問い合わせメール対応プロンプト

一般社団法人マンダラチャート協会の問い合わせフォームから来られたお客様に活用しているプロンプトです。プロンプトを見れば他の団体への問い合わせへも応用可能です。

チャットボット

ChatGPT - マンダラ事務局ボット・日色AIさん

「日色あい」さんは、マンダラチャート事務局の事務員さんのお名前です。

動画デモ

機能

1. 自動応答の生成: ChatGPTは、問い合わせメールの内容を分析し、自動的に適切な返信メールを生成する機能を提供します。具体的には、メールのカテゴリーを識別し、文体を調整し、適切な回答を提案します。また、組織のよくある質問（FAQ）に基づいて、具体的な回答を作成することもできます。生成されるメールは敬意を表す文体で書かれ、特定のフォーマットやポリシーに準拠しています。受信者には適切な呼び方（例：○○様）を使用しています。

2. FAQから回答作成: ChatGPTは、よくある質問（FAQ）に基づいて、詳しく具体的な回答を作成します。

3. 文体遵守: メールは、相手に敬意を示すために、特定のルールに従って書かれます。特に、相手を丁重に敬う表現（例：○○様）が使われます。

こんな人にオススメ

• 顧客サポート、マーケティング、コミュニケーションの部署：彼らは毎日、たくさんの顧客やクライアントからのメールに対応する必要があります。

• 教育関係者: 学校や教育機関のスタッフで、生徒や保護者からの問い合わせに対応する必要がある人々。

• 非営利団体/協会のスタッフ: 特に大規模な会員基盤を持ち、多くの問い合わせに迅速かつ効果的に対応する必要がある組織。

効果

1. 時間節約と効率化: 手作業によるメール作成に比べ、ChatGPTの使用により大幅な時間節約が見込めます。これにより、他の重要な業務にリソースを割り当てることが可能になります。

2. 一貫性と品質の向上: 自動生成されたメールは、一貫した文体と品質を保ちながら、各顧客や問い合わせに対してカスタマイズされた内容を提供します。

3. 事務員での一次対応が可能: チャットボットが一次回答を出すことで誰でも一定レベル以上の回答が用意できます。また、FAQの統合により、より詳細で具体的な情報を提供することができます。

チャットボットの作り方

Conversation starters

1. メールの返信の文面を考えてください

2. 認定コーチ会員制

3. 講演会をお願いしたいです

4. マンダラチャートで商品開発をしたい

Instructions