受け取った請求書、どうしてますか？「つばめの巣」スピンオフ！経理周辺システム＆データ勉強会vol.3

maes_data(マエス)

昨年10月に開催した vol.3「受け取った請求書、どうしてますか？」のレポートをお送りします！

テーマ

電子帳簿保存法やインボイス制度、経費関連の業務フローに対応した証憑管理システムについて

非常に白熱した会となり、参加者一同パネルディスカッションが盛り上がった会となりました…

イベント概要

バクラクについて

電子帳簿保存法をおさらいしながら、バクラクシリーズラインナップをご紹介。

バクラク電子帳簿保存（帳票保存・ストレージ）
・無料で始められる
・手入力ゼロで証憑管理
・改正電子帳簿保存法に対応

バクラク請求書（仕訳・支払処理効率化）
・AI-OCRが請求書を5秒でデータ化
・仕訳データを自動学習、手入力ゼロへ
・改正電子帳簿保存法に対応

バクラク申請・経費精算（事前稟議・支払申請・経費精算・他ワークフロー）
・AI-OCRが発注、支払書類や立替経費の領収書を5秒でデータ化
・承認はSlackで完結 ＊経費精算のSlack連携は申請内容の通知のみ
・稟議データはバクラク請求書へ連携し、シームレスな内部統制構築が可能

各シリーズを活用することであらゆる業務フローや、購買稟議からの一気通貫での対応ができます。また、freee会計とのデータ連携も可能です。

  • バクラク請求書の機能面についての特徴

    1. シンプルな設計、見やすいUI/UX 領収書複数を一括でアップロードし、発生日付や金額、支払先を自動で OCRが読み取とることができます。向きが異なる領収書も、 AIが自動で回転し、読み取れる方向に変換します。

    2. 請求書DLのリネーム機能 請求書をダウンロードすると、「管理No_支払日_支払法人名称」でPDFファイル生成が可能

    3. レポート機能 支払金額・源泉所得税・受取状況 と、3つレポーティング機能により請求書の分析が可能です

    4. 電子帳簿保存法対応、自動判定機能

    5. インボイス対応機能


  • バクラク申請・経費精算の機能面についての特徴

    1. 領収書一括AI-OCR自動読取機能 領収書複数を一括でアップロードし、発生日付や金額、支払先を自動で OCRが読み取り毎回領収書と経費精算画面を見比べながらの入力をなくします。向きが異なる領収書も、 AIが自動で回転し、読み取れる方向に変換します。

    2. 申請時アラート機能 申請時の誤りを減らすアラート機能を多数搭載しています

    3. 内訳ルール設定 会社の取引に紐づく内訳ごとのルールを設定することが可能

sweeepについて

受取請求書の業務フローを圧縮し、オンライン化・自動化・会計連携で大幅コストDOWNが可能です。

  • freee との連携イメージ

電子ファイルで届く書類／郵送で届く書類

↓　sweeep

①オンラインで回収
②AI-OCRで自動仕分け
③承認フロー

↓　freee

③APIで取引連携
④帳簿や決算書に反映
⑤マスタ連携

  • 2つの特徴

    • 高精度のAI-OCR freeeのOCRエンジンにも採用されるほどで、読取成功率は98.5％

    • 電帳法にも対応 公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）に電帳法対応ソフトとして認証されています

  • インボイス制度への対応

    • 対応予定機能 ①事業者番号のOCR読み取り ②国税庁データベースとの照合 ③適格請求書発行事業者チェック ④免税事業者管理

【sweeep Box　書類保管AI】
キャビネットがオフィスを占領していませんか？キャビネットをクラウドに移せば多くのメリットを受けられます。時代にあった書類保管へシフトしましょう。

・オフィスを占領 
・見つからない 
・保管や管理コスト 
・共有できない
↓
・自由なオフィス
・ いつでも検索
・安価なコスト
・共有OK・リモートOK

  • sweeep Box / ビジネス文書専用クラウドキャビネットで出来ること

    1. ビジネス文書を超カンタン保管

    2. 社内はもちろん社外からも保管OK

    3. メールの添付ファイルも簡単保管

    4. クラウドだから関係者と簡単シェア

    5. 電子帳簿保存法の対応もバッチリ


  • 古いやり方には課題が山積み
    紙の保管も電子保管も多くの課題があります

　　　↓↓↓

（before）
受取
・大量の郵便物
・受取目的の出社
・開封の手間
・社内便の手間

保管
・付箋
・インデックス
・ファイリング
・スキャン
・フォルダ管理
・ファイル名変更
・倉庫移動

閲覧
・キャビネットの往復
・探すための無駄時間
・一人しか見れない
・他の拠点で見れない

↓↓↓

（after）
受取
どんな経路からも簡単受取り
・メール受信
・専用画面で直接アップロード
・簡単スマホでスキャン

保管
極力AIにやってもらいましょう
・AIが自動入力＆自動分類
・電帳法対応OK＆安全な場所で10年保管

閲覧
無駄時間ゼロで新しい働き方を
・一発で簡単検索
・多拠点でも共有OK
・リモートワークを推進

【sweeep Invoice　請求書処理AI】
もうできます。仕訳と振込は AI にお任せ 仕訳や振込業務をまだ人がやっていませんか？もう、今の時代ならAIに任せることができ ます。時間のかかるストレスフルな業務を自動化しましょう。
・人海戦術
・残業でカバー
・ミスが起きやすい
・大量の書類
　↓
・AIで自動化
・時間を有効に活用
・ミス削減
・ペーパレス

