奥深いメールの書き方。
ばじる🍃です。よろしくおねがいいたします。
今回は、『 メールの書き方 』について、です。
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メールの書き方についてネットで検索をしてみると、実にたくさんヒットします。中には、メールの書き方セミナーみたいなものもあったりします。
メールも友達や先輩、上司や取引先の方など、送る相手によってさまざまな書き方などの手法があるでしょう。
メールを書くに当たってまず考えるべきことは、、、
🍃 宛名の書き方
🍃 件名の書き方
🍃 本文の書き方
大きくわけてざっとこんな感じでしょうか。
どれをとってもまずは、失礼な書き方をしないこと。このことを常に念頭において作成すべきです。
ではさっそく。ここではビジネスメールについて考えてみましょう。
宛名の書き方についてですが、宛名は、特にとても大事なものです。相手の所属や役職、氏名は絶対に間違えてはいけません。失礼にあたってしまいますから。。また、例えば管理職で部長や主任をされている際には、〇〇主任 様などといった書き方では笑われてしまいますよね。何にでも『様』をつければいいってもんではありません。宛名を書く順番は所属名(会社名・病院名)、部署名、役職名、名前、敬称です。
次に件名の書き方についてです。件名とは、メールの内容を知らせるためのものでありますから、長すぎずわかりにくい内容ではだめです。さらに、本文に対し、件名をつけることが必須となりますので、必ずつけるようにしましょう。
例えば。
●初めて送る挨拶的なメールの場合には自分の所属、名前を入れる。
●【 】こういった記号などを用いてわかりやすくする、などです。
そして、本文の書き方についてですが、まず冒頭から、
●宛名
●挨拶、自身の名乗り
●本文
●結び言葉
●署名
の順で成り立ちます。
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宛名からはじまり、次に挨拶、自身の名乗り、そして本文に続き本文が終わったら結び言葉、そして署名にて終了です。
まずはこの流れを覚えましょう。これが基本的なメールの書き方です。
宛名は上記に記した通り。次に挨拶。『平素より大変お世話になっております』など。そして次には自分を名乗る。『〇〇病院の△△部▢▢と申します』などです。そして本文に移ります。簡潔にかくことが大事ですが、相手にきちんと内容が伝わるようにいつ、どこで、だれが、なにを、どうした、などの5W1Hをしっかりと記載することが大切です。本文が終わりましたら結び言葉。『どうぞよろしくお願いいたします』などの言葉です。こちらは本文の内容に沿った形の言葉にすることが大事です。
そして最後に署名。署名にも入れないといけない内容があり、それらにも順番があって、
●会社名、病院名
●名前
●住所
●電話番号、FAX番号
●メールアドレス
ざっとこんな感じとなります。こちらに関しては、テンプレート化しておくと便利ですね。
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そして、送る直前には今一度、宛先を確認し、誤字脱字等がないか確認をしてから送ります。
ほかにもたくさん考えるべくことはあるかもしれませんが、まずは基礎的内容でまとめてみました。
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さて、今回は『 メールの書き方 』について取り上げてみました。いかがでしたでしょうか。
今回、ばじる🍃からあなたへ贈る言葉。
『 メールひとつとっても奥深いなり 』です。
さて次は、『 名刺交換の方法 』について、まとめてみたいと思います。
次回もよろしくお願いいたします。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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