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web会議ツールについて

gun

2020.06.16

新型のコロナの影響で、テレワークが推奨されて暫く経ちます。テレワークの導入増により利用が拡大したweb会議ツールについて調べました。

■ web会議とは

web会議とは、webブラウザで利用できるアプリケーションおよびネットサービスの一種で、離れた場所にいる人同士が資料やデータを共有して共同作業を行ったり、音声や動画をリアルタイムに交換して会議を開くことができるもの。

出典：IT用語辞典 e-Words「web会議（ウェブ会議）とは」
http://e-words.jp/w/web%E4%BC%9A%E8%AD%B0.html


■ web会議システム利用について

株式会社MM総研は、2020年5月22日、「SaaS・コラボレーションツール利用動向調査」の結果を下記のように発表しました（全国の企業・団体の役員・社員2,119 名を対象にwebアンケート調査を実施）。

● 「web会議システム」の利用／導入目的
新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークを導入する企業が急増したことにより、社内の情報共有や取引先とのコミュニケーションを支援するコラボレーションツールの利用が拡大しています。
2020年1月以降、特に利用が進んだコラボレーションツールが「web会議システム」です。2019年12月末の利用率は44％でしたが、2020年4月末には63％に上昇。テレワークの普及にともない、急速に導入が進んだようです。

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web会議システムの導入目的は、「テレワーク環境の整備」が21％と最も多く、「社内のミーティング・コミュニケーション向上」が18％、「対面でのミーティング数を削減」が18％、「社外とのミーティング、コミュニケーションの向上」が15％とテレワークに関連した回答が上位を占めています。
web会議システムのメリットはインターネット環境さえあればどこでも相手の顔を見ながらコミュニケーションをとれることにあります。新型コロナウイルスの影響でテレワーク環境を整備する必要に迫られる中、既存の仕事環境とほぼ同程度の質を担保するツールとして導入されています。

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出典：株式会社MM総研「web会議システムの利用シェアはトップの「Zoom」が35％」
https://www.m2ri.jp/release/detail.html?id=420

● web会議システムのシェア
現在「利用中」および「利用検討中」のweb会議システムの調査結果では、「Zoom」が最も多く、35％を占めています。次いで、Microsoft の「Skype」が18％、「Microsoft Teams」が18％となっています。

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また、web会議システム利用者に対し、「UI/UX」「セキュリティ」「料金」「運用」「サポート」の5つの側面から満足度を5段階に分けた評価の結果は、最も総合ポイントが高い製品は「Skype（343.0pt）」となりました。Skype「料金」の評価が他製品に比べ高く、これは自分のアカウントを作れば無料で利用できるためです。
一方で、最も満足度のポイントが低かったのは「Zoom（324.4pt）」となりました。「料金」「運用」は高い数値を示していますが、「セキュリティ」の満足度が56.4ptと低くなっています。これは、Zoom会議中に第三者が侵入してミーティングの進行を妨害し荒らす行為「Zoom Bombing（ズーム・ボミング）」が多発したことが起因していると考えられます。現在はアップデートしセキュリティ機能を強化していますが、今後セキュリティ面での信頼を高めていくことが課題となっています。

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出典：株式会社MM総研「web会議システムの利用シェアはトップの「Zoom」が35％」
https://www.m2ri.jp/release/detail.html?id=420


■ web会議ツール選びのポイント

web会議ツールの導入にあたり、各ツールとも最低限必要になる機能はほぼ揃っています。ただ、参加人数や利用できる昨日によって、有料／無料プランで差があるなどツールによって異なります。
実際に利用している人たちの口コミや評価も大事ですが、どう利用するか、参加人数はどの程度になるかなどもあわせての検討が必要です。

・導入のしやすさ
・参加可能人数
・映像や音声の品質・安定性
・機能
・セキュリティ対策
・サポート体制


■ web会議のメリット／デメリット

● メリット
・コストや時間などの削減
インターネット環境とパソコンなどがあれば居場所に関係なく参加が可能になります。会議場所までの移動時間や交通費・出張時の宿泊費を削減できます。
また、会議内容も要件のみの話となるため、対面で行うよりも時間がかからない印象があります。

・事前準備の効率化
会議室の確保や資料の印刷・配布などの作業が省けます。web会議では会議ツールに備わった共有機能の利用や事前に資料をメールなどで送付することで、参加メンバーは資料を見ながら会議を進められます。

・多用な働き方ができる
会議のためだけに集まる必要が少なくなりました。遠方の相手とも時間を合わせるだけでコミュニケーションをとれる点も利点として挙げられます。

● デメリット
・通信状況の影響を受けやすい
インターネット回線の混雑状況などにより、通信が左右されやすいです。音声が途切れたり画質が落ちたり、などということも起こる場合があります。

・相手の表情や雰囲気を読み取りづらい
顔を合わせているとはいえ、画面越しでは表情や相手の雰囲気を察知しにくい部分があります。また、特に参加人数が多いと画面の分割数が増え、その傾向が強まります。

参考：
○ @niftyIT小ネタ帳「Web会議のメリットを解説　ツール選びのポイントと注意すべき点」
https://koneta.nifty.com/koneta_detail/1141008006674_1.htm
○ ITトレンド「Web会議システムのメリット・デメリット完全ガイド！」
https://it-trend.jp/web-meeting/article/merit#chapter-1


■ まとめ

テレワークの推奨により、業種によってはいままでの働き方から変わる部分も多くあると思います。
web会議の利用は、働き方の大きな変化のひとつではないでしょうか。もちろん、メリット・デメリットがそれぞれありますが、今後に活かせるよううまく利用していけると思います。

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