与信管理システム

会社の資産を守る与信管理について、今回は解説します。
１与信管理システム
２債権管理者の役割
３債権期間の設定
４債権管理プロセス
５債権管理規程（サンプル）

１与信管理システム

効果的な与信管理システムは、支払い条件で購入した顧客が時間通りに返済できるようにするために企業に採用されており、販売が行われると、システムは遅延した支払いが重大な問題なしに迅速に回収されることを保証します。

２債権管理者の役割

コントローラの役割として、まず各顧客の信用度チェックを実行することがあげられます。また、事前に顧客と契約条件について相互に合意することが重要です。コントローラは、会社が、注文の履行、請求書の作成、延滞債権の追跡状況などをモニタリングする必要があります。

以下、債権管理のチェックリストです。

・支払期間は適切に設定されているか。

・顧客への債権上限額は適切に設定されているか。

・顧客との受注書は、適切に取り交わされているか。

・債権管理規程は、制定されているか。

・取引プロセスフローは適切に文書化されているか。

・債権回収不履行の際の手続きフローは適切に作成されているか。

・債権管理プレセスは、関係者に周知されているか。

３債権回収期間の設定

顧客との取引契約書では、債権回収期間についても、明記します。

顧客に書面で契約を確認し、この契約のコピーに署名するように依頼します。 会社は、売買契約のテンプレートを備えておくことが望ましいです。

４債権管理プロセス

・会社と初めて取引を行う顧客は、債権申請書を提出します

・営業担当者は、債権申請書に基づき、社内手続きを進めます

・取引上限を債権管理規程に基づき設定します

・社内権限書に基づき、CFO、CEOなどの承認を得ます。

・ERPの顧客アカウントを作成します

・取引承認手続きを証跡として社内に残します

・請求書を作成します

・請求書作成数日前に顧客対してリマインダーをEメールします

５債権管理規程（サンプル）

次に債権管理規程のサンプルを示します。

①目的

この与信管理ポリシーは、Vansanの顧客とのコレクションの延滞勘定の支払い条件と手順の基準を定めています。

②範囲

この規定は、会社の顧客が所在する国にかかるすべての販売に適用されます。

③支払い条件

クレジットを付与するためのしきい値を満たす顧客に、新しいクレジットを提供するか、クレジットを拡張することに同意します。 Vansanの標準的な売掛金の支払い条件は、[CFO]によって別途承認されない限り、正味[30]日です。

④責任

[CFO]は、[$ 199,999]までのクレジット制限について、電子メールまたはその他の方法で顧客に新しいクレジットを提供すること、またはクレジットを拡張することを承認する権限があります。 [GM]の承認は、クレジット制限[$199,999]以上にも必要です。 販売担当者は、顧客の信用状態と支払い責任について顧客と連絡を取ります。

⑤延滞債権に係る手続き

Vansanの財務監督者と営業担当者は、顧客への請求と、顧客の支払い条件に従って支払われるべき金額の徴収を担当します。延滞勘定の一般的な回収プロセスは次のとおりです。

✔請求書が期日を過ぎた場合、通常は期日または通常の顧客の支払い傾向から[10]日後に、不明な場合は顧客に連絡して支払いのステータスを取得します。
✔営業担当者は、支払い日が取得されるまで、電子メール、電話、または顧客のWebサイトを通じて顧客に連絡し続けます。頻度は顧客とその信用履歴によって異なります。
✔[60]日を超える請求書の場合、または回収可能性が懸念される場合、未払いは出荷の中断につながるか、直接クレジット保留になる可能性があることを顧客に通知する場合があります。[GM / VP]は、[財務監督者および営業担当者]によって保留にされている主要な顧客について通知されます。必要に応じて、顧客はクレジット保留になり、請求書の支払いが解決されるまで出荷は停止されます。これにより、以前に付与されたクレジットが取り消される場合もあります。
✔[財務責任者および営業担当者]が支払いを受け取ることができず、顧客が[営業担当者]と効果的に連絡を取り合っていない場合、[要求書]が証明された郵便で送信されます。この手紙は私たちの期待を述べ、顧客に彼らのアカウントがまもなくコレクションのために置かれることを通知します。
✔クレジットを取り消す必要があると思われるコレクションの問題、アカウントの保留、またはコレクション用のアカウントは、その時点で[CFO]に通知されます。回収プロセスは主観的なものであり、各顧客の事実と状況、および売掛金の状況によって異なる場合があります。したがって、[CFO]は、状況に応じて、ポリシーをより厳密に、またはより厳密に調整する権限を持っています。