ExcelにできることはExcelにやらせたほうがいいんじゃないか説①～導入～

はじめに

この記事は、[RPA] UiPath Friends 公式 Advent Calendar 2020の６日目の投稿です。おそらくUiPathのTipsというよりは、「RPAによる業務改善」よりのテーマです。ただここで語るRPAプラットフォームはあくまでUiPathです。
（まとめようと思ったら長い話になりそうだったので、今回は導入部分の記事になります。）

前提

各部署のユーザが情報システム部RPA担当者に依頼をするという流れを想定しております。

経緯

RPA（UiPath）ではユーザのExcelデータを扱うことが多々あると思います。ユーザがExcelのフォーマットを用意したり、そのフォーマットにユーザがデータを記入したり。そして「ヒト」が入力したExcelデータをそのまま使ってRPA化しようとすると次のような問題に直面します。

「構造化されていないデータのためRPAで扱いづらい」

「人為的ミスにより予期せぬエラーが発生する」
例えば、入力が想定されていないセルに値が入力されて余計な範囲までRead Rangeしてシステムエラーとなるなど。

こういった問題への回避策としてExcelのフォーマットの変更などを提案してきた経験から「RPAで頑張る」のではなくそもそもExcelにできることはもっとExcelにやってもらうべきなんじゃないかと考えるようになりました。

またユーザにヒアリングしている中で、Excelの基本的な機能を知らないがゆえに無駄な業務手順が存在し、ユーザの業務時間を食い潰していることを知り、これは看過すべきではないだろうとも考えています。

次回に向けた前置き

正直のところユーザからヒアリングした手順でやろうと思えばRPAで大抵実現できてしまいますが、関数や入力規則をはじめとしたExcelの標準機能に任せれば、テストは実質不要な部分が多いのでテストの工数は確実に削減できるのではないかと思います。

そしてExcelの標準機能を活用する例としては「シートの保護」があります。「入力が想定されていないセルに値が入力されて余計な範囲までRead Rangeしてシステムエラーとなる」への対処をするには想定されていない範囲への入力を制限すればいいわけです。これは一部の範囲への「シートの保護」で可能になります。

今回は以上となりますが、具体的なメリットや上記のような活用例の詳細な紹介は次回以降説明したいと思います。