Outlook メールを PDF ファイルに変換する方法は?

Alora Smith

に export Outlook emails to pdf することは、重要なメッセージを保存し、アクセスしやすく、簡単に共有できるようにするための実用的なソリューションです。このプロセスは、特定のニーズと利用可能なツールに応じて、いくつかの方法で実行できます。ここでは、組み込みの Outlook 機能からサードパーティ ソフトウェアの使用まで、さまざまなアプローチを検討し、要件に最も適した方法を見つけられるようにします。

方法 1: Outlook の印刷オプションを使用する

Outlook でメールを PDF に変換する最も簡単な方法の 1 つは、印刷オプションを使用することです。この方法は、Outlook 2010、2013、2016、2019、および Office 365 を含むほとんどのバージョンの Outlook で機能します。

手順:

  1. Outlook を開く: Microsoft Outlook を起動し、PDF に変換するメールを開きます。

  2. ファイルをクリック: メール ウィンドウで、左上隅の [ファイル] タブをクリックします。

  3. 印刷を選択: オプションのリストから「印刷」を選択します。

  4. プリンターを選択: 印刷ダイアログ ボックスで、使用可能なプリンターのリストから「Microsoft Print to PDF」を選択します。

  5. 印刷: 「印刷」をクリックします。これにより、PDF ファイルを保存する場所を尋ねる新しいダイアログ ボックスが開きます。

  6. 保存: PDF を保存する場所を選択し、ファイル名を入力して「保存」をクリックします。

方法 2: Outlook から直接 PDF として保存する (Office 365 および Outlook 2019)

Office 365 および Outlook 2019 では、印刷機能を使用せずに電子メールを PDF として保存するより直接的な方法が提供されています。

手順:

  1. Outlook を開く: Outlook を起動し、変換する電子メールを開きます。

  2. ファイルをクリック: 電子メール ウィンドウで、「ファイル」タブをクリックします。

  3. 名前を付けて保存: オプションのリストから「名前を付けて保存」を選択します。

  4. ファイルの種類: 「ファイルの種類」ドロップダウン メニューで「PDF」を選択します。

  5. 保存: PDF を保存する場所を選択し、ファイル名を入力して「保存」をクリックします。

方法 3: Adob​​e Acrobat を使用する

Adobe Acrobat がインストールされている場合は、それを使用して Outlook のメールを PDF に変換できます。Adobe Acrobat には、複数のメールを 1 つの PDF ファイルに結合したり、添付ファイルを保持したりするなどの追加機能があります。

手順:

  1. Outlook を開く: Outlook を起動し、変換するメールを選択します。

  2. Adobe Acrobat タブを選択: Outlook リボンで、「Adobe Acrobat」タブをクリックします。

  3. PDF の作成を選択: オプションから「PDF の作成」を選択します。

  4. 設定を調整: Acrobat PDFMaker ダイアログボックスで、必要に応じて設定を調整します (添付ファイルを含めることを選択するなど)。

  5. PDF を作成: [PDF を作成] をクリックします。Adobe Acrobat がメールを処理し、PDF ファイルとして保存します。

方法 4: サードパーティ製ソフトウェアを使用する

いくつかのサードパーティ製ツールで Outlook メールを PDF に変換できます。これらのツールは、多くの場合、バッチ変換、より優れた書式設定制御、メールと一緒に添付ファイルを変換する機能など、高度な機能を備えています。

人気のサードパーティ製ツール:

  1. Advik PST to PDF Converter: 添付ファイルを含む Outlook メールを PDF 形式に変換する専用ツールです。

  2. Yota PST to PDF Wizard: バッチ変換をサポートし、メールの書式設定を保持するもう 1 つの強力なツールです。

  3. XConverterPro Tool: わかりやすいインターフェイスと、ファイル名の変更や変換スケジュールなどの追加オプションを提供します。

手順 (ほとんどのツールに共通):

  1. ダウンロードとインストール: 選択したサードパーティ ソフトウェアをダウンロードしてインストールします。

  2. ソフトウェアを起動: プログラムを開き、変換する Outlook メールまたは PST ファイルをインポートします。

  3. 出力形式の選択: 出力形式として PDF を選択します。

  4. 設定の調整: 添付ファイルを含める、フォルダー構造を維持するなどの追加設定を構成します。

  5. 変換: 変換プロセスを開始し、結果の PDF ファイルを目的の場所に保存します。

方法 5: Outlook Web App を使用する

Outlook Web App (OWA) を使用する場合でも、メールを PDF に変換できますが、このプロセスでは Web ブラウザーの印刷機能を使用する必要があります。

手順:

  1. Outlook Web App を開く: Web ブラウザーから Outlook アカウントにログインします。

  2. メールを開く: 変換するメールを開きます。

  3. 印刷: メールの右上隅にある 3 つのドット メニュー (省略記号) をクリックし、[印刷] を選択します。

  4. PDF プリンターを選択: [印刷] ダイアログ ボックスで、[PDF として保存] または Web ブラウザーの同様のオプションを選択します。

  5. 保存: [保存] をクリックし、PDF ファイルを保存する場所を選択します。

結論

Outlook メールを PDF に変換するには、さまざまな方法があります。それぞれ異なるニーズとリソースに適しています。組み込みの Outlook 機能、Adobe Acrobat、サードパーティ ソフトウェア、Outlook Web App のいずれを使用する場合でも、プロセスは簡単でアクセスしやすいです。このガイドで説明されている手順に従うことで、重要なメールを誰もがアクセスでき、共有できる形式で保存できます。

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