Slack活用ガイド（動画付き）

社内コミュニケーションツールとして当社では、Slack を採用しています。

これまでの職場では、電子メールを社内コミュニケーションツールとして使っていた方からすると、チャット文化に戸惑うかもしれませんが、なれてしまえばとっても便利なので、このガイドを参考に入社前までにぜひSlackに習熟しておいてください！

1. Slackをはじめる

・アカウントを登録しよう

管理者からSlackの招待メールを貰ったら、メールを開き、「今すぐ参加」をクリックします。

「Slack ワークスペース 〇〇 に参加する」というページが表示されたら氏名とパスワードを設定し、「アカウントを作成する」をクリックします。

たったの2ステップで登録完了です！

・プロフィールを設定しよう

プロフィールを充実させて、あなたのことをメンバーにより知ってもらいましょう。プロフィールの設定は左上のワークスペース名をクリックし、「プロフィール&アカウント」から「プロフィール編集」を選択します。

まず、「画像をアップロードする」を選択してプロフィール画像を設定しましょう。

また、「表示名」を変更するとSlack上でのニックネーム（ @maroon5 など）を変更できます。メンション（後述）で多用されるものなので、覚えてもらいやすいものを指定しましょう。個人的にはアルファベットの方が入力しやすいのですが、日本語も使うことができます。

役職・担当、電話番号などは省略しても構いません。

設定が終了したら「変更を保存する」をクリックして完了です。

2. Slackの基本

・チャンネルをみてみよう & 参加してみよう

初期設定が終わったら早速Slackを使っていきましょう。Slackはチーム単位やプロジェクト単位に会話を行う場所(チャンネル)を分けることができ、コミュニケーションをシンプルにすることができます。

初期状態では会社が指定したいくつかの重要なチャンネルに参加していますが、役割に応じて既にある他のチャンネルに参加したり、新しくチャンネルを作成することができます。まずは既にあるチャンネルに参加するところから始めてみましょう。

左上の「チャンネル」をクリックすると、参加可能なチャンネルの一覧が表示されます。また、検索で絞り込むことも可能です。チャンネル名をクリックするとそのチャンネルのプレビューが表示されます。

「その他の詳細を表示する」でそのチャンネルに参加しているメンバーの一覧などを参照できます。「チャンネルに参加する」をクリックしてチャンネルに参加できます。

・基本はパブリックチャンネルを使おう

プライベートチャンネルは上記のチャンネルリストには表示されず、招待を受けたメンバーのみが参加できます。

「情報は各人が自ら取りに行く」という原則の妨げにならないよう、特別の理由がなければパブリックチャンネルを利用しましょう

チャンネル名の左端に鍵マークが付いているものがプライベートチャンネルです。

3. メッセージを投稿してみよう

・メッセージを投稿してみよう & リアクションしてみよう

弊社には、#whoswhoという新しく入ったメンバーが自己紹介を行うチャンネルがあります。このチャンネルに参加して、自己紹介を投稿してみましょう。メッセージを入力し、送信ボタンをクリックすることで投稿ができます。

また、他のメンバーの投稿に対して絵文字でリアクションを送ることが可能です。絵文字リアクションを行いたい投稿にマウスカーソルを合わせると右端に「リアクションする」というボタンが表示されるので、それをクリックし、送りたい絵文字を選択します。絵文字リアクションを使用すれば、メッセージで返信する手間が省けて便利です。

・メンションの使い方

Slackは、確実に相手に届く電子メールというよりは、TwitterやInstagramのように情報をある意味「垂れ流す」ためのツールです。そのため、特定のメンバーに確実に読んでもらいたいときのためにメンション機能を多用します。メンションされた相手は通知を受け取ることができ、あなたのメッセージに気付きやすくなります。

メッセージを打ち込む画面で"@" を入力するとメンバーが絞り込まれ、メンションを送りたいメンバーを選択することができます。メンションを送るメンバーは何人でも指定することが可能です。

