ムダな目チェックをなくす仕組み（ＩＦ関数でエラー表示）

まとめ

・目チェックはムダ。なくす仕組みを作るべき。
・目チェックは、ミスが生じる。
・目チェックは、集中力を使う。
・集中力を使うと脳が疲れてミスを起こしやすくなる。
・ＩＦ関数を使ってエラー表示し、集中力を使わせない。

目チェックとは？

先日の「計算式の入っていない様式ってあり？」という記事で、こう書きました。

職員数の入力欄があるのに、集計表との整合確認の仕組みはありません。
つまり、入力した数の計と職員数が合っているかは「目チェック（確認）」しろ、ということ？

「目チェック」つまり、入力した数値や計算によって出た数値が正しいか、目でチェックをすること、です。
「それ、あたりまえでしょ？」と思った方もいるかもしれません。
私の周りにも、結構います。

例えば、この↓↓↓表。

上の「職員数」（C2セル）は手入力しています。
下の表の白地のセルも手入力。
右下の合計（E10セル）は、白地のセルを元に、自動計算しています。
薄いグレーのセルには計算式が入っています。
例　E6 には　＝SUM(C6:D6)

この場合、職員数の「１５」と、入力数値の合計である右下の「１５」が合ているか、目でチェック（目チェック）する必要があります。
簡単な作業です。
でも、入力漏れがあったらどうなるでしょう。

目チェックでは「見過ごし」が起きる

「入力漏れ」、そして、「見過ごし」、「うっかり」は、いつでも起こるおそれがあります。

例えば、下の表。

「職員数」（C2セル）と右下の合計値（E10セル）が合っていません。

「職員数」は１５、右下の合計値は１４。違っています。

このくらいの表なら、すぐに間違いを見つけられるでしょう。
でも「見過ごし」は、いつでも起こりえます。
「うっかり」を完全になくすことはできません。

もし、この入力漏れ、そして合計の齟齬に気が付かなかったら・・・。
慌てていたりすると、この手の入力ミスや確認漏れに気が付かないことがあります。
ましてや、もっと複雑な表だったら・・・
どこどどこを見比べればいいのか、分りづらければ・・・
「目チェック」を続けて、集中力が切れたら・・・

集中力は集中すべき時に使う

入力漏れや合計違いがないかの確認に目チェックするには、多少でも集中が必要です。
多少の集中でも、脳は疲れます。
疲れるということは、ミスを起こしやすくなるということ。

仕事で集中することは大事であり、必要です。

でも、なるべくなら、集中する必要がないときは集中しないでおいて、本当に集中すべきときに集中力を使うべきです。
無駄に集中力を使うと、本来使うべきときに使えません。
そのためには、目チェックしなくてもいい（＝集中力を使わない）仕組みを作ればいいんです。
２つの数字が合っているか否か、に集中力を使うのはムダです。

ＩＦ関数で目チェックをなくす仕組みを作る

では、「見過ごし」をしないために、どうすればいいか？
簡単です。
それは、エラー表示することです。
例えば・・・

上の表では、「職員数」と右下の合計が一致しない場合、

「職員数と不一致！」というエラー表示をしています。
この表示があれば、目チェックも、集中力も不要です。
この表示を見過ごす人はまずいないでしょう。
（もちろん、見過ごしを完全にゼロには出来ませんが、数字だけを見比べるより、はるかのその確率は下がるはずです。）

この表示は、ＩＦ関数を使って出しています。

=IF(C2<>E10,"職員数と不一致!",""）
という計算式です。
（目立たせるために、セルの文字を赤色にしてあります。）

IF関数は、
=IF(条件、条件に合う場合、条件に合わない場合）
という構成になります。
英語のIF(もし）ですから、「もし～ならばA,そうでなければB」ということです。

具体的には、
C2の「職員数」と右下の合計欄E10が違う（<>)場合、
「職員数と不一致!」を表示する、
そうでなければ（つまり、C2とE10が同じなら）
何も表示しない、という意味です。

「職員数と不一致!」は、文字なので、””で括ります(「」は不要）。

後ろの　””　は、何も表示しない、ということです。

　＊このエラー表示は、入力前・入力途中は常に出ています。
　　すべて入力して合計があったら消えます。

どのセルを参照しているか具体的に見てみましょう。

青い線が、どのセルを参照しているかを示しています。
この青い線は、ツールバーの「数式」→「参照元のトレース」で表示できます。同じく、「トレースの矢印の削除」で消えます。
（あらかじめ、表示したいセルを選択しておく必要があります。）
＊エクセルのバージョンによっては、初期設定では出てこない場合があります。これについては別記事にします。

