事です。こちらもかなりおすすめです。


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