チャットGPTを活用したメール作成と推敲

デジタル技術の進化が私たちの業務遂行方法を一新しています。中でも、AIを駆使して日常業務を効率化し、強力な情報発信能力を身につけることは、現代社会において不可欠です。

ビジネスコミュニケーションの要であるメール作成には、思いのほか多くの時間を要するものです。特に、日常的なLINEやチャットと異なり、メールではより丁寧かつ簡潔な表現が求められます。

この記事では、ChatGPTという画期的なツールを活用して、少ない時間と労力でメール作成の効率を大幅に向上させる方法を紹介します。

「挑戦を楽しむ大人たちの世界」を目指す【デジティブ！】では、忙しい日々を送る挑戦者たちが、業務効率を高め、自身の想いや活動を広く伝えるための最新情報を提供しています。

メールドラフトの作成

メールのドラフトをChatGPTで作成する際には、メールの目的と伝えたい主要なポイントを明確にしましょう。目的は会議の日程調整やプロジェクトの進捗報告、重要な決定の共有など多岐に渡ります。これらの基本情報をChatGPTに入力すると、AIが瞬時にプロフェッショナルで読みやすいメールのドラフトを作成します。

ChatGPTで大枠を作成し、最終的な文章は自分で仕上げることで、時間を大幅に節約することが可能です。
以下例を参考にしてみてください。

◾️指示文

以下内容を参考に、メール文を作成してください。 

#メールの目的
先日の交流会で、田中さんにお話しできたことのお礼をしたい

#伝えたいこと
貴社のサービスに興味を持っていること
また近々詳しくサービスについてお話を伺いたいこと

◾️ChatGPTの回答

件名: 交流会でのご挨拶とサービスについてのお願い

田中様、

お世話になっております。先日の交流会でお会いできたこと、大変嬉しく思っております。

交流会でのお話し、非常に有意義であり、貴社のサービスに興味を持つきっかけとなりました。特に、〇〇サービスについて詳しくお伺いしたく、今後の機会を楽しみにしております。

近々、お時間をいただき、貴社のサービスについて詳しくお伺いさせていただける機会を設けていただければ幸いです。何卒、よろしくお願い申し上げます。

お忙しい中、このメールをお読みいただき、誠にありがとうございます。今後ともどうぞよろしくお願い致します。

お身体に気をつけてお過ごしください。

よろしくお願いいたします。

[お名前]

◾️プロンプト（コピペでトライ！）

以下内容を参考に、メール文を作成してください。 

#メールの目的
ああああ

#伝えたいこと
ああああ

 #注意点 ああああ

メール内容の推敲

メールの初稿が完成したら、内容をさらに洗練させることが重要です。ChatGPTは、メールの言い回しを改善したり、より効果的なコミュニケーションを実現するための提案を行えます。
以下のような流れで、効率的にメールを作成していきましょう。

メールの大枠をChatGPTで作成
↓
自分で推敲
↓
改めてChatGPTに推敲

書かれたメールの内容をChatGPTに読み込ませ、より効果的なコミュニケーションを実現するための改善案を求めることができます。

◾️指示文

以下メール文章の推敲/ 誤字脱字のチェックをして、改善したポイントを教えて。

 #メール文  
お世話になっております。先日の交流会でお会いできたこと、大変嬉しく思っております。

交流会でのお話し、非常に有意義であり、貴社のサービスに興味を持つきっかけとなりました。
特に、〇〇サービスについて詳しくお伺いしたく、今後の機会を楽しみにしております。

近々、お時間をいただき、貴社のサービスについて詳しくお伺いさせていただける機会を
設けていただければ幸いです。何卒、よろしくお願い申し上げます。

お忙しい中、このメールをお読みいただき、誠にありがとうございます。
今後ともどうぞよろしくお願い致します。

お身体に気をつけてお過ごしください。

よろしくお願いいたします。

◾️ChatGPTの回答

以下はメール文の推敲と改善ポイントです。

改善ポイント:メール冒頭に「お世話になっております」という挨拶は良いですが、名前や組織名を挙げるとさらに親しみやすくなります。例えば、「田中様、お世話になっております。」というように具体的な名前を入れることをお勧めします。
「交流会でのお話し、非常に有意義であり」という部分は、より具体的な内容や印象を共有することで、メールをより魅力的にすることができます。具体的なトピックや会話の要約を追加してみてください。
サービスについて話す前に、「〇〇サービス」が何かを簡単に説明すると、相手に理解しやすくなります。このような簡単な説明が不要であれば、そのまま進んでください。
「何卒、よろしくお願い申し上げます。」と「よろしくお願いいたします。」は、同じ意味を持つ表現です。どちらか一つを使うことでメールをスッキリと締めくくることができます。


改良されたメール文:

田中様、お世話になっております。

先日の交流会でお会いできたこと、大変嬉しく思っております。交流会での有益なお話し、特に〇〇サービスについての情報は大変興味深く、今後の詳細についてお伺いできることを楽しみにしております。

近々、お時間をいただき、〇〇サービスについての詳細なご説明をお願いしたいと考えております。ご多用中にもかかわらず、このメールをお読みいただき、誠にありがとうございます。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

お身体に気をつけてお過ごしください。

よろしくお願い申し上げます。

[お名前]

◾️プロンプト（コピペでトライ！）

以下メール文章の推敲/ 誤字脱字のチェックをして、改善したポイントを教えて。
 #メール文 
（メール文をここにペースト）

まとめ

ChatGPTの活用により、ビジネスメールの作成と推敲プロセスを効率化し、コミュニケーションの質を高めることができます。

この技術を利用することで、メールのドラフト作成から内容の推敲、フィードバックの統合まで、各ステップを円滑に進めることが可能になります。

ただし、機密情報の取り扱いには注意が必要であり、プライバシーとセキュリティを重視することが重要です。（ChatGPTには個人情報漏洩OFFにする機能もあります）

このようなAIの活用法を取り入れることで、日々のビジネスコミュニケーションをより効果的かつ効率的にすることができるでしょう。