白門一新会の個人情報取り扱いについて

こんにちは！会長の谷村です。
今回は、白門一新会の個人情報取り扱いについてお話できればと思います。
個人情報保護法が制定されたのは2005年。もう20年近く前になろうとしています。個人情報の取り扱いへの関心は年々高まっているように思います。
私たち白門一新会でも個人情報を取り扱う場面は少なくないため、今回改めて取り上げたいと思います。

①入会申請フォームへの登録

入会申請フォームへの登録事項
①メールアドレス
②入会意思
③名前
④中央大学の卒業年月
⑤生年月日
⑥Line ID
⑦禁止事項の確認
⑧白門一新会を知った経緯
⑨白門一新会に期待すること

それぞれの情報の入力をお願いしている理由
1.中央大学学員会規定に基づいて（③④⑤）
2.申込者が白門一新会の会員対象か確認するため（②④⑤⑥⑦）
3.入会手続きに関する連絡を取るため（①⑥）
4.白門一新会の今後の会運営の参考とするため（⑧⑨）

1.中央大学学員会規定に基づいて（③④⑤）

白門一新会は中央大学学員会（中央大学卒業生の会の正式名称）の規定に基づき設立されています。規定では、80名以上の中央大学卒業生によって構成されていること、とされています。そして、毎年1度、会員名簿を学員会に提出し、規定を満たしているか審査を受けています。その際に、会員が中央大学の卒業生であることを確認する方法として、名前（中央大学在学中）、中央大学の卒業年月、生年月日の情報が必要となります。

2.申込者が白門一新会の会員対象か確認するため（②④⑤⑥⑦）

白門一新会は、35歳以下の中央大学卒業生（現役生も可）の方を対象としています。そのため、入会意思の確認や卒業生であることの確認（卒業年月）、35歳以下であることの確認（生年月日）を行っております。また、会員はLineグループに参加することを必須としているので、Line IDの確認を行っております。さらに、規約記載の禁止事項のうち、特にご注意いただきたい内容について念のため確認を行っています。

3.入会手続きに関する連絡を取るため（①⑥）

入会手続きに関する連絡を行うため、メールアドレスとLine IDの記載をお願いしています。原則、Lineでのやりとりとなるのですが、まれにLine IDが検索できない場合や、誤記のため検索しても見つからない場合などがあるため、そのような場合のみメールアドレスでご連絡しています。

4.白門一新会の今後の会運営の参考とするため（⑧⑨）

白門一新会を知った経緯は、皆様がどのような背景で白門一新会を知り、入会しようと考えていただいたのかを勉強させていただくことで、白門一新会の今後の会員募集の参考とさせていただきたいと考えています。また、白門一新会に期待することを事前に知ることで、今後の白門一新会の企画を考える際の参考とさせていただきたいと考えています。

②会員名鑑への登録

白門一新会では、会員相互の交流のために会員名鑑を作成しています。
白門一新会の会員は会員名鑑に情報を記載することを必須としています。
入会時において、入会申請フォームに続いて記入することになっています。また、毎年1回更新をすることにもなっています。（更新をしない場合は退会扱いになります。）
なお、退会した場合は会員名鑑の情報を削除いたします。

会員名鑑はあくまで会員間交流のために作成しているため、白門一新会外へは非公開としています。万が一、会員名鑑を外部流出させた場合は、関わった方を退会させることにしています。

会員名鑑で入力いただく内容
1.名前とふりがな
2.居住エリア
3.学部・学科
4.どんな大学生でしたか？（サークル・ゼミ・研究室などなんでも）
5.卒業後やっていること・経歴（職業など）
6.社会人になって仕事以外で取り組んでいること（趣味・地域活動・学習などなんでも）
7.社会人になってできない・難しいと感じていること（複数選択可）
8.白門一新会でやりたいこと（複数選択可）
9.プロフィール写真

なお、白門一新会は実名・顔が見えるコミュニティとして運営しています。匿名コミュニティも増えている世の中ですが、白門一新会では、当会での交流を通して新たな友人との出会いやビジネス・社会貢献活動の協業など、リアルな生活での関係性の構築を目指しています。そのため、実名表示やプロフィール写真の提示をお願いしています。

③SNSグループへの参加

参加必須：Line グループ
任意参加：Slackグループ

Lineグループへの参加

当会ではLINEグループへの参加を必須としています。Lineグループは、運営側である役員から全会員へ必要な連絡事項を伝達したり、企画等の紹介をしたりする目的で用います。中央大学の同窓会の多くは、会員との連絡手段を手紙で行っており、多大な費用が発生しています。これらの費用は、そのまま全会員から徴収する会費として現れています。ですが、白門一新会では気軽な同窓会を体現すべく、会費無料の原則を打ち出しています。そのため、手紙での連絡は行いません。35歳以下の多くが利用しているLineを用いた無料かつ利便性の高いコミュニケーションを行います。

Slackグループへの参加

Slackグループへの参加は任意です。Slackグループは、チャットでの会員間交流の場として設けています。それぞれが関心のあるトピックごとにグループを作り、チャットベースでコミュニケーションを行ったり、自らの活動を告知したりすることができます。

おわりに

以上、白門一新会の個人情報の取り扱いを説明してきました。現時点では、上記目的以外に皆様からいただいた個人情報を使用することはありません。関係法令に基づき適切に管理・使用いたします。また、新たに個人情報を使用する場面が発生した際には、法令に則り、報告・承認の上利用いたします。

なお、以前運用していたFacebookグループについては、2021年11月末時点で廃止いたします。
また、設立当初は住所・就職先・電話番号・学籍番号についても入会時に記入いただいておりましたが、不必要な情報と判断いたしましたので記入項目を廃止いたしました。すでに収集した情報については削除いたしました。
さらに、退会者については、収集したすべての情報を削除しております。

もし白門一新会の個人情報の取り扱いについてご不明点等ございましたら、下記までお問い合わせください。

hakumonisshin@gmail.com