自作ChatGPTテンプレートを使ってみた（ビジネス編）
ハロー！！
生成AIの世界を冒険するスティーブです！！
旅立ちの瞬間、胸が高鳴りますね！新しい世界は無限の可能性に満ちています。
一歩踏み出せば、想像を超える景色が広がるでしょう。
共に、素晴らしい旅を楽しみましょう！
こちらの内容を動画にしたものは以下になります。
1. 初めに
今回は前回自作したプロンプトのテンプレートをビジネスシーンでどのように使うかを試してみたいと思います。
※テンプレートはこちらにアップしています。
2. どんなビジネスシーンで使えるの？
そもそもChatGPTをビジネスで使うとして、どんな場面で使えるのか、というのがあると思うので、まずそれをChatGPTに聞いてみたいと思います。
プロンプト
以下に従い、回答してください
#目的
仕事でchatgptを活用したい
#役割
業務改善担当
#条件
最も効率化できる業務
chatgptが得意とする業務
選定した理由も教えて
#出力
10個ChatGPT 回答
ChatGPTを活用して効率化できる業務とその選定理由は以下の通りです：
1. 顧客サポート: チャットボットとして顧客からの問い合わせに自動で返答し、対応時間を短縮することができます。ChatGPTは自然言語を理解し、適切な返答を生成するのに優れています。
2. メール管理: 受信メールの自動分類や、基本的な返信の自動化を行い、メール管理の効率を向上させます。特に繰り返しの問い合わせに対して迅速に対応可能です。
3. ドキュメント作成: 報告書や提案書などのドキュメントを自動生成することで、手作業による時間を削減します。ChatGPTは複雑な指示にも対応し、内容の構造化を助けます。
4. データ分析の解釈: 分析結果の解釈をサポートし、データからのインサイト抽出を助けます。特に非技術者にも理解しやすい形で情報を提供できる点が有利です。
5. 教育とトレーニング: 新入社員や現職の社員教育において、対話形式での学習サポートやFAQの自動応答を提供します。常に更新される情報に基づいて学習内容を調整できます。
6. 会議の要約: 会議内容をリアルタイムで要約し、重要なポイントを記録することが可能です。これにより、参加者は内容の把握と後続のアクションプラン立案に集中できます。
7. SNS管理: ソーシャルメディアの投稿を自動生成し、ユーザーからの反応に応じて適宜調整することができます。ブランドのオンラインプレゼンスの強化に寄与します。
8. リスク管理: 潜在的なリスクをテキストデータから特定し、警告を発することで事前に問題を回避します。特に大量の情報を扱う場合に効果的です。
9. プロジェクト管理: プロジェクトのステータスアップデートや、タスクの割り当てと追跡を自動化することで、プロジェクトの進行状況をスムーズに管理します。
10. 言語翻訳: 複数言語にわたるコミュニケーションのサポートを行い、国際的なビジネスの展開を助けます。高品質な翻訳を迅速に提供することが可能です。
これらの業務はChatGPTの自然言語処理能力と学習能力を活用することで、大幅な効率化が見込めるため、選定しました。
Gemini 回答
業務改善担当者向け ChatGPT 活用アイデア10選
1. 情報収集・整理
* 膨大な資料やWebページから必要な情報を抽出し、要約・リスト化
* 時間のかかる情報収集を効率化
* 必要な情報に素早くアクセス可能
* 最新情報の収集・分析
* 業界動向や競合情報を常に把握
* 迅速な意思決定
2. 文章作成
* 報告書、企画書、プレゼン資料などの作成
* 時間と労力を大幅に削減
* 高品質な文章作成
* メール、チャットメッセージの自動生成
* 定型業務の負担軽減
* 顧客対応の迅速化
3. アイデア創出
* ブレインストーミングのサポート
* 多様なアイデアを効率的に生成
* イノベーションの促進
* 企画書の作成
* 魅力的な企画を迅速に提案
4. 翻訳
* 資料やWebページの翻訳
* 海外市場への進出支援
* グローバルチームでの情報共有
5. コード生成
* 簡単なプログラムや関数の作成
* 開発者負担の軽減
* 開発スピードの向上
6. カスタマーサポート
* FAQの作成、顧客からの質問への自動回答
* 顧客対応の負担軽減
* 応答時間の短縮
* チャットボットによる顧客サポート
* 24時間365日サポート体制の構築
7. データ分析
* 顧客データや販売データの分析
* マーケティング戦略の策定
* 意思決定の迅速化
8. 教育・トレーニング
* eラーニング教材の作成
* 個別ニーズに合わせた学習
* 教育コストの削減
* テスト問題の作成
* 評価の効率化
* 学習効果の測定
9. エンターテイメント
* ストーリーや詩などの創作
* 新しいアイデアの創出
* エンターテイメントコンテンツの制作
