Google Apps Scriptを使って欠席連絡フォームを作った

こんにちは。高校で情報の先生をしていますTakitoです。
ご高覧いただきありがとうございます。

Google Apps Script(GAS)を使った欠席連絡フォームが形になったので、まとめ記事を作ろうと思います。全４回の記事になりました。各記事へのリンクを最後に張り付けます。

１．きっかけ

先日、研究会で他校の先生に「PowerAutomateというツールを使ったTeamsの欠席連絡システム」を見せてもらいました。Teamsのフォームとメッセージ機能が連動していて、保護者がフォームから欠席連絡をすると、担任の先生にメッセージが届くとういうシステムでした。RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)というそうです。
私は、ちょうど自校のグループウェア見直しを考えていることもあり、他校でもよく使われているTeamsやGoogle Workspace for Educationに興味があります。Teamsで欠席連絡システムができるのは分かったけど、Google Workspace for EducationもRPAを使えば、同じような機能を実現できるのか。ちょっと勉強してみようと思い、作ってみることにしました。

２．改善点

機能の実現を目標にしたので、使う人の視点、保守する人の視点は全くと言っていいほど考えませんでした。正直、実際に運用するならば、改善すべきところが山積です。

• 分かりやすい案内、ミスをしにくいフォーム設計にする。
  フォームの案内文章や入力規則の制限を考慮せずに作ってしまいました。今のフォームでは、設計を理解し、かつ、入力を絶対にミスしない人しか使えません。
  

• プログラムコードを読みやすく、分かりやすくする。
  コードのところどころに理解しづらい値が入っており、コードを書いた本人でないと理解だろうなと思う部分がいくつかあります。
  

• Google Classroomと連携できるようにする。
  Google Workspace for Educationで運用を前提にするなら、Google Classroomのメッセージ機能とも連携できるようにしたかった。
  

• 運用するなら、独りはダメ。内容の共有が必要。
  学校全体など大規模で使うシステムを特定の個人だけが分かる状態で運用するのは良くありません。もし、担当者が休んだり、異動等でいなくなった場合、誰もシステムを変更したり、改修できなくなるからです。いわゆる属人化は避けなければいけません。

３．おわりに

改善点・問題点があるまま出来上がりにしてしまいましたが、GASの勉強としては有意義でした。

色々調べる中でGASを使った面白そうなシステム開発をしていらっしゃる方を見つけました。QRコードを使った来場者登録システム。今、受け持ってる部活動の自主公演で使ったら、面白いかもと思っています。これなら使い方も小規模だし、やってみたい。

４．各記事へのリンク