会議をやれば自動的に解決策が出てくる、なんてことにはなっていない

会議の目的はいろいろとあります。実際に、月次で状況の報告を受けるだけの会議というのはありますし、その必要性も感じていますが、ここでお話ししたいのは、課題の解決のための会議です。仕事で何かのプロジェクトや活動が行き詰まった時、関係者を集めて会議をやるのはよく見かける光景です。

こうした会議をやること自体の効用は確かにあって、問題がなんなのか、どうして行き詰まってしまっているのかの整理と合意ができることもあります。関係者が自分が直面していることを共有し、こういう理由があるから、この手続きを始めることができない、、、といったことを話すことで、その問題解決をすることで仕事を前に進めよう、というのは一つの期待成果です。もっと単純なケースでは、そういった複数のメンバーや、上席者の前で「やります」という宣言をそれぞれがすること自体が、作業を前に進めるきっかけになることもあり得ます。

ただ、当たり前の話ですが、集まってミーティングをやったら、必ず仕事が前に進み出すわけではありません。お互いに課題を並べ立てるだけで、いわば文句を言い合って終わってしまう、というケースも実際にはよく見てきました。こういう会議を見ていると、「会議のゴールを明確にして始めよう」という標語を掲げたくなります。とはいえ、会議のゴールが課題の解決と、現状打破のためのアクションの開始、とした場合、それが時間内に解決できるかどうかもわかりません。結果として会議のゴールは達成しないまま終わる、という会議もあります。会議のゴールを明確にしても、自動的にそれが必ず達成されるようになる、ということはないのです。

私が意識しているのは、こうした課題解決のための会議の場合、次のアクションが決まって、その担当者が決まっていくことです。それができれば苦労はない、と思われるかもしれませんが、課題の解決そのものができなくても、課題の解決に向けての次のアクションが決まればいいのです。こういうところを気をつけて取り組んでみて、しばらく課題が再発しないか様子を見る、というようなこともあります。追加で情報を集めないといけない、ということであれば、具体的に何を誰がいつまでに確認するかを決めます。とにかく、課題がその場で解決しないでも、少なくとも変化に向けての最初の一歩が動き出す、そこは決めるべきだと思っています。

とにかく重要なのは、オーナーシップをはっきりさせ、次のアクションを明確にすること、そこを決めることが、結局課題解決につながっていくことです。