10. その他
* スケジュール管理、メモ作成
* 業務効率化
* タスク管理、プロジェクト管理
* チームワークの強化
ChatGPTを活用することで、業務の効率化、新しいアイデアの創出、顧客満足度の向上など、様々なメリットを得ることができます。
これらのアイデアを参考に、ぜひ具体的な活用方法を考えてみてください。
copilot 回答
仕事でChatGPTを活用することを検討されているのですね。業務改善担当として、ChatGPTが得意とする業務を効率化するためには、以下のような業務が考えられます。
1. **カスタマーサポート**: チャットボットとして顧客からの問い合わせに迅速に対応し、サポートチームの負担を軽減します。
2. **データ入力と分析**: 大量のデータを処理し、要約やレポートを作成することで、データ分析の効率を向上させます。
3. **文書作成**: レポート、メール、提案書などのドキュメントを素早く作成し、時間を節約します。
4. **言語翻訳**: 複数の言語に対応し、国際的なコミュニケーションを支援します。
5. **教育とトレーニング**: 従業員の研修資料を作成し、学習プロセスをサポートします。
6. **コーディング支援**: プログラミングに関する質問に答えたり、コードの例を提供したりすることで、開発者の生産性を高めます。
7. **マーケティングコンテンツの生成**: 広告文、ブログ記事、ソーシャルメディアの投稿など、創造的なコンテンツを生成します。
8. **スケジューリングと予約**: 会議やイベントのスケジュール管理を行い、効率的な時間管理を支援します。
9. **FAQとナレッジベースの管理**: よくある質問への回答を整理し、情報のアクセスを容易にします。
10. **プロセス自動化**: 繰り返し行われるタスクを自動化し、手作業によるエラーを減らします。
これらの業務は、ChatGPTの自然言語処理能力と学習能力を活かすことができ、人間の作業時間を削減し、全体的な業務の効率化に寄与することができます。また、これらの業務はChatGPTが得意とする領域であり、特にカスタマーサポートや文書作成では、その迅速さと正確さが大きなメリットとなります。さらに、コーディング支援やマーケティングコンテンツの生成など、創造的な作業にも対応できるため、多様な業務に応用可能です。効率化を図る際には、これらの業務を優先的に検討することをお勧めします。
なるほど、結構幅広い業務で対応できますね。
全ては取り上げることはできないので、いくつか取り上げたいと思います。
議事録作成
ChatGPTの回答の中に会議の要約とあり、言い換えると、議事録の作成になります。
会議はどこの会社でもありますし、そうなると議事録はついて回るので、これができたらかなり便利になるのではないかと思います。
プロンプト
以下に従い、回答してください
#目的
会議の会話のサンプルを作る
#役割
#条件
500文字
3人の会話
chatgptの活用法についての会議
議事録ではなく、会話の内容が記載されているのみ
#出力条件の「議事録ではなく、会話の内容が記載されているのみ」はこれを書かないと議事録を作成してしまったので、書きました。
このテンプレートの良いところは条件を箇条書きで足せるところですね。
もっとこうしてほしいというのがあれば、条件に足すだけでOKです。
これを文章でやると、以下のようになり、ごちゃごちゃするので、ChatGPTとしては回答してもらえますが、微調整や再現性が難しくなります。
テンプレートを使うと、微調整もしやすく、またこのテンプレートをとっておけば、この続きからできるので、文章を取っておくより汎用性、利便性があります。
◯文章で書いた場合
会議の会話のサンプルを500文字、3人の会話、chatgptの活用法についての会議、議事録ではなく、会話の内容が記載されているのみで作成してください
ChatGPT回答
田中さん: 今日はChatGPTの活用方法について話し合いたいと思います。特に、私たちのプロジェクト管理にどう組み込めるかですね。
佐藤さん: その点について、ChatGPTを使って自動でプロジェクトの進行状況を報告するシステムを考えてみました。例えば、進行中のタスクや遅延が発生している事項を把握しやすくするためのダッシュボードを作成するといいでしょう。
木村さん: それは有益ですね。さらに、ChatGPTを用いてチームメンバーからの頻繁な質問に自動回答するFAQセクションも作れるかもしれません。これにより、日常的な疑問に対して即座に答えを提供でき、時間の節約にも繋がります。
田中さん: 確かに、それにより全員の作業効率が上がりますね。では、これらのアイディアを基に具体的な計画を立て、次回の会議で具体案を持ち寄って議論しましょう。