また、"@channel" でそのチャンネルに参加しているメンバー全員に、 "@here"  でそのチャンネルでオンラインのメンバー全員にメンションを送ることができます。

また、あなたも会社に馴染んでくるとすぐに、1日にたくさんのメンションを受け取るようになります。自分に送られたメンションを含むメッセージの一覧を確認したい時は画面右上の「@」を選択します。これは重要な機能なので、ぜひ使いこなせるようになってください。

【ポイント】自分に送られたメンションを含むメッセージの一覧を確認したい時は右上の「@」

・スレッド機能の使い方

一つのチャンネルで複数の話題が進行している際はメッセージが流れてしまい、追いにくくなってしまいます。そんな時は「スレッド機能」を使用すると便利です。メッセージ一つずつにスレッドによる返信ができ、会話の流れを整理された状態に保つことができます。

スレッドを開始したい投稿にマウスカーソルを合わせ、「スレッドを開始する」をクリックします。すると画面右側にスレッドが展開され、メッセージを入力することができます。

スレッド機能を使って投稿する場合は「#(チャンネル名)にも投稿する」のボックスにチェックを入れます。スレッド内の返信を見逃さないように、当社では、スレッド内のメッセージをチャンネル全体にも投稿することを推奨しております。原則としてボックスにチェックを入れて投稿するようにしましょう。

【ポイント】スレッド機能を使って投稿する場合は「#(チャンネル名)にも投稿する」をオンにする

・添付ファイル、画像の共有方法

Slack上でメンバーに添付ファイルの共有ができます。添付アイコンをクリックし、「ポスト」を選択するとドキュメントファイルを作成することができます。作成後、「共有」をクリックしチャンネル内に投稿できます。

画像や動画ファイルなどのアップロードを行うこともできます。添付アイコンをクリックし「自分のコンピューター」を選択。投稿したいファイルを選んだら、任意でメッセージを入力し、「アップロード」を選択して完了です。

当社では、
・個人情報のSlackへのアップロード
・今後更新される予定のあるファイルのSlackへの直接アップロード
が禁止されています。前者は言わずもがなだと思いますが、後者は、セキュリティ上の理由と、ファイルのバージョン管理を簡単にするという目的があります。

ファイルを共有する場合はBoxという別のサービスを使います。詳しくはSlackの使い方>禁止事項セクションをご覧ください。

【ポイント】Slackで直接アップロード禁止なのは、
・個人情報
・今後更新される可能性のある資料

4. DM機能

・DMの送り方とルール

ダイレクトメッセージ(DM)はチャンネル外でメンバーと一対一で会話ができる機能です。DMでは最大8人のメンバーと会話を行うことができます。

DMを送るには、画面左のダイレクトメッセージからプラスアイコンをクリックします。「ダイレクトメッセージ」というページでメッセージを送りたいメンバーを検索し、選択、「開始」をクリックしてDMを開始します。チャンネル内のメンバーアイコンをクリックすることでもDMを開始できます。

ただし、Slackはオープンなコミュニケーションを行うことを前提に採用されているサービスです。個人情報やセンシティブな情報を除いて、極力チャンネル内でやり取りを行うようにしましょう。

5. Slackの便利な使い方

・メールとSlackの違い

Slackでは、メールとは異なりオープンなコミュニケーションが推奨されます。メールのようにメッセージごとの挨拶や署名などの慣習は必要なく、一度送ったメッセージの編集・削除も行え、相手と直接会話するようにコミュニケーションを行うことができます。文面を考えたりすることに労力を使う必要はありません。短文での投稿も大丈夫。メモや作業途中のものでもどんどん投稿するようにしましょう。

・全ての未読メッセージを確認する

入社して数週間もするころには、あなたは50を超えるチャンネルで日々100通を超えるメッセージを受け取ることになります（全社平均値より）。これだけ数が多いとチャンネル毎に未読メッセージを確認していくのは大変です。そんな時は、「全未読画面」から一括で未読メッセージを閲覧しましょう。

