ドクターメイトのキックオフ運営編
ドクターメイトnote祭り
ドクターメイトnoteリレー。
夏祭り編二日目ですよ！
昨日のhey hey！にへい警視総監からの神輿を受け継ぎたいと思います
”すべての人生を右肩上がりにする”
ドクターメイト、コーポレートデザイングループ経理担当ばしこです。
先日合宿の話を書いた後に他社さんのキックオフの記事を見まして
「ああ、キックオフも書いとこうかな」なんて思ったりしましてお題としました。
※下書きにためといてnote祭りがあると聞いて成仏させようと思ったわけがないじゃないですかそんな！！
前々職でも毎月（東日本地区）全社会議と年一（全国）全体会議を管理部門で取り仕切っておりましてこの手の運営には違和感がなく。
かといってやり方も違うので比較しながら書くのも面白いかなと思っております。
そういえばその前の会社では200人規模のイベントを隔週土曜日位のペースでやってた（均すと、なので8週間連続とかもあった）のでこういう運営に縁があるのかも。
ドクターメイトのキックオフとは
ドクターメイトでは全体会議を紆余曲折しながら直近数年は半期に一度のキックオフを全員参加のリアルコミュニケーションの場としています。
ちなみにそれとは別に毎週金曜夕方に週次会議として30分、オンラインの集合機会をつくっています。
これも繁忙期はコアタイムからずらしたり、以前は1時間だったものを短縮したりと色々トライ中です。
今で言うキックオフ的な全体の方針共有の場としては
以前は月イチで週次とは別に午後数時間使って各グループの発表をしたり経営陣からの共有があったり、
それが月イチだったりクオーターだったり…となり今の形になった感じです。
前々職のことでいうと拠点が本社以外に札幌から福岡まで支店があり、
東日本（本社東京）と西日本（大阪支店）で月例でおこなっていました
東日本で私がいた頃100名強だったかな。
その会社も365日稼働してコールセンターや現場サービスに行く人もいるので完全全員ではないですが基本全員参加。
プラススタッフさん（ドクターメイトで言うナースさんの立ち位置といえばわかりやすいかも）もきていただいていました。
200名定員のホールを毎月借りていたのですが8割位埋まってましたかね。
だいたい午前中をつかってがっつりやってました。
それとは別に期末に年次ということで年一の全員集合会議。
ここは400名定員の会場を使ってました。6-7割くらい埋まってる感じでしたかね。
これも午前中いっぱいだったかな（全国集合なので1時間位いつもよりスタートが遅かったはず）？
まだリモートの時代でもなかったですし基本的に日帰りできるような場所に拠点があったのでほぼ日帰りで設定してました。
※一部拠点は難しかったんですがあれ宿手配してたっけな...？交通費は皆自分で取って経費精算してくれシステムでした。
わりと型化されていたので楽でした。
会場選び
何はなくとも会場選び
ドクターメイトでは普段ハイブリッド出社を行っていることもあり
キックオフ、合宿については基本全員参加としています。
なので基本的には社員分の会場。今でいうと90名くらいの場所となります。
ただ半期のキックオフは社員のみ、通期のキックオフは参加いただいている医師看護師投資家など多くのステークホルダーの皆さまを積極的に招待しているので
通期（弊社は11月決算なので12月初旬に行います）キックオフは去年の場合
100名ちょっとが飲食できる会場、を選びます
スケジュールとして全体が15時～20時位で（準備片付けバッファで前後30分くらい）
18時位までが業績発表、今後の展開などの発表
その後に懇親会という形で今のところ発表と懇親会を同じ会場でやっています。
なので
・投影設備があるところ（プロジェクターは会社にありますが投影できる場所があるとか）
・人数が基本スクール（最悪シアター）で座れること
・懇親会ができるように飲食持ち込み（もしくは併設サービス利用）ができる
・懇親会とは別にキックオフスタートからドリンク（アルコール含む）を持ち込むので持ち込み可能である（冷蔵庫もあると最高）
あたりが条件となります
もう少し人数が少ないときは多少ゴミの回収してくれなくても持って帰ればいいや、
だったのですが、この人数になるとお金払うから回収してくれ、みたいな条件もあったり
立地要件としては、弊社がそもそも東日本橋なのでオフィスから便がいい、にくわえて
東京駅から近い、便がいいも頭に入れていたりします。
これは遠方からの参加が多いので。
なお元弊社では人数もそれほど推移しない状態になっていたのと
