「どこでもMyFAX」なら業務効率向上とコスト削減の両立ができる

ヤマトグループが法人向けに提供している

　どこでもMyFAX

は、法人取引を積極的に行っているノウハウを活かして欲しい機能を集約したインターネットFAXを提供しています

FAX確認のためだけに出社しなければならない状況をなくし、テレワークを推進しやすい環境を「どこでもMyFAX」は用意しています

では、どこでもMyFAXはどのようにして業務効率向上とコスト削減を両立させているのでしょうか？

どこでもMyFAXについて簡単に解説していきます。

どこでもMyFAXは法人専用でFAX活用度合いを高められるインターネットFAX

どこでもMyFAXが提供しているインターネットFAXは、FAX複合機だけでなくFAX回線の用意すら必要ありません

月間受信枚数が1,000枚以内に収まる程度のFAX受信量ならば、PDFデータ受信を行うことでFAXのペーパーレス化を実現しています

どこでもMyFAXの会員サイトへログインして管理画面を開くと、勤務先の会社だけでなくPCとインターネット接続環境さえあればテレワーク中でも業務に必要なFAX送受信を自宅で完結可能です

顧客からのFAX注文を確認して返信するためだけに交代で会社まで通勤する必要がなく、スムーズに受発注業務をこなすことができます

そして、本当に必要なFAX文書以外はプリントアウトする必要がないからこそ、ペーパーレス化に大きく貢献します

どこでもMyFAXの初期費用、月額料金、送受信料金は3種類から選択する

どこでもMyFAXの料金体系は、スタンダートプラン・プロフェッショナルプラン・フリーコールプランという3種類が用意されています

最もシンプルなスタンダートプランは、初期費用1,650円(税込)・月額基本料金1,980円(税込)に1,000枚分の受信無料特典が付いています

受信1,001枚目以降は1枚11円(税込)の従量制料金となっていて、FAX送信は完全従量制の11円/枚です

一方、プロフェッショナルプランは、初期費用税込1,650円(税込)・月額基本料金5,500円(税込)に受信1,000枚分の受信無料特典付きとなります

月額基本料金が高い理由は月間受信枚数1,001枚目以降を半額の1枚5.5円の従量制料金設定としているからです

スタンダートプランと比較した時にプロフェッショナルプランがお得となるのは、月1,651枚以上FAX受信を平均して行う場合です

FAX送信は完全従量制の11円/枚です

また、法人向けサービスならではの特徴としてどこでもMyFAXには、フリーコールプランと呼ばれる着信課金番号を設定できるコースがあります

初期費用が7,700円(税込)という点以外はスタンダートプランと変わらない月額基本料金1,980円(税込)に1,000枚分の受信無料特典付きという内容です

FAX送信は完全従量制の11円/枚で変わりません

通常のFAX番号で月間受信枚数が1,000枚以内ならばスタンダートプラン、月間受信枚数が1,651枚以上ならプロフェッショナルプラン、着信課金番号をFAX番号として設定したいならフリーコールプランが適しています

どこでもMyFAXならプランに合わせて取得可能なFAX番号が変わり同番移行には非対応

どこでもMyFAXへ加入すると取得可能なFAX番号は、東京03と050番号が取得可能であって、フリーコールプランのみ0120と0800という着信課金番号を選択できます

