To Doツールの効能について

仕事をしていてTo Doツールの効能について気づいたことがあるので記録しておく。

はじめに

To Doツールは長年気づいたベースで使用している。独立したツールもあったり、EvernoteやOneNoteにチェックボックスがあったりする。
Microsoft365には以前からOutlook内にTaskがあった。Outlookのメールにフラグを付けるとTaskにも同期される機能があって重宝していた。
最近は独立したツールのTo Doがある。見た目がきれいになり、最近になってOutlookのメールのフラグ同期機能も実装されて便利になった。
Wunderlistという別会社で運営していたツールをMicrosoftが買収してこのツールにしたようである。最近Wunderlistが廃止になり、To Doに移行
するようにというメールが送られてきていた。

それぞれの使い分け

これらのツールはとても好きで長年愛用してきた。それぞれに利用方法がある。

Evernote, OneNoteのノートツール

Notebookのアプリにチェックボックスがあり、それを利用してTo Doリストにするものだ。
シンプルに運用ができるので、日記の途中で何かしないといけないことが思いついたときなどを
列挙したいときに便利だ。別のツールに移行すると文書作成の流れが分断されてしまうので、
この機能の価値が一番発揮される場面だろう。

Microsoft To Do

なによりOutlookのフラグと同期できるのが使える。ただこの機能を本当に便利なものにするには
フラグのクリーンアップや管理が大事だ。
フラグは非常に柔軟に作られている。メールを送る際にメール受信者にフラグを送ることもできるし、期限も設定できる。
受け取る側はフラグがついていることを意識しないこともあり、しばらく使わないでTo Doを放置していると
リストが膨れ上がっていることがある。
そのような状態で新規リストを追加すると全く優先順位がわからなくなってきて、精神衛生的によろしくない。

To Doを運用するうえで大事なこと

新規タスクはいつまでに終わらせるかを明確にして作成すること。
終わっていなければフォローして解決し、なるべく早くクローズすること。
作業をする過程でタスクの本質が変わってくることがある。その時にはいったんクローズして仕切りなおすといい。
すべてはタスクリストをアクティブなもののみ残しておくためだ。それができなくなった瞬間からタスクリストは価値を失っていくように思う。

ノート系と独立系の一番の違いについて

前述したタスクに期限を設定するかどうかだ。独立系にはどんなツールでも期限を設定しアラームを出してくれる機能がある。
ノート系はそれがないので、その場で順に完了していくタスクにのみ有効だ。あとでやろうと思っているタスクにノートツールは向かない。
もしそういうタスクがあるのなら別途独立ツールの方にもっていき、期限を切った方が管理しやすい。

ほかの人にお願いしたタスクについて

前述の通りフラグを付けて相手にお願いする方法もある。ただこの運用は受信者にとって合理的な期限である必要がある。
そうでない場合は相手の心証を害するもとになってしまう。私も合意していない期限のメールをもらうとあまりいい気がしない。
そのためこのようなフラグを送るようなことは、極めて限定的な状況のみ使っている。たとえば電話で話してタスクと期限が約束できた場合などだ。

タスクが明確になっていないがフォローが必要な場合や後で自分がフォローする必要がある場合は、送付時にフラグをつけずに、
送付後に送信済みメールのログにフラグを付けて自分のみにフラグがついている状態にしておくといい。

通知や期限を設定すればいちいち覚えていなくても
ツールが憶えていてくれる。相手にも送られないので、影響がない。

リモートワークでのNoteツールの効能

リモートワークをしていると家に帰るということが必要なくなるため、最初は時間が有効に使えるように思えて仕事をたくさんできるように思えてくる。
だがリモートワークが長引いてくると、そのことが普通のことになって自分の中でそれを前提として仕事をするようになる。結果として自分で仕事を際限なくすることになってしまい、ついつい長時間パソコンで作業をしてしまう。
そのようなことを防ぐためにこのNoteツールのタスクは有効だと思う。自分が作ったタスクを見て全て完了したら、それはその日計画したことは達成できた、ということで仕事を終了すればいい。
そこで他に何か作業することはあったかと考えを巡らさなくても、もし何かある場合はあとで思い出すだろう。それはその時にまたタスクに記録して作業を再開すればいい。
自分の中で今日作業をする仕事分を制限するのにも役立つように思う。