まず、ワークスペース名をクリックし、「環境設定」を選択します。環境設定画面の「サイドバー」から「全未読を表示する」の項目にチェックを入れます。すると画面左側に「全未読」の項目が表示されます。全未読画面では各チャンネルの未読メッセージが一括で表示されます。

メッセージを読み終えたら「既読にする」をクリックして未読をクリアします。「取り消す」をクリックすると未読の状態に戻ります。

次に記載するスター機能、リマインド機能を併用して、日に数回は「未読ゼロ」の状態にするよう心がけましょう。

【ポイント】「全未読を表示する」と「既読にする」を活用して、毎日数回は未読ゼロの状態にリセットする

・スター・リマインダー機能の使い方

Slackを使うことでコミュニケーションが楽になる一方で、メッセージ・チャンネル数が多くなり重要な投稿を後から見返すことがし辛くなってしまう事が多々あります。そんな時にはスター機能を使用して投稿を参照しやすくしましょう。スターを付けた投稿は、右上の星アイコンをクリックすることで、画面右側で一覧を参照できます。

スターは、自分専用の機能なので、他の人のタイムラインに影響を与えることはありません。安心して多用しましょう。

スターを付けるには、投稿にマウスカーソルを合わせて「メッセージにスターを付ける」を選択します。また、チャンネル自体にもスターを付けることが可能です。スターを付けたチャンネルは画面左側の上部に固定され、チャンネル内に移動しやすくなります。

また、後で行うタスクにはリマインダーを設定しましょう。

リマインダーを設定することで指定した時間に通知を行うことができます。リマインダーを設定したい投稿にマウスカーソルを合わせ、「その他」を選択、次に「後でリマインドする」をクリックしてリマインドしたい時間を選択します。

「これは後で返信したり作業したりしなくてはいけないメッセージだな」と思ったら条件反射でリマインダーかスターを設定できるようになればあなたもSlackマスターです。

【ポイント】常に未読ゼロを目指すと同時に、リマインダーやスターで見返しやすくする

・通知の設定

通知は最新のメッセージを常に把握しておくための便利な機能です。Slackでは個人のニーズに合わせて通知方法や内容をカスタマイズすることができます。

まず、ワークスペース名をクリックし、「環境設定」を選択します。環境設定画面の「通知」、「通知のタイミング」から通知を受け取りたいアクティビティを選択します。初期状態では「ダイレクトメッセージ & メンション & キーワード」が選択されています。

また、通知設定はチャンネル毎に設定することもできます。「チャンネル設定」から「通知設定」を選択し、チェックを付け「終了」をクリックして設定が完了します。

6. Slackのモバイルアプリ

・インストールとサインインの方法

Slackはモバイルアプリが提供されています。外出先からでもメッセージの確認ができるようインストールしておきましょう。

アプリストアで「Slack」と検索しインストールします。アプリを起動し、最初の画面で「パスワードでサインイン」を選択したら、次の画面でワークスペースのURLを入力し、「次へ」をタップします。

・通知の設定

デスクトップ同様にモバイル版Slackでも通知の設定が行えます。

まず、右上の3点アイコンをタップし、設定画面を開きます。「通知」を選択し、通知画面を開きます。

「マイキーワード」は、入力したキーワードが含まれるメッセージの通知を送る機能です。ここでは「デザイン」という単語が含まれるメッセージを通知するよう設定してみます。

まとめ

Slackは社内コミュニケーションを加速させる便利なツールです。ITスタートアップ・ベンチャーで既に勤務されている方にはなくてはならないツールとなっている一方で、他業界から入社したメンバーの中には、Slack特有の文化になかなか慣れない方もいることでしょう。

そういったメンバーへのケアを怠ることなく、丁寧にチュートリアルを行うことが心理的安全性の高い組織、ひいてはメンバーの能力を最大限に引き出す組織を作り出すと考えています。

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Credit: @wow_t  @suuminbot