ズボラ流書類管理②〜何はなくともインデックスだけはつけておけ〜

インデックスは住所表示と同じ

のっけからぶち上げてしまいましたがこんにちは。
トップ画像は、私のデスク最下段引出しです。最近、コロナ休校なのをいいことにアクティフファイルを再整理して、大見出しも付け替えたら、かなり見やすくなりました。
今なら、在宅勤務中に電話で誰かに「あの書類が…！」って言われても、「私の引出し最下段から探しておけ！」って言える気がします。いつまで言えるかは別として（笑）
ちなみに私の職場デスクは右袖タイプです。見やすいように、インデックスも縦書き&行頭が右側になるようにしています。なので、トップ画像は、私が自席から見ている引出し画像なんです。

時間がない時は手書きでいいから、何はなくとも仮インデックスを！

そんな時は、100圴のラベルシールで仮インデックスをつけます。デスクマットにラベルシールを1枚挟んでおいて、手書きでささっと書いてアクティフファイルのインデックスにペタッと貼っておきます。時に、テプラへの貼り替えが数ヶ月後になることもありますが、大事なのは「書類の居場所がわかる」ということです。

インデックスシールの作り方

私がテプラ530で、アクティフファイルインデックスを作る時のやり方です。最近のテプラはもっと進化してると思いますので参考までに。

ちなみに、テプラ530でも「特殊フォーム>見出し(縦/横)」という形で、インデックスラベルは作れますが、私が使うのは横書きインデックスを作る時だけです。
なぜなら…

画像は530マニュアルPDFのスクショです。横書きインデックス両面に印刷するためには、上下逆さまに印刷しなければならないため、このフォームを使うしかないんです。そして、長さの設定も5パターンしかできません。
逆に縦書きなら、この特殊フォームに縛られず、定長印刷機能で好きな長さに設定できます。私が普段使ってるのは

この、黄色くマークアップした設定。縦書き3行、真ん中だけを小さい文字設定にしてしまえば、縦書きインデックスとしては支障なく使えます。まぁ、3行設定で1・3行目が同じサイズであれば(a/b/fなど)問題ないかと。

テプラ以外のインデックス色々

私が主に使ってるのはこの2つ。どちらも付箋タイプのものです

クラスタージャパンのフィルムインデックスと

植林木ペーパーインデックス付箋紙。

フィルムインデックスは粘着力があるのが良いです。これを使うのは主に、アクティフフォルダーではない、普通のクリアファイルを使う時。自席からの持ち出しが多い、ワンテーマで入れるものに使います。かわいいからとか、展覧会や旅行のお土産に買ってしまったクリアファイルもここで活用してます。

無印のは逆に、アクティフ用がメイン。同月に複数回の会議があった時の検索用に貼ってます。日付などは書かず、ただ貼るだけ。
他には、配布文書を決裁に上げたら物言いがついて再決裁に回す時。元文書と修正済なのを区別できるように貼ってます。
ただしこれはものすごーく粘着力が弱いので、リピートはないです。今ある分をちまちまと使ってます。ただ、全てをフィルム付箋にするのもコスト面で躊躇するのですよね〜。今のうちに次の候補を探しておかねば。

そんなこんなで、アラフォーにしてインデックスの重要性に目覚めた店主でした。

おまけ　インデックスはこんなところにも

最近(休校中)作った、黒板に貼る時間割マグネットの保管箱はこんな感じ。ただ、こうして見るとなまじ透明なだけに裏面と干渉しちゃってますね。学校再開後、見えづらいようなら再改良します。
職場は知的の支援学校ですが、私がいるのは知的面では結構高い子たちのクラスなので、教科名や行事名はほぼ漢字表記です。

100圴ボックスに蛇腹式の仕切り(自作)を入れて、フィルムインデックスを貼りました。文字はテプラのインデックスカートリッジ(透明)。
マグネットを抜くとこんなん。

横から見るとこんなん。

厚めの画用紙を蛇腹状に折り、さらに蛇腹内側にもう一枚画用紙を入れて強度を出してます。
ちなみに、最初は均等幅での仕切を使ったら使い辛かったので、入れるモノに応じた幅に改良してます。
横からの画像を見れば、意外とシンプルな構造なのがわかると思います。これはお菓子箱を処分するのに分解して、「こんな構造だったのね〜」と思い、今回の製作にいたりました。
リクエストがあれば、蛇腹仕切りの作り方というか寸法の出し方を載せますが、さすがにないか。必要な方がいらっしゃれば、コメント欄にてお知らせください。