DNS温泉番外編の運営視点からのご報告

この記事は、DNS温泉 Advent Calendar 2019 1日目の記事です。

こんにちは、はるかです。

今回はDNS温泉アドベントカレンダー企画ということで、運営として参加させて頂きました2018年冬のDNS温泉補講、2019年冬のDNS温泉番外編について、運営視点からのご報告をします。DNS温泉というよりは勉強会運営に関する記事になってしまいましたが、お付き合いいただければと思います。技術ネタは皆無なので、後日の別な方にお任せしたいと思います(笑
あ、そういえばこういう形でblogを書くのは初めてなのでお手柔らかにお読みいだければと思います。
私が運営として携わったDNS温泉補講、番外編はこちらです。

DNS温泉 4 補講(2018年1月)
https://atnd.org/events/93016

DNS温泉 番外編(2019年2月)
https://atnd.org/events/102699

・DNS温泉番外編について

DNS温泉番外編について
DNS温泉は毎年夏から秋頃にかけて主に地方の温泉地で開催されている勉強会です。1泊2日なので平日夜の勉強会とは違い、講義形式からハンズオン形式のものまで十分な時間をとってできるのですが、開催年によっては時間に収まりきらなくて補講をやったり、都内でもやってほしいという要望があると番外編をやったりしています。

・なんで運営やったの

ご縁というか紆余曲折(笑)ありまして2018年冬のDNS温泉補講と2019年冬に開催されたDNS温泉番外編の運用をやらせていただくことになりました。
特に2019年冬のDNS温泉番外編につきましては、前年に開催されたDNS温泉参加者から是非やってほしいという声が多かったので本編の参加回数の多い参加者間で声を掛け合って開催した結果、多くの参加者にご来場いただけました。

・勉強会運営について

勉強会を開催するにあたって必要になりそうな要素をいくつかピックアップしてみました。
-テーマ
そもそも何の勉強会を開催するかということですが、DNS温泉の補講や番外編ということなので、今回は特に深く考える必要はないのですが、講師に何についてお話しいただくかは事前に検討しておく必要がありました。

-講師
DNS温泉のスピンオフ版ということで事前に鈴木先生にもご承諾いただいていたので、改めて誰かを呼ぶとか自分たちで話す必要はなかったことが助かりました。また2019年冬の番外編ではこやね君にも講師として登壇して頂けたのでより深い内容になったと思います。ありがとうございました。

-会場
実は探すのが結構大変です。ロケーションやターゲットの需要に合わせた収容人数は満たせているかとか、休日の場合の入退館とか、導線やトイレや喫煙所の位置、ゲスト用の無線LANは使えるかとかですね。事前に現地調査をさせていただくこともあります。今だから話せることですが2019年冬の番外編ではアテにしていた会場が使えなくなってしまったので、急遽探したりしていました。前から参加していた地元のセキュリティ系勉強会の運営の方のツテで株式会社ラック様に会場のご提供をいただけました。ありがとうございました。

-運営
参加者目線だと気が付かないことが多いですが、ちょっとした勉強会でも運営が裏で暗躍していることが多かったりします。役割としては講師折衝、会場、スケジュール、広報、受付、会計、懇親会と多岐に渡ります。どこかが欠けても勉強会は成功しないでしょう。当日や準備段階でのスケジュールは大丈夫かとか、お仕事やプライベートの状況から運営にご協力頂くことに支障はないか、場合によってはフォローできる体制になっているかを確認しておくことも重要です。今回はDNS温泉参加者で結成された運営チームでお互いに顔や背景を知っているメンバーなので少数精鋭で回すことができました。運営の皆さん、お疲れ様でした。

-参加者
勉強会のテーマで参加者のターゲットが絞られることもありますが、幅広く設定したいときは会場のロケーションや当日に他のイベントが開催されていないかも確認した方がいいかもしれないです。テーマがDNSということなので、ネットワークやインフラがカテゴリになりそうなので、次週に開催されていたJAWS DaysやOSC Tokyo Spring 2019と被らないようにしました。あと他のイベントと重複しないようにすることで講師や運営のスケジュール、会場の空き状況が変わったりするのでこの辺りの調整も大変だったりします。そんな甲斐あってか今回は50人の方にご参加頂くことができました。参加者のみなさん、ありがとうございました。

-会計
無償の勉強会でも何かとお金の管理が必要だったりします。残念ながら世の中お金とは切り離せないようです。会場の賃料や講師の講演料、交通費の他、場合によっては運営の謝礼を出すケースがあるようですが、幸いにもDNS温泉補講、番外編は全て無償でした。みなさんに感謝。
ただ、大人数の懇親会を事前に設定する場合は参加者数を予測してお店のチョイスや予約をする必要があります。幸いにも過去のDNS温泉番外編のときの実績があったので今回はここから予測した人数で会場を確保できました。
あと、参加費をいつ徴収するか(受付時がおススメ)、キャンセルの扱いをどうするかには気を配る必要があるでしょう。非営利無償の運営が持ち出しになってしまうのは大変辛いものがあります。

-懇親会
何と言っても懇親会です。ここ大事(笑
会場によっては近くに飲食店がない場所もあるので会場から懇親会場への流れにも気をつける必要があったりします。コースでの注文になると思いますがメニューや飲み放題のドリンク内容を事前に確認しておいた方がいいでしょう。当たり前ですが安いとショボイ傾向があります。参加者数や回数によってはお店と交渉してもいいかもしれません。また参加者に食べ物のアレルギーはあるかとか、喫煙の扱いをどうするかにも気を配る必要があります。

・カンパのお礼

DNS温泉では学生参加者への応援として参加費や交通費、懇親会費を社会人からのカンパで応援しようという企画があります。もちろんDNS温泉番外編でもカンパのご協力をいただきました。当日は4名の学生さんに、しかも遠方からご参加いただいていましたが社会人参加者のカンパで交通費、懇親会費含めてほぼピッタリの金額のカンパをいただくことができました。ご協力ありがとうございました。

・やってみてどうだったか

DNS温泉は第2回目から毎回参加していて、何らかの形で貢献したいと考えていたのでいい機会でしたし勉強にもなりました。
また、他の勉強会での運営の大変さがよく分かりました。特にDNS温泉番外編よりも大規模な勉強会やイベントだと相当なご苦労をされていることと思います。
講師はもちろんですが、運営の方への感謝と、参加者としてどうすれば運営に協力できるか、盛り上げられるかが分かったので参加してよかったと思いました。

・謝辞

改めてですが、講師の鈴木先生、こやね君、会場提供の株式会社ラック様、運営や参加者のみなさんありがとうございました。