ズボラ流書類管理①〜セキセイactif12インデックスフォルダー〜

ファイリングの重要性は理解すれど

それを実行し、継続するのって結構大変です。
ましてADHDにとっては。
昔は、会議が終わったら、リングファイルやフラットファイルに綴じてました。が、それをサボると一気に積み上がってくるA4用紙の束。

また、学校という場所は、授業プリントにしても会議資料にしても、とにかく紙の量が半端ない。ここ10年くらいで職員会議だけはペーパーレス化したものの、その他の会議はやっぱり紙ベース。

元々のADHD特性と、加齢による体力気力の衰えで、なんとか頑張っていたファイリングもできなくなってきて行き詰まってた頃。

セキセイ actif 12インデックスフォルダー A4

(画像は公式HPより)
ある時書店の文具コーナーで見つけたこのファイル。「12インデックスあったら、月毎に投げ込めていいかも」と、購入。
が、インデックスにマッキーで書きこむのは(自分の下手な字を見る度にテンションが下がるので)嫌だなぁ…そうだ、テプラのインデックスシールで作っちゃえばいいや！
となると、インデックスを作らねばならないのですが、そこに行き着くまでに時間がかかり、実際にこれを活用するまでには1年近くかかりました。
実際、使い始めてみたらめっちゃ快適でした。
当初は想定していなかったメリットもあり、実際に使い始めて丸2年、現在は3年目に突入しました。
ちなみに6インデックスタイプもあって、そちらは、2か月単位で使用したり、テーマ別にしたり。

実際に使用してる画像がこちら↓。(中身のプリントが透けないよう、マスキングしてます)
月別インデックスはテプラのインデックスラベルカートリッジ(24ミリ幅)、テーマインデックスは18ミリ幅のを2枚使用しています。

メリット

・穴あける→綴じる手間がなくなった
　会議に行く時は、これまでの資料を綴じたファイルも持参すると思います。終了時にはファイルと新たな資料を手に戻り、パンチして綴じる必要があります。
　が、このファイルを持って行けば、会議終了時に入れるだけでOK。なんと楽なことか！

・穴を開けずに済む
　コピー取るにも便利です。穴が破れる心配もしなくていいですし。

・検索性はむしろ上がった
　製本されたものと違って、ファイリングされた紙資料をパラパラめくるのって、実際は難しいんですよね。逆にこちらは、◯月というのが明確になってるので楽でした。いちいちインデックスシール貼る手間もないし。
　ひと月に複数回開かれた時は、資料1枚目に付箋を貼っておくと、更に楽です。

・実は＋1ポケットある！
　12インデックスなら13ポケット、6インデックスなら7ポケットあるのです。なので、通年で参照する資料や、前年度資料を入れておきます。

・収納がスッキリ！省スペース！
　考えてみれば当たり前ですが、省スペースという副産物もついてきました。だって綴じ具もないし、リング径や背表紙幅に左右されないし！

ご覧くださいこの省スペース感！確かにこれは5月下旬で、まだ資料も少ない時期ではあるのですが。たとえフラットファイルでも、これだけの冊数入れたら結構嵩張りますよ？それがこんなにスッキリと！ボックスは、無印のPPファイルボックスです。

・ホールド力も意外とある！
　1ポケット10枚程度？なら、逆さにしても落ちません(※個人的な印象です)
　公式HP見たら、適性収容枚数175枚(12インデックス)とありました。私の印象は間違いではなかったようです。

デメリット

・結構お高い
　12ポケットの場合は¥400〜550、6ポケットで¥400程度。100圴なら¥110で10枚入のクリアファイルが買えるし、フラットファイルならPP製でも100円ちょっと。それに比べると単価はかなり高いです。
　それでも、穴あけの手間と省スペース性を考えたら(私にとっては)許容範囲かなと。ただし、後述の壊れやすさもあるので、「高すぎて無理」って人は一定数いるかと。

・壊れやすい
　フラットファイルに比べると、やはりそこは脆弱です。あんまりたくさん入れてると蛇腹固定帯？みたいな部分が外れます。私はボンド&テープで固定して翌年度も再利用してたりもしますが、量と取り出し頻度によっては1年でダメになることもあります。

・書類処分の際に逆さにしてバッサリ…！とはいかない
　メリット部分でも触れたホールド力が、逆に面倒になる時です。全てを取り出す時でも、一つ一つポケットから出してあげる必要があります。
　私は書類処分の際に逆さにして振ったら、蛇腹固定帯が外れ、さらに蛇腹部分が崩壊しました。崩壊しなかったら次年度も使えたのに。この辺がまた、力加減のヘタクソなADHDらしさでしょうね。

・インデックスの向きが通常のインデックス付クリアファイルと逆
　普通、インデックス付のクリアファイルは、インデックスがポケットの前面に来るような仕様のことが多いのですが、これは逆に背面？というか下面に来ます。だからこそ、12インデックスで13ポケットが成り立つのですが、慣れるまではちょっと違和感があるかもです。

おわりに

そんなこんなで、actifインデックスフォルダーの紹介でした。楽さと省スペースさを両立させてるスゴいファイルです！

多少お高くても、私はこれからも愛用予定です。
だからお願い、廃盤にはしないでくださいね、セキセイさま。