審議会、定期報告会のレジュメの作り方
ここで話すものは、名称は違うけど定期的に行われる審議会と定期報告会を同じ扱いとして説明します。
これを読んでくれる方の役に少しでもなれば幸いです
いきなり文章を作成する前に実際の会の進行を考えます
まず今回の会の司会、書記の紹介をします
次にその会の参加者の中で一番の上司のお話をお伺いします
それが終わってから本題に入ります
この本題とは今話し合わなければならない話題、どの役職にも関係があることについてです
それが終わると前回の審議会や定期報告会以後に起きた報告を各役員に報告してもらいます
最後に質疑応答の時間を設け、次回の会の日取りをお知らせして解散します
それを簡易的にレジュメを起こしてみます
〇〇定期報告会
令和元年９月
司会（〇山） 書記（△川）
１、 の挨拶
２、◇◇導入について
①、◇◇導入の必要性について
②、導入時の各部署への影響
③、導入時までの流れ
④、トラブル時の対応方法（別紙参照）
３、各部署の定期報告
４、その他
次回は〇月〇日に開催します
この際レジュメ作りと同時に行いたいのが根回しです
「２、◇◇導入について」の主題を例ににお話します
この会で各部署からの質疑応答が全て上がり、同じ題材で同じような会が開くことがないように、先に各部署の長に資料を渡して説明をし、各部署の長には疑問点をあげてもらいます
各部署で上がった質問や疑問は聞いた時に全て答えなくていいです
ただ質問、疑問を各部署から集めて
「上司に確認してからお答えします。」
と、質問、疑問は簡単なことでも一人で判断せずに、組織としてどの方向にもっていくのか上司に相談をしてからお答えした方がいいです。
「簡単な質問を受けたのですが、〇〇としてくださいとお伝えしてよかったですか？
こちらの難しい質問は△△か◇◇と思うのですが、このポイントが△△や◇◇では説明できないので、どう伝えたらいいのかわからないのですが」
と自分の案を出しながらお伺いすると、上司が一から説明しなくて済むと思います
上司も
「この視点から考えると☆☆の方がこの案には最良だよ」
と教えてくれたり
「どちらでもいい」
と指示があっても、それを各部署の長に伝えて選んでもらえばいいだけです
司会やレジュメ作りをすると「その会だけの主導者」みたいに感じることもあると思いますが、責任者はたくさん配置した方がもしもの時に身を守ります
なのでなるべく自分の意見で決めないこと
「上司の判断をお伝えしたまでです」
のポジションを崩さないように司会進行役と決めておいた方がいいです
責任者は責任を取るためにいるのですから、面倒ごとは上司に対応してもらえるように普段は緊急時に備えて待機してもらい余計な仕事は（自分でもできる仕事は）自分でしましょう。
上司から見ても伝えたことすらそのまま伝言できない部下の責任なんか取りたくないでしょう
会議内ではみんなに関係がある質問をあげてもらいます
各部署で共同使用する機材なら置く位置の決定など、各部署に確認することは会議内で話し合っていいと思いますが、その判断も上司に聞きましょう
ここまでがレジュメ作成時の根回しです
３、各部署の定期報告
についても根回ししましょう
根回しというより社会人としての当然の挨拶です
該当部署の長に
「次回の会のレジュメを担当させていただく山☆です。よろしくお願いします
こちらは◇導入についての資料です
当日は前回の会以後に起こった行事やできごとについて報告してもらいます
よろしくお願いします。
また資料についての疑問や、この資料は後日各部署に配布したいのでよりわかりやすくなる意見とかあったらご教授願いたいです。
また来てもいいですか？」
くらいはお伺いを立てましょう
長の座にいる方で忙しいと思うのでななるべく予定も長の予定に合わせましょう。
その他の報告事案がでたとします
各部署共同使用していた掃除機があったとします
ある１つのの部署だけ粉くずがでるのでその部署専用の掃除機を購入したとします
なので共同掃除機の管理（ごみ袋ありの掃除機であればごみ袋の交換）についてこの部署は外してもらいたい
や
これまで総務を通して業者から購入していた備品について、使用量が多いし緊急的な発注が多い為、総務と相談して部署から直接業者に発注し経理に報告することになった事例の報告などは
４、その他
の時に該当部署に報告してもらいます
最悪は同じ議題で再び同じメンバー（上司を含む）を集めないといけないことです
日本の会議は「これ参加する意味があるのか？」と思う会議が多い、部下で発言する人はいない、と海外の会議の仕方と比べられます
海外のいいところもあります。
だけど日本のやり方は日本人に合っていることの方が多いと思います。
日本国内で海外のやり方でやりたいなら自分で会社を興し、自分の会社内でだけそのやりたい方法をするしかないと思います。
ほとんどの方がその立場ではない、またはその立場にはなりたくない、現状のままでうまくやりたい、そういう方に向けてこの記事を書きました
全ての人に当てはまる記事をかけるほど優秀じゃないのは自負していますので、一意見として読み流して頂ければ幸いです。