議事録を簡単に構造化(っぽく)する方法

はじめに

議事録、取ってるぅ？
そろそろ新人は現場に配属され始めた頃だろうか。
「議事録取っといてよ」とか軽く言われて頑張って作ったら、赤字まみれに添削されるのが通過儀礼。
だいたい新人が最初に任される仕事だと思う。
ところが、議事録を真っ当に取ろうとすると日本語能力、プロジェクトへの理解、構造化力とかが試されるので、割と高度なスキルの複合が求められるのである。
というわけで、議事録を簡単に作るコツを１つ伝授したい。もちろん、習得のためには訓練が必要なので、この記事ではTips程度の話だけど、結構便利だと思う。
実用系スキルなので最後に課金枠を作っておくが、課金枠に中身はない。
君はおひねりを落としてもいいし、落とさなくてもいい。

そもそも議事録とは

議事録とは、議事を記録したものである。
一般に会議を行った際の議論の展開と結果を示すもので、発言を一字一句名前付きで記録するものは特に逐語録なんて呼ばれたりする。逐語録は公共の委員会運営や取締役会の運営を受託した場合は成果物として求められる場合があるが、一般の仕事では求められない。逐語録は構造化が求められず、発言した順・内容を記録するものなので録音してテープ起こしをする方が無難である。よって、この記事では発言が要約された議事録を対象とする。
議事録は、簡潔に記載されて、構造化されていることが求められる。簡潔に文章を要約する方のスキルは置いといて、いったん構造化していくことを考えよう。日本語の能力向上はセンスと時間が必要だが、構造化はごく簡単にそれっぽくできる。逆に言えば、発言を簡潔に要約して、必要十分な文章を書くことは実はかなり難しい。

本編：議事録を簡単に構造化しよう

Wordで議事録を作ることが一般的だと思うので、Wordを前提として書く。

１．最初に当日のアジェンダをWordにコピペし、箇条書きにする。箇条書き機能を使うように。さらに、入力枠のレベルを1段落下げて用意しておくと後々楽できる。1段レベルを下げるときはTabキーを押すと下げられる。逆に下げすぎたらShift＋Tabで戻せる。
例えばこんな感じになれば準備完了。3分もあればできる作業なので欠かさずやろう。

【第3回製販会議】
　　　　　　　　　　　　　　　　　2022年7月8日　21：00～22：00
　　　　　　　　　　　　　　　　　営業部：XX部長、YY課長、ぼく
　　　　　　　　　　　　　　　　　製造部：AA部長、BB課長
【決定事項】
・あああ
【ToDO】
・あああ

• 9月－11月の売上見込みについて

  • あああ

• 9月-11月の生産予定に関して

  • あああ

• 調達不足の件

  • あああ

２．メモを「あああ」のところにみんなの発言を入力していく。発言の内容を加味して、構成に落とし込んでいこう。1つの話題を1つの塊にするのがコツ。ある発言に関連する発言は箇条書きを1個レベルを下げて対応し、同じ大きさの話題は同じレベルに記述しよう。なお、資料の説明はメモる必要は基本的にはない(書いてない内容があればメモる程度）。句点を文末に打つかどうかは会社によるので、前例に従う方が無難。
例えばこんな感じに書ける。

• 9月の売り上げ見込みについて

  • (資料説明)

  • 9月の売上見込みはほぼ予算通りだと思われる。(XX部長)

    • A社についてはほぼ受注している状態。9月の数字ずれはあまり想定しなくてよい。(XX部長 )

      • A社は仲がいい。大丈夫。(YY課長)

      • A社向けの販売拡大策を実施中。刺されば売上が1.2倍程度になる可能性がある。(YY課長)

        • ただし、刺さる可能性は低いと思われる。(XX部長)

    • B社については未達の可能性がある。がんばる(XX部長)

      • 根性論でどうにかなると思っているのか。具体的な施策を用意してほしい。(AA部長)

        • 具体的な施策を用意する。(YY課長)

  • 10月の売上見込みはまだ見えていない。(XX部長)

    • hogehoge

    • ～

9月の売上見込みと10月の売上見込みが同じレベル(箇条書きの模様がWordだと変わってより便利）になっていること、9月売上の下にA社とB社の売上見込みに関してのコメントが並列で同じレベルで書かれている点を意識してほしい。
逆に発言に対するレスは、レベルをtabで1個ずつ下げながら記述していくとよい。例えば、以下のように話した順にtabで箇条書きのレベルを下げながら記述するだけでそこそこ構造化されたように見えるものだ。

• A社についてはほぼ受注している状態。9月の数字ずれはあまり想定しなくてよい。(XX部長 )

  • A社への販売拡大策を実施中。刺されば売上が1.2倍程度になる可能性がある。(YY課長)

    • ただし、刺さる可能性は低いと思われる。(XX部長)

話題が変わったら同じ深さの箇条書きに変更して記載していくと、こんな感じで発言をメモっていくだけでそこそこ構造化されてるように見えるはずだ。
あとはToDoと決定事項を上部に記入するだけで、会議終了時には第1報が出せるようになる。

まとめ

議事録は箇条書きのレベル調整で構造化を行うと便利。
一言でいえばおよそそんな感じのTipsである。
何について話しているのか、どの話題とつながっているのか、発言をどう要約するか、というあたりは経験を積みながら対応していくしかない。
タイピング速度向上と合わせてコツコツ頑張ってほしい。