トヨタの会議は30分を読んで

本屋にズラーっと大量にスペースに使って売り出していた本。つい気になったので購入しました。

でそのまま半分読んで繁忙期に入ったので放置してたのですが読み終わったのでメモします。

会議は30分！！

トヨタは殆どの会議が30分らしいです。もちろん議論が続く場合もあるので一応次の会議までは30分何もいれないようです。

会議は【冒頭】前回会議後の状況変化の確認共有
→即座に本題→【終盤】必ず次に何を話し合うかを決めて終了

次の会議までに主催者から議題の再通知（事前連絡）

会議2回目はみたいな流れで必要に応じてホワイトボードの議事録化

意外だったのが、私もよくやってしまうのですがトヨタは会議中のメモは基本禁止。
議題に興味があるならメモをとらなくても忘れないとのこと。
しかしあまり興味のない話なら打ち合わせが終わった後に要点や数字などをメモするばよい。リアルタイムでは相手の話に集中する。
相手の言葉に対して、なぜ？を求めれば自然とインプットができる。とのこと。

確かにー。なんか風ーな感じでPCカタカタしちゃってて頭に入ってないことあったなーとか。
なんとなく受け身になっていて、興味のない会議は、なぜ？なんて思わず、意味わからんかったで終わってたなと。

必ず、疑問があればなぜ？を求めるようにして回答を得るようにしようかと思います。

次に後半。
プレゼン資料の書き方、プレゼンについてです。

まさに金曜日私は経営会議資料を作って、ひっくり返されたところです。
繁忙期は終わったけど精神的に追い詰められてるう！

役員に、冷静になって経営が知りたいこと、自分が伝えたいことを整理してこーい！！！
と愛の鞭をくらいまして、土曜日朝から作り直しをしてました。

確かに、なんかゴマスリ資料？遠慮資料？お願い事資料？みたいな仕上がりになってました。
まあ全社お偉いさんたちに対しての資料になるから何か気を遣ってしまっていて書きたいことが書けなくなってよくわからない資料になっていた。

話戻って

本を読んで得たことをアウトプットします。
①何の話か
②読み手に何をして欲しいか
③自分の結論
④論拠
⑤補足

を分かりやすく端的に説明するのが基本。
プレゼン時にあがってしまう人は相手の顎を見たりその先の時計を見たりして相手の表情を気にせず自分の意識に集中するとあがりづらくなるとのこと。

そして、自分でも気をつけたいなと思ったのが、自分はわかっている言葉でも相手は分からない言葉は、資料に書かない。書く場合は必ず注釈をつける。

一昨日、てかカラーバス効果ってなんだよ。
ってまさに役員に突っ込まれました　笑。
かっこつけるのもほどほどにしろ自分。と思いました。

上記は自分主催の資料作りプレゼンの話でしたが以下は参加者側です。

全く喋らないのでは参加する意味がない。逆に喋りすぎてもだめ。口2耳8の割合を意識して対応する。
とのこと。

この本は、何度も生産性、自分意識に集中しろ！と書いてます。
なんとなく会議ではなく、なんのための会議か、自分が主催する側では事前準備を怠らない、相手にも集中してもらうために分かりやすく簡潔な資料つくりをし、当日簡潔にプレゼンをする。
また、参加者側ではただ参加ではなく、必ず頭で理解する。なぜ？と納得感を得ておく。

その他多くのことが書いてましたが、メールと電話のメリデメとか、自分ができていることは省略とします。

1分1秒無駄にしない。意識を集中する。
リーマン体質は時にはやめろ、異論があれば空気を読まずデータに基づき発言する！
などなど勉強になりました。

あー。早く資料の承認おりるといいなぁ。