人数を（　）カッコに入れさせる愚かさ

まとめ
・セルには直接数値を入れられるようにする（当たり前すぎ）。
・セルの結合は使わない。
・回答欄は縦一列だと入力しやすい。
・縦位一列のデータは、一瞬で横一列に変えて張り付ける。
　範囲指定　→　貼り付け先を選択　→　Ｅ　→　Ｓ
　→　Ｅ（行列を入れ替え）　（＋　V（値のみ貼り付け）　→　ＯＫ

先日、ある照会が来ました（過去記事と同じです）。
＊今回の記事は「そんなことやる奴、普通いないよ」という突っ込みが入れば理想的です。「そうそう、そうなんだよね」という同意が多いほど、残念といえます。
 
エクセルで作られたアンケート票で、ある事業の予算額などが中心ですが、こんな設問もありました。
 
「〇〇事業を専門的に行う組織名の有無、組織名、従事職員数を回答願います。」
 
よくある設問です。

様式はこんな感じ（再現）

なんと、職員数はカッコ「（　）」の中に入れることになっています。
「（　人）」欄を選択してみると・・・

数式バーに　　（　人）　とあるのが分かります。
 
しかも、「組織有無」の回答欄と「組織名（職員数）」は列数が異なり、「組織名（職員数）」は２列が結合してあります。

これ、どう集計するつもりなのでしょう。
正直、様式を見て溜息がでました。

本来、期待する入力はこんな感じでしょう。

ダメな表は期待通りに入力してもらえない

しかし、実際、回答を見たら、こんなものもありました。

組織名を入れるべき欄に、職員数が入っています。
組織名は、最初に書いているから今更必要ないと思ったのか、人数は、まさかカッコに入れるとは思わなかったのか。
可能性が高いのは、（　人）というのが単位を示している、と受け取られた、ではないでしょうか（単位をカッコに入れる例は散見されます。）。
そのため、前のセルに人数をベタ打ちで入れて、つい、組織名は入れそびれた、あるいは、上書きしてしまった、など。
いずれにせよ、理解しづらく、入力しづらく、誤解しやすい体裁です。

回答欄の問題は３つ

 
この回答欄、問題は３つあります。
①人数をカッコの中に記載させる。
②セルを結合している
③回答欄が同一列に並んでいない。
 
 
問題点を具体的い指摘します。

①人数をカッコの中に記載させている

当然ですが、文字形式のカッコ内に数字を入れても、後で集計できません。
回答票を見て、改めて手入力する必要があります。
１０件程度ならともかく、今回の回答総数は５０件以上。
この欄だけではないので、結構な手間です。
 
入力する側も、直接入力できません。
「F2」でセル内を修正可能に（又は、数式バーで修正位置を選択）　→　矢印キーでカーソルを「人」の前に移動　→　数字（人数）を入力　→　Enter
これだけ工数がかかります。
普通のセルに人数を入力するなら、　数字　→　Enter　で終了です。

②セルを結合している

「エクセル御法度テク」の代表格ともいえる「セルの結合」。
セルと結合していると、コピー時に支障が出ます。
そのまま張り付けられずエラー表示が出る、あるいは、他のセルのデータを上書きしてしまう、など。
エラーになるのも困りますが、他のデータを上書きしてしまうのはもっと困ります。
それを避けるために、こんなことをする場合もあります。

セル内を「F2」で修正可能（アクティブ）に　→　範囲指定で該当の文字を選択　→　コピー　（→貼り付け先のセルを「F2」でアクティブに　→　セルの先頭をクリック）　→　貼り付け　＊カッコ内は状況により必要

工数激増です。
1回だけならともかく、これが５０枚×設問数だと・・・。気が遠くなります。

③同一列への回答になっていない

専門組織の有無はＣ列、
組織名はＣ・Ｄ列、
職員数はＥ列、と列が異なっています。
 
これ、どう集計するのでしょうか？
各回答を縦に並べるにしても、横に並べるにしても、簡単ではありません。
一つ一つコピペしていくと、これもまためまいがする作業です。

改善は簡単

この表の取りまとめ、照会前なら改善は簡単です。
・３つの設問を1行ずつにする。
・すべて同じ列（1セル）に回答を入れてもらう。
 
それだけです。
具体的にはこんな感じです。

全体的に回答票が長くなってしまうかもしれませんが、
入力→Enterキー　で、次の回答欄に移動するので、回答も楽です。
目の移動も縦中心なので楽です。
もちろん、人数も数字を入れればおしまいです。
１秒かかりません。

取りまとめの方法

取りまとめる際も、横に回答を並べるのであればそのままコピーです。
ただし、多分、各回答を横１行に並べる方が、後々、扱いやすいでしょう。
その場合も、いちいち打ち直したり、セル毎にコピーする必要はありません。

縦の回答を横一列に一瞬で並び替える

縦の回答を横一列に並べ替えるのは簡単です。

回答項目を全部範囲指定　→　貼り付け先を選択　→　Ｅ　→　Ｓ
　→　Ｅ（行列を入れ替え）　→　ＯＫ
 
これで、縦一列だった回答が横一列になります。
大事なのは、右下の「行列の入れ替え」（下の画像の「①→」）
ここにチェックを入れます（E　でチェックが入ります）

なお、コピー元に計算式が入っている場合には、そのままコピーすると、計算式が崩れて、数値が変わったり、エラーになったりします。
それを防ぐためには、上の画像の「←②」の「値」を選択しておきます。
これで、計算式は反映されないで、数値のみコピーされます。

後は、各回答で同じことを繰り返せばいいだけです。
各データが横1行になれば、あとは縦計算をするだけです。 

備考（以前と同じ）

そもそもは、エクセルの回答様式をメールで送って、そこに記載して返してもらう、というやり方自体、非効率的です。
なぜなら、取りまとめの作業が生じるから。

理想は、照会→入力→取りまとめ→完了　ではなく、
　　　　照会→入力→完了　　　　　　　です。
 
クラウドや共有サーバ上のファイルに直接入力してもらうえば、一番楽です。
取りまとめたい表を作成し、空欄のまま置いておけば、各照会先が回答を入れてくれます。（ただし、他の照会先に回答がオープンなので、設問によっては不向きです。また、行を間違えての回答や、回答済みのデータが誤って消されてしまうなどのリスクは残ります。）
 
共有アクセス可能な環境がなければ、あるいは、個々の回答を他の人が見ることを避けたいのなら、ＷＥＢフォームを作成して、そこに入力して送信してもらうのがいいでしょう。
ＷＥＢフォームの作成に多少の時間が必要ですが、取りまとめの時間を考えれば、全体の労力は激減です。
回答をCSVでダウンロードすればエクセルの一覧が出来上がります。
多少の整形（列幅の修正や金額へのコンマ入れ）は必要ですが、取りまとめの手間を考えれば、大したことはありません。
ただし、回答側にしてみれば、回答内容をプリントアウトして「決裁」（稟議）を取るとことができないかもしれませんので、そこは何らかの対応が必要です。（入力途中で一時保存を可能として、その段階でプリントアウトを可能とする、あるいは、回答用紙を添付し、決裁後、各回答項目をコピペしてもらう　等。手間を考えれば前者が理想でしょう。）