  • 請求書に関連するフローを全て効率化

集める
・取引先が直接アップ
・メールで回収
・スマホアプリで撮影
↓
処理する
・AIが処理したデータをチェック
↓
保管する
・すぐに探せる状態で保管
・電子帳簿保存法に対応済

【導入効果】 40〜80％業務削減　確実にコスト削減効果が出ています

▼A社 教育事業
毎月の書類整理業務が大幅に効率化できました。 AI-OCRの精度の高さに驚きました。入力作業がかなりなくなり助かってます。

▼B社 ホテル経営
電子帳簿保存法にカンタンに対応できました。わかりやすい画面と簡単な操作なので、すぐに導入することができました。

▼C社 不動産業
sweeepのオンライン受取機能のおかげで郵送だった書類の多くを電子受取に切り替えることができました。開封やファイリングがなくなり大幅な業務削減と同時につながっています。

  • 導入企業
    業種や規模を問わず多くのお客様がご利用

  • 導入の理由
    ・入力負担の軽減
    ・決算早期化
    ・ペーパレス化
    ・書類保管コストの削減
    ・電子帳簿保存法への対応
    ・振込ミスの削減
    ・リモートワーク推進

【電子帳簿保存法 / インボイス制度への対応】
★電子帳簿保存法とは
帳簿や書類を電子保存する際のルールを定めたもの 特に受領する書類の保管方法を変更する必要があります。
● 見積書 ● 注文書 ● 納品書 ● 請求書 ● 領収書　など

  • 何が変わるのか？
    電子ファイルでもらったら電子保管が必須

    • メールなど電子ファイルで受領

      • 電子保管が必須に（非対応ならペナルティあり）

    • 郵送など紙で受領

      • 紙で保管OK But 電子保管で統一が効率的

  • 何をやれば対応済みとなるのか？
     専用システムなら簡単に対応可能、sweeepなら全て揃います
    ・訂正削除要件
    ・検索要件
    ・入力要件
    ・スキャン要件

    • 専用システムを使わないと…
      保管作業の負担が増大
      ・ファイルごとの入力作業
      ・訂正削除の歴台帳管理
      ・フォルダ構成管理
      ・ファイル名の管理
      ・正しくスキャンできているかのチェック

  • いつまでに対応すべき？
    効率化（業務削減）できるので早い方がよい

▼スケジュール
2021年10月：適格請求書発行業者 登録申請開始
2022年1月  ：電子取引義務化（2年の猶予期間）
2023年3月末日 ：適格請求書発行業者 登録申請期限
2023年10月1日 ：インボイス制度開始
2023年12月末日：電子取引の完全義務化
定例業務や決算対応を考えるとそれほど時間に余裕ありません

  • sweeepのインボイス対応機能

    • 受領者のチェック
      負担を軽減するための機能を提供

    • 発行者のやるべきこと
      適格請求書の要件を満たした請求書の発行

    • 受領者のやるべきこと
      発行者が適格請求書発行事業者であるかの確認

    • sweeep提供予定機能
      ・適格請求書発行事業者番号の自動読取
      ・受領請求書が適格請求書かをチェック

【特徴】

  • 受取

    • オンラインなら保管の手間なし
      面倒な受取・開封・回覧作業が不要

      書類発行（取引先など）
      ↓
      メールで専用アドレスにファイルを送信 　
      or 専用画面から専用サイトにファイルを送信
      ↓
      自動保存されたものを閲覧できる


  • 紙書類も3秒保管
    スマホアプリで撮影するだけ。書類の部分だけを自動でトリミング（枠取り）して綺麗に保存できます
    　書類発行（取引先など）
    　　↓ 郵送
    　受領
    　　↓
    　アプリで書類を撮影
    　　↓
    　自動保存されたものを閲覧できる


  • 保管

    • どんな書類もOK 保管する書類を自由に設定できます

      • 国税書類
        ①見積書 ②契約書・発注書 ③納品書 ④検収書 ⑤請求書 ⑥領収書　など

      • その他
        ①税務署からのお知らせ ②社会保険関係のお知らせ ③取引先からの住所変更通知

    • 安心して保管いただけます 電子帳簿保存法対応で長期保管OK

      • 電子帳簿保存法に対応（電子取引／スキャナ保存）

      • Googleのサーバで安全に10年保管

    • セキュリティも安心 世界最高レベルのサーバと適切な運用

      • ISO27001（ISMS）取得済み

      • ネットワーク ・ファイアーウォール ・IPS/IDS ・WAF

      • 暗号化 ・SSL通信 ・データベース

      • アクセス制限 ・IP制限 ・多要素認証 ・ユーザー権限機能

      • ITセキュリティ ・脆弱性診断 ・ログ管理

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