【実質0円大学生活のすすめ】第61回:デジタルデバイスを使いこなす（14)スキャンデータの後処理03

前回、デジタル化した際のインデックスの重要性について確認しました。今回は、より具体的な「インデックスの振りかた」についてみてみましょう。

ファイル名の付け方

デジタル情報の特徴の一つに「検索性の高さ」があります。適切なインデックスが付けられていれば、キーワードを使って瞬時に情報に到達できます。しかし、これは逆にいえば、検索できるようにデザインしておかないとうまく見つけられないことを意味するのです。

AIによる検索が日常化してきている現在、近い将来にはすべて任せればよい状態がくるかもしれません。とはいえ、あと数年程度はここで紹介する方法も有効ではないかと思われます。

【ファイル名の規則】
1. 日本語は使わない
2. 最初に日付を持ってくる
3. 文書のタイプを記号にして割り振る

1. 日本語は使わない

ファイル名に日本語を使うのはやめましょう。アルファベット・アラビア数字、いくつかの記号のみで構成します。日本語の文字はWindowsとMacOSでやり取りする場合に文字化けすることがあります。

もちろん、個人的に使うファイルであって、今後はOSを変更しないことにしているのであればこの限りではありません。

2. 最初に日付を持ってくる

ファイル名の最初に作成した日付を持ってきておくと、特に意識してソートしなくても、ファイルが時系列順に並びます。なお、西暦については下2桁で十分です。

たとえば、2023年の場合は、23だけを使います。こうすると、理屈の上では100年後に同じ日付のファイルができてしまいますが、現実的には100年後を心配する必要はないでしょう。また、ファイル自体が持っているタイムスタンプに2023年が記録されているので問題ありません。

3. 文書のタイプを記号にして割り振る

第58回で、デジタル化したほうがよいものとして「ノート、配布物、書籍」などを紹介しました。この違いを略語としてファイル名に入れ込んでおけば、ファイルリストを見ただけで種別がわかるので便利です。また、検索の際にもキーワードとして使えます。なお、略語は3～5文字程度にしておくとファイル名が長くならずに済みます。

ファイル名の事例

2023年3月13日に受けた山田先生の英文学（English literature）講義第2回目のノートであれば次のようになります。

230313_note_yamada_englit_02.pdf

2035年4月20日の鈴木先生の講義の際の配布物で、通し番号が5番目であれば次のようになります。

350420_doc_suzuki_ppfile_005.pdf

今日のまとめ

-スキャンした後のデジタル化されたファイルには検索性を考えた適切なファイル名を付与しておく必要がある
-ファイル名には日本語は使わない
-ファイル名の最初は6桁の数字で日付を表示するとよい
-ファイル名には書類の種別を略語で