まいと～くCloudで出社頻度を下げられる？テレワーク推進に役立つクラウドFAXシステム

テレワークが推進されている状況下であっても、会社間で行われる受発注システムが文書ベースで実施されているためにFAX出社と呼ばれる状態が続いています。

全国に支店を持つ企業ほどFAX送受信を効率化して他の業務を円滑に進める方法として、まいと～くCloudに期待している状況です。

では、なぜまいと～くCloudは中小企業や特定用途での利用に限定した企業でも採用が続くのでしょうか。

まいと～くCloudのサービス概要を確認しよう

まいと～くCloudは、FAXによる会社間のやり取りを効率化する方法として、紙ベースのFAX機に頼らないクラウド化されているFAXシステムを提供しています。

各会社では本社だけでなく支社や事業部門ごとに設置されている数多くのFAX複合機を使って、取引先との日常的な受発注業務を行っている状況です。

テレワークが推奨されていても、会社間のやり取りが電子メールだけでは済まないからこそ、インターネットFAXが使われるようになりました。

しかし、インターネットFAXサービスを単体で使用することは、個人事業主や零細企業ならば可能であても、支店網を持つ社員数100人以上の会社では能力不足です。

そこで、FAXサーバーやFAXモデムを拠点に設置する方法が大企業では行われていますが、まいと～くCloudならば各支店に設置するFAXサーバーそのものをクラウド化して提供しています。

つまり、WEBメールを送受信する感覚でペーパーレス化したFAX送受信サービスを提供し、同時に帳票送受信の自動化を行う外部サービスとの連携機能を強化したクラウドFAXシステムです。

まいと～くCloudの料金体系は個別見積もりが必要なカスタマイズ仕様

法人向け専用サービスとなっているまいと～くCloudは、初期費用無料という点が最大の特徴です。

月額利用料金は導入するサービス内容に合わせてまいと～くCloud販売業者と個別見積もりを行います。

目安となるのは、FAX回線を専用と共用タイプのどちらにするか、月間受信枚数、月間送信枚数といった組み合わせにより必要なFAX回線数とクラウドFAXシステムの帯域量を決めなければなりません。

例えば、FAX回線共用タイプで月間送信枚数1,000枚・受信枚数1,000枚という条件ならば月額35,090円です。

FAX回線専用タイプで月間送信枚数1,000枚と受信枚数1,000枚を付けるとシステム連携機能がセットで月額40,700円となります。

一方、申込受付専用に特化した受信専用クラウドFAXサーバーならば、FAX回線共用タイプに受信1,000枚を付けて月額22,000円です。

個別にカスタマイズした上でクラウドリソースを割り当てることになるので、まいと～くCloudは営業部との相談が必須と考えられます。

まいと～くCloudで取得可能な電話番号は事前に相談しよう

クラウドFAXシステムを提供するまいと～くCloudは、導入したい内容に合わせて受信専用と送信専用のFAX番号を用意することも可能です。

既に運用しているFAX番号がある場合には、複数の方法で転送電話や着信許可番号といった手法で業務を円滑に進められるように構築します。

FAXシステムを全てクラウド化した時に、全ての電話番号を同番移行できるわけではなく、一定の条件があるからこそ事前見積段階でまいと～くCloudにどこまで組み込めるのか事前確認しなければなりません。

まいと～くCloudは運用方法に合わせたFAX送信方法がある

WEBブラウザからのアクセスさえできれば、メール感覚でFAX送信可能です。

管理画面から直接送信する場合には、FAX管理画面から送信先FAX番号を指定して、添付ファイルに原稿を指定して送信すると順次回線が繋がり送信されます。

一方、会社内にあるFAX複合機からクラウドFAXサーバーへインターネットFAX機能を使って送信する方法も使用可能です。

また、FAX管理サーバーへ直接FAX原稿を添付ファイル形式で送付すれば、相手先FAX番号へ自動的に送付されます。

まいと～くCloudはメール転送により自動受信すると便利

まいと～くCloudのFAXサーバーを適切に設定しておけば、顧客ごとに担当部署へ自動的に受信FAXが振り分けられます。

受信専用電話番号を追加することもできるので、振り分けが上手くできなければ専用FAX番号を追加して対応する方法が有効です。

自動受信したFAXは指定したメールアドレスへ自動転送できるので、実際にFAX受信原稿を確認したい人にスムーズな振り分けが行われます。

まいと～くCloudでは、FAX原稿の振り分け設定さえしっかり行っていれば、ストレス無く業務に必要な帳票データを手に入れられるわけです。

まいと～くCloudの一斉送信機能は負荷に注意

WEB管理画面経由やFAX管理サーバーへ直接データを流す一斉送信を行う際には、まいと～くCloudのFAXサーバーへかかる負荷が高くなりすぎないように注意しなければなりません。

導入時に用意した回線数に応じて、1分につきA4サイズの原稿1枚を送信するペースで1回線を専有すると考えて一斉送信数を決めましょう。

まいと～くCloud自体には、一斉送信数の制限は回線数に依存するのでソフトウェア側での制限はありません。

大量に送信しすぎると、後から1枚だけFAXしようとした時に遅延が発生することになるので要注意です。

大量の帳票送受信が含まれる受発注業務にまいと～くCloudは適している

毎日大量の帳票FAX送受信が行われている受発注業務が多い業種では、注文書・見積書・返答書・請求書といった複数の帳票FAXが日常的に必要です。

出社しなくてもリモートワーク環境から行えるように、物流センターや受注センターでの運用にまいと～くCloudは適しています。

カスタマーサポート環境はヘルプデスクと専用サイトの2種類で対応

平日昼間に負荷がかかりやすいことから、ヘルプデスクとして平日9時～12時と13時～17時の時間帯に保守サポートダイヤルが加入者専用に設けられています。

時間外や急ぎではない問い合わせについては、まいと～くクラブと呼ばれる専用保守サイトに掲載されている情報により対処できない場合のみWEBフォームから問い合わせを行いましょう。

最終的にまいと～くCloudを利用している各社技術担当者がトラブル改善方法を保守情報として上げているので、参考にして復旧作業を早めることが可能です。

まいと～くCloudの解約は前月20日までに行う

まいと～くCloudを解約する際の窓口は、電話または書面による解約申し込みが必要です。

なぜなら、法人向けサービスとなっているので、契約解除の意思決定を行える権限がある人からの正式な解約申し入れが必要だからです。

また、毎月月末解約となるものの使用しているFAX環境の移行時間を考慮して、前月20日までに解約申し込みをしなければなりません。

まいと～くCloudに似たクラウドFAXシステムは用途に合っているか比較して決めよう

まいと～くCloudは、クラウド型FAXシステムとなっていて、会社内に専用機材を設置しなくても帳票FAX送受信環境を構築できます。

FAX複合機本体を保有していなくても導入可能なクラウドFAXならば、「どこでもMyFAX」が5営業日で利用可能となり手軽です。

また、FAX受信に特化した運用を行いたいならば、isanaが提供している自動振り分け機能が役立ちます。

一方、フリーダイヤルとナビダイヤル接続可能が欲しい場合には、BizFAX スマートキャストが対応しています。

業務に役立てるためには、どのようなクラウドFAXシステムを使いたいのか利用目的を明確にすると選びやすいです。