ミーティングの事前準備は大事

今週から本格的にミーティングで進行役を担う場面が多くなり、改めて事前準備の大切さを感じた。

何を今更、という声が聞こえてきそうだが、事前にちゃんと準備時間を確保しておかないと、急な問い合わせに対応したり、別の作業に思ったより時間がかかってしまったり、突発的なミーティングに翻弄されたり、とあっという間に時間が過ぎ去ってしまう。
今回は、自分なりに意識している点をまとめておこうと思う。

準備時間の確保

他の業務によって準備時間が圧迫されないよう、まず1日の最初にその日の全てのミーティングの準備をする時間を確保するようにしている。
その結果、他の突発的な出来事に左右されず、準備万端でミーティングに臨むことが今のところできている。
作業をしているとちょこちょこSlackで質問や依頼（それも割と早めに回答した方が良さそうなもの）が飛んでくるので、それらが来ても大丈夫なように備えておく必要性を痛感している。

ちなみに、1時間のミーティングなら少なくとも30分くらいは準備時間を確保しておきたい。1日4時間ミーティングが入っていたら、6時間がミーティングのために消費される計算になるので、参加しなくていいミーティングは参加しない選択肢も重要になってくると思う。

アジェンダの書き方

話し合いたい内容は漏れなく書いておく。
別の資料を開いて話し合う場合はURLをアジェンダに書いておく。
各トピックにかける時間を書いておく。

これを準備しておくだけで、ミーティングの場でサクサク話を進めることができる。
さらに準備している段階で、詳細もある程度確認することになるので、内容そのものの再確認も捗る。

Googleドキュメントなどで書いておき、議事録はアジェンダに追記する形でまとめれば、話し合いの経緯と結論だけを記入すれば済むので議事録を書く時間も短縮できる。

アジェンダを事前に共有

これがミーティングをスムーズに進めるうえで割と重要で、先に参加者に内容を見ておいてもらえば、参加者も事前に準備しておくことができる。
事前確認をやってもらうためには、やはりそれなりに余裕を持って共有する必要があるので、ミーティング直前に準備をするのではなく、なるべく早く準備しておくに越したことはない。

午後のミーティングなら午前中の早い段階で、午前中のミーティングならできれば前日のうちに共有しておければベストだと思う。

おわりに

この先、担当する業務が増えて時間が圧迫される状況も増えそうだが、本当に参加する必要があるのかを判断し、参加する必要があるミーティングについてはこの記事にまとめた3点を意識して準備を怠らないようにしたい。