敏腕営業マンが「超」整理手帳を選ぶ理由
営業のプロフェッショルとして、『営業は準備が9割!』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)などの著書もある小幡英司さんに、手帳とタスク管理について伺いました。
戻った理由は「軽さ」だった
小幡:私は長年「超」整理手帳を愛用していましたが、実はここ数年、「ジブン手帳」や「ほぼ日手帳」に浮気していたんですよね。先の4月くらいから、また「超」整理手帳を使うようになりました。
──「超」整理手帳に戻ってこられた、その理由は?
小幡:一番の理由は、軽さです。他の手帳にもそれぞれ長所はありますが、重さがネックなんです。「超」整理手帳って、A4四つ折り、一覧性という特長のほかにも、「とにかく軽い」というメリットがあることに、あらためて気づきました。
──たしかに、抜き差しができて、1年が4シートで構成されているコンパクト設計ですよね。1シートずつ持ち歩くこともできますし。
小幡:私はスケジュール・シートを2本、革の手帳カバーに入れて持ち歩いていますが、かなり薄いです。
──たしかに、革の手帳カバーなのに薄くて軽いですね。
小幡:実は4月に転職をしたんです。会社支給のPCを携行することで、荷物が重くなったんですよね。扱っている製品の性質上、営業先でのプレゼンテーションなどでDVDドライブ搭載のPCが必須というのもあって。しかも、最近はスマホや充電器なども持ち歩くから、どんどん荷物が増えてしまう。少しでも荷物を軽くしようと、持ち歩くものに優先順位をつけて削ぎ落としていったら、手帳の軽量化が必須でした。
──営業のお仕事をされていると、荷物が重いのはけっこうストレスになりますよね。
小幡:そうなんですよ。荷物が軽いと、フットワークも軽くなります。
──スケジュール管理はどのようにされていますか?
中長期の仕事はパソコンで管理していますし、会社のグループウェアも使っています。ただ、グループウェアに個人的な用事は入れられませんよね。個人でグーグルカレンダーも使っていますが、平日と土日祝日の色が同じなので、うっかり休日込みで仕事の予定を立ててしまうことがあったんです。そう考えると、やはり超整理手帳の一覧性と、紙であることの見やすさがいいなあと。「超」整理手帳にはアポイントのみを書くようにしています。わたしはバーチカル風に使うのが好きなので、こんな感じです。
タスクを書き出しながら朝の「自分会議」
──持ち歩いている手帳やノートは、どんな感じですか?
小幡:「超」整理手帳のほかには、タスク(管理専用)ノートが重要です。他の手帳を使っていたころは、スケジュール管理とタスク管理を一緒にしていましたが、タスクノートを別に分けたら、使い勝手がいいんです。タスクノートと「超」整理手帳だけなら、かなりコンパクトですし。
──いわれてみれば、ビジネスマンにとって手帳の役割って、スケジュール管理とタスク管理ですよね。
小幡:そうなんです。これだけあればだいたい事足ります。私は朝、その日のタスクを書き出して、自分会議をします。タスクは重要なものほど上に書くようにして、終わったら線を引いて消して行く。できたら赤、できなかったら黒。できなかったものは次の日に繰り越します。
──朝、タスクをチェックしてその日の段取りを決めたりするわけですね。スマホやPCではなく、紙でタスク管理をする理由はなんですか?
小幡:デジタルでタスク管理をすると、終わった案件が消えてしまったり、見えなくなってしまいますよね。終わったものに線を引いて、それを残しておきたいんですよ、なんとなく。達成感のようなものでしょうか。
──わかります。終わった案件にチェックを入れて、それを見ると達成感があります。
小幡:そうなんです。「やった感」が好きなんです。「やらなかった感」にも意味があるので、それを振り返って、反すうします。それを次の日の自分会議に生かすわけです。
──ビジネスマンに大切なのは、スケジュール管理とタスク管理。そしてフットワークを軽くするための「荷物の軽さ」。そのことを教えていただきました。ありがとうございます!
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