仕事でメールを打つ際に気を付けること

こんにちは。CSE北海道のタイガーです。

情シス業務やっているのに、技術的なネタではありませんが、今回はメール文章の見やすい構成について、書いていこうと思います。

最近はチャットを使うことも多いですが、なんやかんや仕事でメールを打つ機会も多いのではないでしょうか。

相手より届いたメールが、「なんか読みにくいなー」とか「なんか伝わりにくいなー」と感じた経験はあるのではと思います。

そこで今回は、相手にとって読みやすい文章を作成するために、私がよく気を付けているポイントを、まとめてみようと思います。

ポイント①：困ったら改行and箇条書きで！

これはよくある手法なんですが、メールを打つときは一括りの内容で改行してみてください。それだけで読みやすくなると思います。
また、要件を「▽」や「・」などの記号で箇条書きすれば、相手に要点だけを伝えやすくなりますね。

注意としては、あまり多用すると、文章がしつこくなり、逆に読みにくくさせる可能性もあるので、程よいバランスが大切です。

ポイント②：重要な箇所はフォントや色を変えてみよう！

次に私が使う手段としては、重要な箇所のフォントを変えてみることです。「文字の色を変える」「下線を引く」「文字を太くする」など何でもいいです。

例えば、ある一部分だけ文字の色が違えば、無意識でも相手にインプットされますよね。相手がメールを見る時間が取れなくても、重要な部分を強調さえできれば、情報を的確に伝えることができます。

これも注意ですが、多用は禁物です。マーカーだらけの教科書と同じで、どこが重要なのか全く分からなくなるからです。

ポイント③：相手はどの媒体でメールみる？

昨今は複数のデバイスを使っている人が多く、メールをパソコンで確認するときもあれば、スマホで確認するときもあります。

当たり前ですが、パソコンとスマホって、画面の大きさは全然違いますよね。パソコン上で読みやすくするために、改行や箇条書きをした場合、画面の大きさの関係で、スマホで見るとおかしな所で文が切れてたりします。

つまり、箇条書きや改行などを駆使しても、相手が使う媒体によっては、逆効果になる恐れがあるんです。

私が対策として使う手は、パソコンで文章を作成して、スマホ上で確認するようにしてます。
ある程度妥協にはなりますが、両方にとってベストな、最大公約数的な解を見つけ出すことができます。

さいごに

色々書きましたが、私も時間がないときは、上記のことは考慮できません。
メールの重要度と時間を天秤にかけて判断してくださいね。

また、人によって読みやすい・読みにくい文章はそれぞれで、個人の好みや会社の文化も影響すると思います。

ただ、上司がメールを読んでくれないなど、思い当たる節がある方は、文章構成に問題があるかもしれません。
私が挙げたポイントでもいいし、社内で読みやすいなという人の文章を参考にしてみてはいかがでしょうか。