私は、マウス操作が面倒なので、ショートカットを多用しています。
Alt →　M　→　P　で表示できます。１秒です。
消すときは、Alt →　M　→　A 　→　A 　ですが、
私はクセで　保存（　Alt →　Ｆ　→　S 　）で消しています。
（４つ押すショートカットは、なかなか覚えません。）

合っているときにＯＫ表示も出せる

上の例は、「間違っているときにエラー表示を出す方法」ですが、
「合っているときに、OK表示を出す」こともできます。

計算式は
=IF(C2<>E10,"職員数と不一致!","OK"）
です。
職員数C2と入力数値の合計E10が違うという条件に合致しない（つまり、C2とE10が同じ）場合、「OK」表示を出しています。
ただし、本来は合致して当然なので、わざわざ表示する必要は少ないでしょう。
ましてや、この表自体を提出する場合は、なおさらかもしれません。（提出書類を確認するために、あえて表示させておくという手もあります。）

条件は変えられる

上の例は、「C2とE10が違うという条件に合致する」という内容なので、ちょっとわかりづらいかもしれません。（「違う」に「合致」というひねりが入っているため。）。

素直なのは、「C２とE10が同じでなければ、エラー表を出す」かもしれません。
「C２とE10が同じ」という条件に「合致しない」場合、エラー表示を出すということです。

計算式は、
=IF(C2=E10,"OK","職員数と不一致！")
です。

「職員数」Ｃ２と入力した数値の合計Ｅ１０が同じなら「ＯＫ」を表示、
「職員数」Ｃ２と入力した数値の合計Ｅ１０が同じでなければ（＝違えば）、「職員数と不一致！」を表示する、という計算式です。
（セルの文字色は赤にしてあります。これは計算式によるものではありません。）

参照しているセルは同じです。

=IF(C2<>E10,"職員数と不一致!","OK"）も
=IF(C2=E10,"OK","職員数と不一致!")も、結果は同じです。

どちらの計算式にするかは、どの場合に何を表示させたいか、にもよるでしょう。

エラーの場合は、「２つのセルが異なる」場合をエラー表示の条件とする方が分かりやすいかもしれませんが（最初の例）、
２つのセルが「同じ」か「否」かで判断し、「同じ」ならＯＫ表示、「否」ならエラー表示するの方（後の例）が分かりやすい場合もあるでしょう。
ここら辺は、クセもあるかもしれません。

同一ファイルなら、常に同じパターンの方が、引き継いだ時にもわかりやすいかもしれません。
そう思うと、　後者　ＩＦ（〇＝■、Ａ、Ｂ）の方が分かりやすいかもしれません（〇と■が同じならＡ、違うならＢ）。

備考　エラー表示は「条件付き書式」でも設定できる

上の例のようにＩＦ関数を使わなくても、「条件付き書式」を使う方法もあります。

「セルの値が、指定のセルと同じでない場合」、赤背景になるよう設定しています。

条件付き書式は、　ホーム　→　条件付き書式　→　新しいルール　で設定可能です。
この場合の具体的な設定は以下のとおりです。
Ｅ１０のセルに設定しています。

（設定したＥ１０のセルの値が）Ｃ２に等しくない場合、右下の「書式」から、セルの背景を赤色に設定しています。（詳しくは別記事予定）


しかし、条件付き書式には以下のデメリットがあります（個人的な見解）。

・条件が設定されているか、どう設定されているか、わからない。
。エラーの理由が見えづらい。（エラーであることは示せても、コメントは表示できない）

そのため、可能なら、ＩＦ関数を使ってエラー表示した方が、分りやすいでしょう。

ただし、データベースのようにエラー表示を出す場所がない場合などは、条件付き書式を使うのも手です。その場合、コメント（メモ）欄で、「赤く表示される場合は、〇〇を確認」等と入れておくといいでしょう。

付記

既述のとおり、上のような簡単な表なら、目チェックも大した手間ではありません。
ミスをするおそれは低いはずです。
でも・・・
実務では、この手レベルの表でも、結構入力ミスが発生します（特に私のようなあわて者は）。
日々、色々な業務をこなす中、簡単な照会ものは「やっつけ」です。

とりあえず、入力して返せばいい、と思って入力すると、結構ミスをします。
その防止には、こういうエラー表示は有効です。
照会をする側（＝様式を作る側）が、ちょっと配慮すれば、照会を受ける側（＝入力する側）の負担が減り、ミスが減り、それは結局、照会する側（＝取りまとめる側）の負担減にもなります。
入力者への配慮が、結果的に自分にもプラスになるということです。