教員の業務の効率化【Excelを使いこなす】

私は１０年以上公立高校教員を務めていて、３６歳のときに辞めました。

辞めた理由はブログ記事と、こちらのnoteにも書いています。noteの方は結構具体的に詳細に書いていますので、興味がある方はご覧ください。

さて、その高校教員時代に思っていたことは『パソコンの使い方が上手くない先生が多いなぁ…』ということです。

特にExcel。実は、教員はExcelを使う機会が他の仕事に比べて多いです。

しかも、「名簿を作る」「成績を出す」「座席表を作る」など、教員のExcelの使い方は、他の仕事の使い方とちょっと違うんですよね…。

ただ周りを見ていると、Excelの使い方が苦手、という人が多いです。

「Excel得意だよ」という人でも実はExcelの作り方を間違っていたりします。

急にExcelの話をしてしまいましたが、なぜExcelの話をしたかというと、正しくExcelを使うことができれば、教員の業務の大幅な時間短縮が見込めるからです。そして、その効果を知って欲しいと思ったからです。

私は実際にExcelファイルを上手く作ることで、名簿や成績処理の時間を十数分の一に減らしていました。

この記事では、正しいExcelの使い方、特にExcelに対する意識と効果の面を重点的に解説していきます。１０年以上Excelを使い続けた私が『トータルで見て、とにかく効率良くExcelファイルを作る！』ときに意識していることをお伝えしていきます。

教員に向けて、という名目ですが「日頃Excelをよく使う」という人にもぜひ読んで欲しいなと思います。

※ この記事では関数の具体的な使い方などにはあまり触れません（例で出す、程度）。あくまでExcelを上手く使うための「意識と効果」について説明していきますが、あまり他では触れられていないExcelファイルの作り方のコツ等も説明していきます。

Excelに対する意識

あるとき（辞める前、２〜３年くらい前の話です）、こんな場面を見ました。

ある先生が教務手帳（名簿を貼り付けて、クラス毎に出席や提出物、考査の点数等を手書きで管理する手帳）とパソコンの画面を一生懸命見比べてるんです。

あるとき…

『なにしてるんですか？』と聞いたら、こんな答えが返ってきました。

『自分が教務手帳に手書きしている考査の点をExcelに手打ちしたんだけど、間違いがないか教務手帳と照らし合わせてる。』

これを聞いて、正直唖然としました…。

（Excelの意味ねぇじゃん！）

（まず考査点を処理するためにExcelに入力しろよ。そしたら打ち直す必要もないし。今だにデジタル機器をこんなアナログな使い方する人がいるんだ…。）

『いや、先生…。そもそも考査の点をExcel上で処理したらいいじゃないですか。それをコピーした方が間違いも無いし早いですよ。』と言ったら。

『いやぁ…コピーするの間違えそうで怖いんですよね。だから手書きしたものを手打ちして、元の手書きのデータと確認してるんです。』

…いや！手書きを手打ちする方が間違える可能性高いから！あんた、パソコンより正確な仕事ができるんかいな！

Excelはあくまで表計算ソフトです。

もちろん、Excelを使って申し込み用紙などの書類を作る、という使い方もできます。それはそれでいいかな、と思います。

が、Excelが本領を発揮するのは、大量のデータを計算したり、そのデータの中から要素を抽出したりする場合です。

そして、学校現場では大量のデータを扱うことが多いです。主に生徒のデータ関係ですが。成績の処理をしたり、名簿を作ったり…まさにExcelは学校現場にうってつけのツールなんです。

それを、単純な入力や書類を作るためのツールとして使うのは勿体無いです。

Excelを表計算ソフトとして上手く使えば業務の効率化が見込めます。その効果は数十時間単位だ、と思って欲しいです。

もしあなたが『Excelの処理に業務の時間が取られる…』という人なら逆にチャンスです。Excelを味方につけて仕事を楽にこなしていきましょう！

Excelの効果

効果1．時間短縮

例えば、「座席表」ってありますよね？アレのExcelファイル作ってますか？

私はアレを作るときにメチャクチャ色々考えて、１時間くらいかけてExcelを組みました。

『そんな１時間もかけて座席表作るなら、手で作業した方が早いわ。』

と思った人。Excelの時間短縮効果の大きさがわかってないです。