近くの区民施設がちょうどいい規模ということもあり
毎回抑えにいっていました。
ホールを安価で使えてよかったのですが公共施設ということもあり
絶対に予約開始時間に行く、しかも現金持って。というのがなかなか大変なようでした（このあたりの準備は人事がしておりました）
ドクターメイトは今右肩上がりでメンバーも増えている状態ですので
前回と同じ会場はだいたい入り切らないで毎回探すような状況です。
いうて外の会場を使うようになったのは2023/12が3回目でした。
1回目は門前仲町のHYPERMIXという会場でした
2022/12の通期キックオフで
60名くらいだったと思います。
キッチンも広いのでドリンクの飲み放題は会場にお願いして食事だけケータリングしました。
ステージがあったりポップでかわいいところだったのですが
弊社の特徴として夜間帯に入るとオンコールに対応するメンバーが少なからず発生するのですが
その作業するスペースがなかったのがこのときの反省でした。
なにか控室や裏方のスペースがあればよかったのですが…
駅チカで繁華街も近かったので2次会とかすぐいけてよかったです。
2回目は秋葉原の会場で2023/6に行った半期キックオフです
このときも社員は増えていましたが、半期なこともあり招待がなく70名くらいの会場を検索。
この海の会場探しで次に行った2023/12の会場も候補に上がったのですが日にちがマッチせず見送り。こんなこともよくある。
秋葉原の雑居ビルにある人数に対してはちょっと狭めの会場でした。
（まあ半期だから招待とかもないしいいよねってことで）
前回の反省を活かしてオンコールで何かあってもいいようにブースがあったり、裏方スペースがあるのは良かったのですが
トイレが少なかったのが難点…
あとこれは会場のせいではないのですがお願いしていたケータリングさんと上手くコミュニケーションが取れず時間通りに懇親会の準備が終わらず
乾杯の時間が押してしまったこと。
この辺は1回目の会場なら最悪食事が届かなくてもドリンクはあったし
スペース的にも会議している間に後方で準備するスペースがあったのですが
この会場はそれもちょっと厳しかったのも反省点
使う人数+ケータリングのスペースを考慮するのが大事だなと思った回です。
そもそも会場にスタッフが常駐するスタイルの会場ではなかったので、この辺の規模になると常駐していただけるところじゃないと厳しいかなと思いました。
3回目が2023/12の通期キックオフ
御茶ノ水のワテラスコモンホールでした
まず場所が東京駅からも会社からも便利なのがよし
トイレも別フロア含めて複数あり、
控室も別であったのでオンコール対応も可能
（ちなみにいずれも通常のオンコールをとっていたわけではなく、
運営メンバーが参加しているのでなにかあったときのために用です）
併設カフェがあったので飲食のタイミングバッチリ
会場もきれいでプロジェクターとかもばっちりなのですがそれほどお高くない。
次回もここがいいよねーということになっていますが
発表のときはスクールだったせいもありぎっしり。
この辺はシアターに変更すればなんとかなりそうですが
懇親会のときは人がみっしりした感じで息苦しい感じがしたのでどうですかね…という感じです
※半期キックオフなら招待が少ないので乗り切れそうですが
今回の半期キックオフは合宿とセットとなったので利用せずとなりました。
懇親会含めて100名手前くらいならおすすめします！
（一応この次のキックオフも利用検討したのですが改装中で一旦予約受け付けてない状況なので断念）
この次が先日の合宿の翌日に行ったキックオフなのでちょっと体裁は違いますが、基本テンプレートは同じです。
探し方としては基本インスタベースやスペースマーケットを利用して検索します。
ただ100近づいてくるとちょっとマッチしなくなってくるので
会議室検索サイトとかからだんだん広げていったりします。
そろそろ前半の発表会場、後半懇親会会場は分けたほうがいいのかな？とかいろいろ思うところです。
ケータリングは会場に提携しているところもありますし、
普通にケータリング会社を検索する場合もあります。
この辺気をつけているところでいうと弊社には飲食出身の社員がおり、
その方曰く「一人◯口で十分」という試算があり、え、そんなもの？
と思ったのですが実際は話に夢中だったりするのでそれくらいなんですよね。
ましてや育ち盛りがたくさんいるわけではなく（笑）
そんなこともあったり、今までの経験から参加人数から1割位引いた位でお願いしています。
もちろん飲み放題のドリンクは人数分お願いしています。
