社内の説得には効果の明示が一番

みなさまこんにちは。note初投稿になります。
ユーザーコミュニティ【nest】さんのデータ活用Advent Calendar2021の12/18記事としての投稿になります。今年のテーマは「みんなで目指そうデータ活用推進者への道」ということで、自社のMotionBoardが抱えていた課題解決のために社内調整を頑張った話を書いてみたいと思います。

軽く自己紹介

まず私は非IT企業に新卒で入社し、営業職として現場を8年、その後部門スタッフを経て、現在はいわゆるIT部門の情シスで社内アプリケーション等の運用などを行っています。IT部への異動当初はBIツールなんてほとんど見たことも聞いたこともありませんでした。

MotionBoardの課題

自社でMotionboardが稼働したのは約2年前です。当時利用していた旧基幹システムの定型帳票出力機能の代替として、かなりの費用をかけて導入とダッシュボード構築を外部委託し利用を開始しました。
しかし、稼働当初から旧システムと比較して動作が重いなどの課題がありました。

課題の加速

稼働開始からしばらくすると、定型帳票出力以外にも、ユーザー部門側からMotionBoardを使った取り組みがいくつか発案され稼働を開始しましたが、利用者が増えたことで動作が重いなどの声は日増しに増加・加速していきました。
私からIT部内で対応が必要だと上申するも、具体の対応法や改善イメージ等が明示出来なかったこともあり、直ぐには取り扱ってもらえませんでした。

チャンス到来

2020年度の末、唐突にチャンスが訪れます。
社内で業務改善要望等の公募がされることになり、特に要望が集中したのがMotionboardのパフォーマンス改善だったのです。

IT部の上司から何か対応案が無いかと相談されることになりますが、この時点迄にMotionboardハンズオンセミナーを受講したり、nestさんに参加したりしてMotionboardのパフォーマンス課題の原因と対応案が既に頭の中にある程度出来ていましたのでその場で回答。Motionboard改善が案件化することになりました。

具体効果を明示する

冒頭に書いたとおり導入時にかなりのコストをかけて構築しており、改善にもそれなりのコストが必要なことは分かっていましたし、いきなり全体対応分の費用を要求しても否決されることは目に見えていました。
過去の失敗から、具体効果を明示することが大事だと考えていたので、以下の手法をとることにしたのです。

　①対応全体をトライアルと本対応の２ステップに分ける　
　②利用者の多いダッシュボードをトライアル対応し効果を明示する

①では、Dr.Sumcloudの１か月無償トライアルを利用することで、社内にお得感と万一失敗してもリスクが低いことをアピールしました。
②は、「利用者が多い＝改善要望が多い」となるので、成功できた時の効果が最大となるように選びました。
つまり社内に対して最低限のリスクと投資で最大の効果がアピール出来るようにしたのでした。
年度替わりからトライアルが始まり、結果として無事成功を収めました。
続いて残りのボードへの対応を社内上程した際も、はっきりとした効果が既に明示されているため、異を唱える者は皆無でスムーズに承認されました。

最後に

私は元々IT系の人間ではないので、MotionboardやDr.Sumの構築は自分ではできません。多分、nestさんの参加者にも私と同じタイプの方は少なからずいらっしゃると思います。

今回の事例はたまたまチャンスが来て、それに乗っかっただけと言ってしまえばそれまでです。
でも、日頃からツールの理解を深めておいたり、nestさんの様なコミュニティで事例や知識の習得を行ったり、相談できる仲間が出来ることで、「いざチャンスが来た時に逃さない」準備はできると思います。

はじめての投稿で乱筆乱文、少し上から目線な書き方などで気分を害された方がいらっしゃったら申し訳ありません。
ただ、私と同じような境遇の方に、少しでもお役に立っていればうれしく思います。
以上となります。来年もよろしくお願いします。