佐藤さん: 了解しました。それぞれの提案について詳細を詰めて、どのようなリソースが必要かも考えておきます。
木村さん: それに加えて、実際にこれらの機能をテストする初期ユーザーグループも組織しましょう。ユーザーのフィードバックを得ながら、改善点を見つけていくことが重要です。
プロンプト
以下に従い、回答してください
#目的
議事録作成
田中さん: 今日はChatGPTの活用方法について話し合いたいと思います。特に、私たちのプロジェクト管理にどう組み込めるかですね。佐藤さん: その点について、ChatGPTを使って自動でプロジェクトの進行状況を報告するシステムを考えてみました。例えば、進行中のタスクや遅延が発生している事項を把握しやすくするためのダッシュボードを作成するといいでしょう。木村さん: それは有益ですね。さらに、ChatGPTを用いてチームメンバーからの頻繁な質問に自動回答するFAQセクションも作れるかもしれません。これにより、日常的な疑問に対して即座に答えを提供でき、時間の節約にも繋がります。田中さん: 確かに、それにより全員の作業効率が上がりますね。では、これらのアイディアを基に具体的な計画を立て、次回の会議で具体案を持ち寄って議論しましょう。佐藤さん: 了解しました。それぞれの提案について詳細を詰めて、どのようなリソースが必要かも考えておきます。木村さん: それに加えて、実際にこれらの機能をテストする初期ユーザーグループも組織しましょう。ユーザーのフィードバックを得ながら、改善点を見つけていくことが重要です。
#役割
議事録作成担当
#条件
5/15日実施
参加者を記載して
#出力
箇条書き
TODOがあったらそれは別に出力して
ChatGPT 回答
議事録
日付: 2024年5月15日
参加者:
• 田中さん
• 佐藤さん
• 木村さん
議題: ChatGPTの活用方法について
• 田中さん:
• ChatGPTのプロジェクト管理への組み込みについて議論。
• 佐藤さん:
• ChatGPTを用いたプロジェクト進行状況の自動報告システムの提案。
• 進行中のタスクや遅延事項のダッシュボード作成を提案。
• 木村さん:
• ChatGPTを活用した自動回答FAQセクションの構築提案。
• チームメンバーの頻繁な質問に対する即時回答で時間節約が見込めると述べる。
• 田中さん:
• 次回会議で具体案を持ち寄り議論することを提案。
• 佐藤さん:
• 提案の詳細を詰め、必要リソースの検討を行うと述べる。
• 木村さん:
• 初期ユーザーグループの組織と実際のテストの実施提案。
• ユーザーフィードバックを通じた改善点の特定を強調。
TODO
• 佐藤さん:
• 次回の会議までに自動報告システムの提案の詳細を詰める。
• 必要なリソースについて検討する。
• 木村さん:
• FAQセクションの構築計画の詳細を策定。
• 初期ユーザーグループを組織し、テスト実施計画を立てる。
• 全員:
• 次回の会議で具体案を持ち寄って議論。
うーん、さすがですね😁
これを即座に回答するわけですからね。
これだけで、作業効率は爆上がりですね。
もっとこう出力したいとかあれば、条件や出力のところに追記してください。
メール、チャットメッセージの自動生成
こちらはどうでしょうか。仕事でメールやチャットを使わない日はないと思いますが、これらについてChat GPTを使った、業務効率化を考えたいと思います。
プロンプト
以下に従い、回答してください
#目的
メール、チャットメッセージの自動生成アイデア
#役割
業務効率化担当
#条件
chatgptを使用
#出力ChatGPT 回答
業務効率化担当者として、ChatGPTを活用してメールやチャットメッセージを自動生成するアイデアを以下に示します。これらのアプローチは、日々のコミュニケーションをより効率的にし、時間を節約するのに役立ちます。
1. スタンダードなコミュニケーションの自動化
• 日報メールの自動作成: ChatGPTに日々の業務内容を入力し、標準化されたフォーマットで日報メールを生成させます。
• 会議のフォローアップ: 会議後に、参加者に感謝の意を示し、会議の要点をまとめたフォローアップメールを自動生成させます。
2. カスタマーサポートの強化
• 自動応答生成: 顧客からの問い合わせに対して、ChatGPTを使用して関連するFAQや解決策を基に返信を自動生成します。これにより、顧客からの同じような問い合わせに迅速に対応できます。
• クレーム対応のテンプレート作成: 顧客からのクレームに対する応答をChatGPTで生成し、感情的な要素を適切に取り扱いながらも効率的に対応するためのテンプレートを用意します。
3. 内部コミュニケーションの最適化
• プロジェクト更新通知: プロジェクトの進捗状況を入力し、関連するチームメンバーやステークホルダーへのアップデート通知を自動生成します。