※事前に違う人数でよいかは確認しております。
先程もちょっと書きましたが懇親会より前、
冒頭のグループ発表のときからすでにアルコールを出します。
だいたいカクヤスでお願いして現地に送って貰う形です。
なのでケータリングとは別にごみ処理費用がかかったり。
準備のときに冷蔵庫使わせてもらえますか？といった確認もあります。
あわせておつまみがてらおやつ（小袋のお菓子）をたんまり持ち込み。
気軽な感じで始めます
このあたりは会場によって飲み物OKだけどアルコールNGとか
荷物の事前受取NG、受け取れても保管できる場所があるかなどこの辺も条件が絞られてきます。
近所にお店があるとドリンク不足や買い出しに便利だなーと思ったのが2023年末のワテラスのときに思ったこと（近くにオリンピックがあった）
あとちょっと別件で交通費の話。
弊社は毎月規定の交通費上限までであれば遠方組も出社可能ですが
もちろんこのオフサイト（半期のキックオフ+合宿）については全額会社負担です。
ただ現時点では日帰り前提です。（厳しいメンバーもいますが）
そのために午後からのコンテンツだったり合宿と合わせ技にしたりしています。
交通についてはそれぞれ何時の飛行機がいいとかいろいろあるので個人手配からの経費精算としています。
それを含めてやはり最近出張も多いですし、管理も大変だなーと思う次第。（経理的に）
この辺は試験的に一括管理のシステムを入れることにしました。
ハイブリッド出社のためにどうしても経費精算はなくならないのでいいかな、と思いつつ。
あとは購入時からの前払振替とかは懸念事項としてありますがそこまではまだ…運用でカバーという感じです。
コンテンツ
キックオフのコンテンツは先程も書いたように
＜戦略共有会＞
・経営からのメッセージ
・各部門As Is & To Be
＜懇親会＞
・半期各賞発表
・（通期のときは内定証書授与も）
と大きく分かれています。
前半のキックオフはわりと型ができてきたので
毎回スプシをコピペして各部門にかいといて～
と投げておく、という感じです。
先日合宿とともに行ったキックオフはこちらにもレポートがあります
前回は合宿の2日目午前にやったので懇親会はなく、各賞発表のみでした。
その前の昨年末に行ったものだと各賞発表+内定証書授与を行っています。
※内定式を別日に行わずこのキックオフのタイミングでやっています
各賞発表とは弊社の場合、
ジョブ型のグループ賞、個人賞
ハートフル型のグループ賞、個人賞
となっています。
いずれも期末に全従業員に対してそれぞれの各賞に対してエントリー（自薦他薦問わず）を行ってもらい、
その後投票する形になります。
前半の戦略共有はほぼ型化されているのでコーポレートで運営をしています。
懇親会もほぼ同じなのですが、司会を毎回直近入社された方にお願いをしています。
というのも各賞発表があるので該当しない方にお願いしたいという目論見です（入社3ヶ月は対象ではないので）
今回は4月入社の新卒メンバーにやってもらい、みんな微笑ましく見守っていました。
このあたりも誰がやるか、会場によってどう音を出すか、照明当てるか、みたいなところとかだんだん型ができてきましたね。
下見で何を見るべきかとか。とはいえ人数が入るとあれ？みたいなことも多々あります
今回はやりませんでしたが、前回まではコミュニケーションをはかるイベントなどもやってました。
クイズ大会とかある特定のテーマで部門横断で会話して発表とか、できるだけ部門横断ができるようにしています。
このあたり前々回までは結構つめつめで他の人と話す時間がない！なんて声もありましたが、前回くらいからは結構落ち着いてきたんじゃないかと思っています。
最後に
こんな感じで半期に一度キックオフを行っています。
そろそろ12月の通期キックオフに向けて動き出しています。
ドクターメイトではフルリモートありで首都圏メンバーも出社しないメンバーも多くいます。
だからこそ、このキックオフや合宿は基本的に全員オフサイトで顔を合わせるということを大事にしています。
予算の関係もありますが、コーポレートデザイングループのメンバーもある程度自分たちで楽しくやっているので（少なくとも私は）、
外注できるところと内製できるところのバランス見ながら引き続き運営したいと思っています。
リモート多めの会社ってなんか寂しいなぁ、と思うかもしれませんが
このようにリアルも大事にしている会社です。
ぜひご興味のある方、仲間になりませんか？
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