既に取得済みのFAX番号があっても、どこでもMyFAXでは番号ポータビリティ制度には対応していないので、今使用中のFAX番号は使えません

あくまでもどこでもMyFAXが用意しているFAX番号の中から選んで契約期間中のみ使用可能という点に注意しましょう

そして、各都市の市外局番が使えるわけではなく、03局番では不都合がある地域ならば050を選択する方法が無難です

FAXを送信する方法は管理画面から

どこでもMyFAXでFAXを送信する際には、原則として会員メニューへログインして管理画面からFAX新規作成を行います

FAX番号を宛先欄へ入力し、件名・本文・添付ファイルという順で作成してから送信する流れです

誤送信を防止するためにもFAXプレビュー機能を使って送信イメージを事前にチェックする習慣をつけましょう

なぜなら、FAXプレビュー機能を行う前に宛先確認をする形にしておけば、誰あてにに送信するFAXか毎回確認できるからです

また、FAX番号管理リストには最大200件事前に登録しておくことができるので、毎回FAX番号を手入力する必要はありません

FAX受信は管理画面とメール受信から選ぶ

FAX複合機と電話回線の両方が不要などこでもMyFAXでFAXを受信するためには、管理画面から確認する方法とメール転送という2つの方法があります

どこでもMyFAX契約時に取得したFAX番号を相手に教えておくと、24時間いつでも受信可能な状態となり、自動的に紙切れの心配なく受信可能です

届いたFAXはどこでもMyFAXの管理画面へログインすると、受信BOXフォルダ内へ順次格納されているのでダウンロードして確認できます

また、事前にメールアドレス転送設定をしておけば、受信したFAXを指定のメールアドレスへ自動的に転送されます

PDFビューワーを起動する環境さえあれば、外出先でもスマートフォンから受信FAXを確認可能です

そして、紙ベースで受信FAX文書を保存したい時のみプリントアウトすれば良いので、印刷コストを大幅に節約できます

最大20件の同報送信と送信先制限に注意しよう

どこでもMyFAXならば、宛先欄に最大20件までFAX番号を入力できるので、1回のFAX送信で最大20宛先までは同報送信を行えます

21宛先以上にFAX送信する場合には、複数回に分けて行う必要がありますが、事前にFAX番号管理リストへ最大200件まで登録しておけば新規FAX番号入力を最小限に抑えられるはずです

一方、どこでもMyFAXから一斉送信可能なFAX番号については、携帯電話番号やナビダイヤルといった特定のFAX番号には未対応です

中でも注意しなければならないポイントとして、020や050といった他のインターネットFAX番号と考えられる宛先へFAXしようとするとエラーが出ます

また、海外へのFAX送信には対応していないので、国際FAX送信はどこでもMyFAX以外の手段を確保しなければなりません

どこでもMyFAXが役立つ場面は受注に着信課金番号を使いたい受注業務

050番号や03番号でもFAX受信を行えますが、どこでもMyFAXを利用してライバル会社と差を付けたいと考えている受注業務では、着信課金番号を設定できるどこでもMyFAXの評価が高いです

経費削減を徹底している顧客にとって、小口注文を繰り返しFAXするだけで通信費用が嵩んでしまいます

0120や0800といったフリーコールをFAX番号として使っている事業者向けならば、注文を出す側にとって通信費用を気にせず発注を掛けられます

つまり、まとまった注文が集まるまで発注回数を抑制する必要がなく、常に注文を受け続けられるメリットがあるわけです

トラブル発生時に電話とメールのサポートを受けられる

インターネットFAX利用時にエラーやトラブルが発生した際には、どこでもMyFAXのオンラインマニュアルを目安にトラブルシューティングを行います

しかし、トラブル解決に至らない時には平日9時～17時に限り、電話による緊急サポートを受けられます

夜間や土日に関してはメールサポートとなっていて、翌営業日に順番で返答を得られる仕組みです

どこでもMyFAXは法人専用だからこそビジネス利用で数多く使われているので、平日の12時台にカスタマーサポートを利用できるメリットは大きいと考えられます

当日中に解決しなければならないといった緊急対応に強いからこそ、どこでもMyFAXは使いやすいインターネットFAXです

どこでもMyFAXの解約ルールは利用規約により変わる

どこでもMyFAXを解約する際には、解約月の7日前までに電話またはメールにてカスタマーサポートへ解約申し入れをしなければなりません

かつては3ヶ月前に解約申し込みが必要でしたが、利用規約改定により解約申し入れ期限の短縮が行われています

そして、オンラインのみで解約手続きを完結できない理由として、法人専用のインターネットFAXだからこそ解約に伴いFAX番号が使用できなくなるという注意点を説明しなければなりません

どこでもMyFAXでは、解約月料金の日割り計算を行っていません

解約に伴う注意事項として、解約後のFAX番号再取得ができないという点に注意しましょう

どこでもMyFAXの他にもインターネットFAXは種類が豊富になっている

どこでもMyFAXは、フリーコールプランにより着信課金番号を取得できるという最大の特徴を持つインターネットFAXです

法人専用プランだかこそ、FAX送信のみしか行わないならば秒速FAXという選択肢が入るはずです

また、FAX受信枚数が月間1,000枚を超える状況ならば、モバイルFAXによる受信枚数無制限というメリットが役立ちます

一方、03FAXのように現在使用中のFAX番号を同番移行できる可能性があるインターネットFAXもあります

また、eFAXのように受信枚数無制限無料となるインターネットFAXが有利なケースもあります。

インターネットFAXを具体的に何を優先順位として考えて利用するのかという状況により、どこでもMyFAXを利用するか決まるわけです