Notionによるプロジェクト・タスク管理

プロジェクトはいくつものタスクから成り立っている。

プロジェクトを管理するということはそれぞれのタスクを管理するのと同じである。

TODOリストでプロジェクトを管理しようとすると、タスクをフラットに管理するので、このタスクはどのプロジェクトなのか分からなくなる。

タグでタスクにプロジェクトの属性をつけてプロジェクトを管理しても、ツール内に散らばったタスクをまとめるのは大変。

サブタスク機能を持っているツールもあり、プロジェクトのタスクをサブタスクとして管理しても、サブタスクで設定できることはあくまでタスクが完了したかどうかをチェックするだけである。

Notionにはデータベースのリレーション機能があるので、それを使って、プロジェクトとタスクを管理する。

データベースのリレーション機能はNotionのページを参考にしてほしい。

リレーションとロールアップ

プロジェクトのデータベース作成

まず、プロジェクトのデータベースを作成する。

項目は以下の通り。

・目的：このプロジェクトはやりたいことなのか、それともやらされていることなのかを選択する。プライベートと仕事を同じデータベースで管理しているので、この項目を追加している。仕事のほとんどはやらされていることがほとんどで、それをプライベートと別に管理しているとプライベートの本当にやりたいことに割く時間がなくなってしまう。

・ステータス：プロジェクトが進行中なのか、検討中なのか、まだ未着手なのかを選択する。

・完了日：このプロジェクトの締め切りを設定する。Notionはカレンダー機能も持っているので、カレンダー表示にしたときにすぐに締め切りが分かる。

・対象：プライベートなことなのか、仕事のクライアントのことかを選択する。

・作業内容：何の作業をしているかを選択する。

・タスク：データベースのリレーション機能でこのプロジェクトに関連しているタスクを表示する。

タスクのデータベース作成

次にタスクのデータベースを作成する。

項目は以下の通り。

・ステータス：このタスクが進行中なのか、検討中なのか、まだ未着手なのかを選択する。

・完了日：このタスクの締め切りを設定する。Notionはカレンダー機能も持っているので、カレンダー表示にしたときにすぐに締め切りが分かる。

・プライオリティ： 重要度の高低と緊急度の高低の４種類の組み合わせからプライオリティを選択する。

・カテゴリー：このタスクは勉強なのか調査なのか、何のスキルが必要なのかを設定する。Notionにはカテゴリー別に見る機能もあるので、何のタスクが多いのかを見ることができる。

・プロジェクト：データベースのリレーション機能でこのタスクがどのプロジェクトに関係しているかを表示する。

各プロジェクトやタスクに対して、作業内容を記載できるし、どのタスクがどのプロジェクトに関係しているかのトレーサビリティも追うことができた。

あとでプロジェクトのノートを見たときに、プロジェクトの大まかな内容と各タスクでどのようなことをやっていたかの細かい内容まで分かるようになった。

Evernoteだと全てのノートがフラットな構造なので、Notionのような階層構造やリレーションのようなことはできないので、あとで見返したときにこのノートが何に関係しているかが分からない。

あと、Notionはデータベースでノートを管理できるので、ノートを一覧で表示したり、それをカテゴリー別に表示したり、締切のカレンダーで表示したりすることができるので、ノートの再利用性が高いツール。

今後もNotionを使い倒していきたいと思う。