• リマインダーと確認メッセージ: 重要なタスクの締切や会議のリマインダーを自動で生成し、適切な時点で関係者に送信します。
4. パーソナライズされたコミュニケーション
• 個別化された顧客メール: ChatGPTを用いて、顧客の過去の購買履歴やインタラクションに基づいたパーソナライズされたメールを作成し、顧客エンゲージメントを高めます。
• 従業員向けモチベーションメール: 従業員の業績や貢献を褒め称える内容をChatGPTで生成し、個々の従業員に合わせた激励のメールを定期的に送ります。
これらのアイデアを実装することで、ChatGPTの能力を最大限に活用し、業務の効率化を図ることができます。
以下のところは先ほどの「議事録作成」と似ているのでできそうですね。
・日報メールの自動作成
・会議のフォローアップ
「2. カスタマーサポートの強化」のところは特定の業務になるので割愛します。興味のある方はChat GPTにやり方を聞いてみてください。
「3. 内部コミュニケーションの最適化」このあたりは使えそうなので、深掘りしてみます。
ChatGPTに「プロジェクト更新通知」のやり方を聞いてみましょう。
プロンプト
以下のやり方を教えて
プロジェクト更新通知: プロジェクトの進捗状況を入力し、関連するチームメンバーやステークホルダーへのアップデート通知を自動生成します。ChatGPT 回答
プロジェクトの進捗状況を自動的に更新し、関連するチームメンバーやステークホルダーに通知する方法を整理して説明します。このプロセスは、情報の透明性を高め、プロジェクトの調整を効率的に行うのに役立ちます。
ステップ 1: プロジェクト情報の整理
• 進捗データの集約: プロジェクト管理ツールから進捗状況、完了タスク、未完了タスク、予定外の課題などのデータを集めます。
• 重要情報の抽出: どの情報がチームやステークホルダーにとって重要かを判断し、更新通知に含めるべきポイントを選定します。
ステップ 2: 通知テンプレートの作成
• 基本フォーマットの設定: プロジェクト名、更新日、主要な進捗、達成された目標、直面している問題、次のステップなどを含むメールまたはチャット通知のテンプレートを作成します。
• カスタマイズの可能性: 各ステークホルダーの関心や役割に応じて、情報の提示方法をカスタマイズします。
ステップ 3: ChatGPTを利用した文書生成
• 入力情報の準備: ChatGPTに入力するための進捗データとテンプレートの概要を用意します。
• 生成指示の出し方: ChatGPTに対して、「プロジェクトXYZのための週次更新メールを生成してください。最新の進捗、主要な成果、現在の課題、および次週の予定を含めるよう指示します。」と具体的に依頼します。
ステップ 4: 生成内容の確認と調整
• 自動生成テキストの確認: ChatGPTが生成した文書をレビューし、プロジェクトの具体的な状況に応じて適切な調整を行います。
• パーソナライズの強化: 必要に応じて、特定の受取人への言及や、具体的なデータポイントを追加してパーソナライズします。
ステップ 5: 通知の配信
• 配信ツールの選定: 電子メールサービス、チャットプラットフォーム、またはプロジェクト管理ツールの通知システムを利用して、更新通知を自動的に送信します。
• スケジューリング: 定期的な更新が必要な場合、通知の送信を特定の日時に自動化するためのスケジュールを設定します。
ステップ 6: フィードバックの収集とプロセスの改善
• フィードバックの評価: 受取人からのフィードバックを収集し、通知の有効性を評価します。
• 継続的改善: フィードバックに基づき、通知の内容や配信方法を継続的に改善します。
このプロセスにより、プロジェクトの進捗を関係者に効果的に伝えることができ、プロジェクト管理の透明性と効率が向上します。
なるほど、流石に全てChatGPTがやるわけではないんですね。例えば、メール送信はメールのスケジュール機能を使ったりするのですね。
本文中にある以下のプロンプトを実行してみましょう。
プロンプト
プロジェクトXYZのための週次更新メールを生成してください。最新の進捗、主要な成果、現在の課題、および次週の予定を含めるよう指示します。ChatGPT 回答
以下は、プロジェクトXYZのための週次更新メールの例です。このメールは、最新の進捗、主要な成果、現在の課題、および次週の予定を含めています。
件名: プロジェクトXYZ週次更新 - [日付]
こんにちは、チーム！
今週のプロジェクトXYZに関する進捗状況を共有します。ご一読いただき、フィードバックや質問があればお知らせください。
1. 最新の進捗状況:
• プロジェクトの全体進捗は現在75%です。
• 新しいモジュールの開発が完了し、現在テストフェーズに入っています。
2. 主要な成果:
