昭和体質を変えていきたい
Qiitaのアドベントカレンダー2022🎄に何を書こうかという前に、自分自身でこれまでのことを振り返ってみました。
人生ではじめての集計業務
部署移動でＰＣ作業をすることに
パソコンを触るとしたらネット通販や動画視聴程度だった私。
予め移動日は決まっていたのですが、4年前の西日本豪雨の真っただ中に、現在所属している部署へ配置換えがありました。
大きな工場が複数あり、工場や敷地内の設備管理・維持・企画・導入、あらゆる工事を受け持つ部署の事務員として従事することとなったのですが、前任者が諸事情で急遽退職、引継ぎもなく受け継ぐことになりました。
タイピングができる程度でIT・PC関係においては人に頼ってばかだったため知識はありませんでした。
会社の敷地内も膝あたりまで浸水し、道路も遮断され出社も困難な社員が多い中、自部署の同僚たちは補修工事で休む間もなく駆り出され、誰に何を聞けるのかもわからない放置状態で、前途多難の幕開けとなりました・・・
なにをしたらいいのかわからない
擦れたファイルがいくつか ”月次年次業務リスト” として残されていました。
年季の入った用紙に長年内容が書き足された様子。文字が消えてるww
やることがたくさんあることだけはわかりました🤨
月初に経理担当から「この請求書早く提出して」、他部署からも「あの資料はまだか」など引っ切り無しに内線電話がかかってきました。
リストを見ても業務内容はちんぷんかんぷん、フォルダ内を探しまくる、Excelファイルを開いてもSUM関数すら使ったことがなかったので、当時の状況は思い出したくないほど悲惨でした。
40名弱の同僚は工事書類作成、数名は図面作成するため、１人１台ノートPC（マルチディスプレイ）は支給されています。
ただ、常に現場へ出ているため、多くが入力して印刷という用途でしか使っておらず、印刷しても文章が途切れているなど、自由入力の非IT職場です。
私自身もルールどころか、どのように調べるのかさえわかりませんでした。
集計ファイルがバラバラ、フォーマットも自由
何度もメモを見ながら処理していく日々が過ぎ、ある程度流れがわかってきた頃に感じたのは、「あちこちにあるファイルを開いたり、紙ベースの資料を目視しながら手入力するのは大変」、すでになくなった工程も消されることなく残されており、名称が変わったとしても元の資料を誰も書き換えていません。
主にはExcelを利用しているのですが、歴代の前任者が思い思いの場所に保存し、ファイル名も『○○最新.xls』(拡張子はほぼ .xls)ばかりです。念のために全てチェックという負の連鎖が引き継がれ、無駄な確認作業が多く、このままでは時間がかかるしミスも起こりやすい😥
できることからやってみよう
Excel VBA の勉強
当時、他を知らなかったのでVBAを勉強してみることにしました。
地方の事業所なのですが、本社にはヘルプデスクがあります。そこで作成されたVBAツールを使った際「なんだこの便利なものは」と思っていました。
プライベートでは学習時間がなかなか取れず、基礎をすっ飛ばしてプログラミングに挑戦するという計画性のない勉強の仕方では捗らず、1年足らずで挫折してしまいました😵
簡単なものですがいくつか作ってみたものはあります。現在もたったひとつ生き残り、毎日同僚と工事業者さんが使用されています。直属の上司には便利と言われましたが、特段他の誰からも反応はありません。
私が作成したとは知らない、元々VBAを習得するよう言われてはいない、事務員=雑用係としか認識されていない私のやっていることに興味を持たれることはありませんでした。
Cloud決裁が浸透するまで
昭和どころかそれ以前といっていいほど、昔からのやり方を頑なに変えようとしない弊所。新たなことを覚えるということを避ける雰囲気がひしひしと伝わります。
日々膨大な工事関係書類が手渡しで回覧され、事務員が総務課の建屋に設置されている各工場のポストまで書類を運び→自部署のポスト内の書類を持ち帰るという原始的な方法を今日まで続けているため、回覧し終わるまで数日間かかります。
また、回覧中に行方不明になることもしばしばあり、しょっちゅうどこにあるかと連絡がきます😟（たいてい誰かのデスクに埋もれている）
そんなとき、電子データで決裁できるシステムを導入すると本社より通達がありました。
この頃には、職場内でPCの購入手配や設定・ライセンス申請も任されていた（というより誰もやらないので苦戦しながらでもやるしかない）私へ、操作方法を教える担当になってくれと指示がありました。
「いや、マニュアルは用意されているのに端から指導？」とも思いましたが、そういえばココは誰かがやってくれる職場なんだ😱
とりあえず、練習を兼ねてダミーデータを部署内で回覧してみました。
「聞いていない」「わからない」「何これ」「やらないといけないの？」いつも通りのことなので想像はしていましたが地道に一人ずつ諦めず・・・。
3か月ほどでどうにか操作方法は浸透したように感じたので、いくつかの書類を Cloud 回覧しないかと提案をしました。
そこからまた半年は壮絶な闘いでしたが、割愛します。
自分の業務から見直しを
ただの便利屋になっていた私。時間を作れるように動いていこう💨
今年度（4月）から、見て見ぬふりをしてきたマニュアル＆フォーマットの見直しに着手しました。
不要と思われるデータは削除して良いか確認、保存ルールを決める・不要な項目は削除する、手回覧を電子回覧へ移行する、一見大したことではないような内容ですが、他部署も絡んでいるものもあるため、関係者へ理解してもらう、協力してもらうまでに長い時間がかかりました。他部署からも操作方法を教えてくれと頻繁に連絡がきました。
それでも実現できたと言えるのはまだ2割程度です💦
集計業務や伝票作成以外にも回覧後の膨大な紙書類のファイリング、有ってはならないのですが毎日のように災害情報が届きます。安全に関する申請書類も増えていきます。（もちろん紙ベースです)
コロナ渦で業務以外の対応にも追われる・・・
集計で使用していたExcelツールもできるだけ手入力を減らすようにしたのですが、大幅な時間の削減にはまだまだほど遠い状態でした。
同僚たちの入力し忘れもよくあることで、連絡して事務所へ戻ってきてもらうのですが、音がうるさい場所だと連絡もつかなかったり、無駄に時間が過ぎていく・・・。
身近に取り入れることができるものがあるはず、他にも調べてみよう✊
世界は広い
小さな世界の中だけで奮闘している”つもり”だった自分、知識を身に着けないと判断を間違えてしまう、苦手なことにもっと早く挑戦していたらな～と、寒い中いろいろ思い返しています。
世の中には努力して得たことを、より多くの人に様々な方法で伝えている方がたくさいて、それに触れることができる場所もたくさんあり、自分次第で見える未来が変わるんだなと、心は温かくなります🧤✨
SNSでいろんな方のご意見を目にする機会に触れ、高いスキルを持っている方でも、それぞれの状況で奮闘されているんだなと衝撃を受けたり、勇気をもらっています。
同職業の方同士でも全く同じ状況ということはないですよね。
先駆者の方々が発信されている情報にはとても感謝しています。
聞きなれない言葉がたくさん出てくるのでめちゃくちゃ調べてます😅
最適なツールや方法は、今の知識の範囲内で決めれるものではありません。セキュリティの面のみでM365ライセンスが導入されているため、現場レベルでどのように活用できるか考えることも求められてはいないのですが、知ろうとしていることで何か変わるのでしょうか。
これまでの習慣の中で過ごすのは嫌なので、やりたいことをやってみます。
まだまだ未熟ですがよろしくお願いします😊
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