【リモートワークにおけるプロジェクトマネジメント】

Flexas Z 代表の橋本です。

With コロナの状況下において、プロジェクトの活動がリモートワークで行われる機会が増えてきました。
弊社が関わるプロジェクトもリモートワークで実施されるケースが増えてきました。
そんな中、リモートワークのプロジェクト活動において「生産性もしくは品質が低下しているのではないか？」「メンバー間はうまくコミュケーションできているのか？」「メンバーの心理的安全性は保てているか？」等の懸念を持たれている方もいらっしゃると思います。

オンサイトのプロジェクトでは、「一つの場所に共存している」といることにより、プロジェクトの通常の活動と並行して様々なコミュケーション（昼食や飲み会、休憩時での四方山話など）が行われることがプロジェクトとしての一体感や団結につながっていることは確かだと思います。
プロジェクト終盤・稼働直前の、顧客や各チームの大詰めの状況ならではの温度感や空気感も プロジェクトルームにいてこそ感じることができますよね。(笑)

だからといって、リモートワークがプロジェクト運営に適さないかというとそうでもなくて、「作業に集中できる」「作業の段取りが自分の差配で出来る」などのメリットもあるかと思います。
これは個人の向き・不向きもありますが・・・・（周りに人がいて気軽に雑談・相談できる環境の方が作業効率がよいという人もいますよね）

プロジェクトマネージャー・チームリーダー等の管理者からの目線でいえば、物理的に離れているメンバーに対していかにして「情報の共有・発信」「メンバー間のコミュニケーション」を行うがプロジェクトを円滑に進める上での重要になっているのではないかと我々は考えています。

リモートワークをサポートする様々なWeb会議・チャット・プロジェクト管理ツールも市場に出てきています。とはいってもツールを導入すればＯＫではなく、それらのツールをそれぞれのプロジェクトの特徴に合わせて効率的に適用・活用するかがポイントになります。

そこで、弊社プロジェクトにおける「情報の共有・発信」「メンバー間のコミュケーション」の現状について整理してみました。
1   朝会の実施
     →　プロジェクトメンバーあるいはチームメンバー全員がWeb会議にて、30分～1時間程度で進捗の確認・情報の共有等を図っている
2   日報の記載
    →　毎日の作業内容を日報としてリーダーへ報告している
3   リーダーによるフォロー
    →　各チームリーダーはメンバーと1日1回は web会議、チャット、電話などでコミュニケーションするようにしている
4   情報共有の方法
　→ オンサイトで口頭確認という訳にはいかず、メールなどの文章で「ちゃんと書く」ようにしている
5   雑談
　→　コミュニケーションがweb会議中心となるので自然と「雑談」が減っている感じがする

1 については、定期的な会議体を設けることでプロジェクトにリズムが生まれますし、プロジェクトの状況をメンバーへ発信する場としてもよいと思います。（例えば月曜日はプロジェクト全体の朝会、火～金はチームで朝会とするなど）
2 については、毎日であることが絶対とは思いませんが、定期的にリーダーへ報告するルールを設けることはリモートワークという物理的に場所が離れている状況下では必要なのではと考えています。（日報を書くことが「業務」となり、メンバーの負荷になる状態は逆効果です。日報の記載だけではなく、朝会などでの直接なコミュケーションと組み合わせることが良いかと思います）
3 については、リモートワークで作業に困ったり悩んだりしていても報連相がうまくできないメンバーに対して積極的にリーダー側からアクションをするということがよいと思います。（リーダーにはより頑張ってもらう必要がありますね）
4 については、プロジェクトの方針、決定事項などは確実に文章として残しておく必要があります。また、情報の共有はメールだけではなく、チャットツールなどを使い分けることが良いかと思います。
5 については、プロジェクトの一体感の重要性を考えるとリモートワークにおいてもメンバー間で会話できるような場があると良いかもしれません。その場合は業務に関係しないコミュケーションの場を作り出すことと良いでしょう。（バーチャルオフィス機能を有するツールも出てきている様です）

このようにリモートワークのプロジェクトマネジメントはオンサイトのルール・運用をそのまま適用するのではなく、独自のルール・運用・ツールを適宜加えて実施していく必要があるのではないかと弊社では考えています。
・各種ツールの導入支援、運用に関する評価・改善支援
・1on1やOODAなどのマネジメント・コミュニケーションルールの適用支援
・アイスブレイク、ファシリテーション技法の研修
等が、弊社がご提供可能なサービスとなります。
プロジェクトの運営について、お悩みの方は是非弊社へご相談ください。
問い合わせお待ちしています。
問い合わせは弊社ホームページ（https://flexas-z.com/）よりお願いします。