タスク管理の基本。時間を見積もる。

新たなミッション「時間を見積もる」

みなさん、こんにちは。前回はとりあえずショートカットでタスクをかき集めたので、2回目のセッションに臨みました。

最初にお伝えすると、表題のタスクに取り組む「時間を見積もる」はまだ完全には実現していません。行き当たりばったり感が濃厚なままですが、一つの目標として取り組み中です。また、「時間を見積もる」は単体の目標ではなく、タスクに取り組む「時間を決める」とセットです。

なお、ショートカットで集めたタスクについては、「たくさんありますね～」とのことで、方法論については特段のコメントはありませんでした。素晴らしきコンサルタントさんは、整理の原則は示しつつ、具体的な方法やツールについては個々人のチョイスを優先してくださるので大変ありがたいです。

いきなり大きな課題が出てきたので、とりあえず正直にそれは無理ですとお伝えしました。しかし、素晴らしきタスク管理コンサルタントさんは、そのような泣き言には耳をかさず、さらに鋭いことをおっしゃいます。

作業時間がわかるタスクを探そう

「いろいろなタスクのなかでも、ある程度作業時間がわかるタスクはありませんか？」

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あります。あります。ということで、業務を行う際に、繰り返しの作業の場合には、合わせてかかった時間を目安に、次の回にやりたい時間帯を探してGoogleカレンダーに記入しました。

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こ、こ、こ、これは。。。タスクと作業時間が24時間からオーバーフローしています。というか、入れるところがない。また、一つ一つの作業が細かすぎて登録する時間が5分単位になるのも本末転倒なほどに手間がかかります。

泣くと体力を消耗する（動物のお医者さん）ので、教訓を得ることにとどめ、「終らなさそう」ということを無視して、まずは終らせることにしました。

実測すると「見える化する」

前回のタスクショートカットを黙々と片付けつつ、ルーティンの仕事も入れ込んでいきます。一方で、客観的に自分の状態を把握できるようになりつつあることは、安堵感もありました。みえない敵がみえるようになったことは、大きな前進です。

よく「見える化」といいますが、「見たくない」から見ないのですが、タスク整理コンサルティングさんの「見積りましょう」により、半強制（ではないですが）的に「見える化」に着手することになりました。

いつやるか問題は構造問題

一部のタスクであっても作業時間を実測すると、同じ作業が次に発生することがわかっているので、「いつやるか」ということを考えられるようになりました。しかし、タスクが発生した時点で「いつやるか」の時間を確保するのが基本とは聞いてはいましたが、実際に考えはじめると、全体設計の問題だとわかりました。

カレンダーに登録したタスクの作業時間と予定をよくみると、タスクが発生するタイミングとアウトプットするタイミングが近すぎる業務があったり、合理的にしようとすると夜遅くにやらなくてはならないのに次の日の朝が早かったりしていました。

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構造改革は中期戦

とりあえず、次回のセッションでありのままを報告し、タスク整理コンサルティングさんのアドバイスを仰ぐことにしました。この時点で、コンサルティングを通じてタスクが客観化されることが非常に意味があるということがわかってきました。一方で、構造問題である以上、構造改革は中期戦となることは必定です。

撤退するとせっかく進み始めた処理も停滞しそうなので、前進することにして、コンサルティングを継続して定期的にお願いすることを決意しました。

（続く）