• 今週、重要な機能である「データ同期ツール」の開発と初期テストを無事完了しました。
• クライアントプレゼンテーションが行われ、ポジティブなフィードバックを受け取りました。
3. 現在の課題:
• データベースのパフォーマンス問題が続いており、特定のクエリで遅延が発生しています。
• リソース不足が見込まれるため、追加の開発者とテスターのアサインが必要です。
4. 次週の予定:
• データベース問題の解決策を検討し、パフォーマンス改善に向けたアップデートを行います。
• 新たに参加する開発者のオンボーディングを開始します。
• 次のクライアントミーティングを水曜日の午後3時に予定しています。準備をお願いします。
次週も引き続き協力して、プロジェクトの成功に向けて努力していきましょう。何か問題や提案があれば、遠慮なく共有してください。
よろしくお願いします。
[あなたの名前]
プロジェクトマネージャー
このメールテンプレートを基に、実際の進捗データや具体的な情報を反映させて、週次で更新していくことが推奨されます。
進捗メールの内容を自動生成してくれるんですね。
何となく、ChatGPTの使い方の一つが見えてきましたね。
インプット情報→ChatGPTで解釈、アウトプット
ChatGPTに上記のChatGPTの役割について聞いたら、「情報変換ツール」「情報解釈・生成エンジン」と返ってきたので、そうなんでしょう😁
というか、なんでもChatGPTに聞くと、思考力が弱りそうな気がしました😅
話を戻して、ChatGPTを「情報変換ツール」として考えるとわかりやすいと思いました。
また、「プロジェクト更新通知」については上記でやり方がわかりました。
他のも基本的にやり方は同じなので、興味がある方はやり方を聞いてみてください。
最後に個人的には「従業員向けモチベーションメール」が気になったので、作ってみたいと思います。
プロンプト
以下に従い、回答してください
#目的
従業員向けモチベーションメールの作成
#役割
上司
#条件
プロジェクトを成功させた部下に対するメール
#出力ChatGPT 回答
以下は、プロジェクトを成功に導いた部下に対して送るモチベーションメールの例です。このメールは、その部下の貢献を称え、引き続きの努力と成長を奨励する内容となっています。
件名: おめでとうございます！プロジェクトの成功を祝して
こんにちは、[部下の名前]さん！
このたびの[プロジェクト名]の成功に至るまで、あなたが果たしてくれた役割に心から感謝の意を表したいと思います。このプロジェクトが成功を収めたのは、あなたの献身的な努力と卓越したリーダーシップがあったからこそです。
プロジェクトにおけるあなたの[具体的な行動や貢献、例えば「問題解決能力」、「チームメンバーとの協調」]は、私たち全員にとって大きな刺激となりました。特に[特定の課題をどのように克服したか]については、多くの人が学び、感銘を受けています。
この成功を足掛かりにして、これからも更なる挑戦に取り組んでいただきたいと考えています。今後もあなたが示すリーダーシップと情熱が、私たちチームにとって重要な力となることでしょう。
何か支援が必要な点や、新しいプロジェクトに対するアイデアがあれば、いつでもお知らせください。共にさらなる高みを目指して、前進し続けましょう。
素晴らしい成果を上げてくれて本当にありがとう。今後の活躍も大いに期待しています！
敬具、
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[会社名]
このメールは、部下の具体的な業績を称えることで彼らのモチベーションを高めると同時に、継続的なサポートと成長への期待を示しています。
ヤバいですね😆
こんなメールが送られて来たら、やる気になりますね。
素直に嬉しい。
ただ、上司はインプット情報をChatGPTに渡しているだけ。
本当に思っているかはわからない🥲
でも何だろう、これがChatGPTであろうと上司が文章を考えようと、本心かどうかはわからないわけで、そういう意味では同じかもしれない。
つまり、ChatGPTが悪いとかそういうことではない。
とはいえ、いろいろ面倒な世の中になりそうですね。
これは悪く使うと、使えてしまうので、使う側の倫理も求められますね。
ということで、今回はここまでにしたいと思います。
最後はスティーブからのメッセージです。
皆さん、長い旅の終わりに心から感謝を申し上げます。この冒険で得た経験と思い出は、一生の宝物です。
これからも新たな旅がそれぞれに待っています。それぞれの道で素晴らしい未来が広がっていることを願っています。
お互いにとって、この旅が生涯続く友情の始まりであることを願ってやみません。
心からの感謝を込めて。
アディオス
by スティーブ
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？