面倒くさい報告書作成を爆速で終わらせる方法
今日は「報告書や議事録を作るのが面倒くさいいいいッ！」という方向けに、爆速で作成するハックを書きたいと思います。
私の職場では極力記録モノの作成は省いているのですが、それでも作成が必要な書類は多数存在しておりまして、そこで実践し始めたのが、今回取り上げる爆速作成法です。
「報告書なんて書きたくないよー、でも書かなくてはいけないよー」というジレンマを抱える人に読んでいただけたら幸いです。
※注 ：ここで言う議事録・報告書とは主に内部での会議、外部関係者や取引先との打ち合わせ、イベント参加、関係機関への視察 等を対象に作成した記録書類のことを指しています。
速ければ速いほど良い
私は物事を先延ばしにするほど、やる気がどんどん失せていくタイプのダメ人間なので、議事録のような記録ものはとっとと終わらせるように心がけています。
どれくらい速くやるかというと、会議や出張が終わる前に議事録や報告書が仕上がることを目標にしています。
速く仕上げることに意味があるのかって言われそうなんですけど、メリットはたくさんあります。
【爆速にこだわる理由 ①】忘れるから
人間の記憶は時間の経過とともに薄らいでいきます。つまり、記憶が最も鮮明で正確なのは、物事が発生しているその瞬間です。
なので、議事録などの作成には瞬時記録を心がけたほうが良いのです。
よく「出張報告は会社に帰ってから」とか「議事録は来週までに提出します」とか言う人がいるんですけど、会社に着く前に記憶がバンバン飛んでますから笑 正確な記録が書けるわけがないんですね。
ただでさえ面倒くさい作業なのに、思い出すのにさらに時間と労力が消費されてしまうとか地獄以外の何物でもないです。
これだけデメリットがあっても先延ばしにする人って、マゾもしくは残業代ハンターのいずれかです。
【爆速にこだわる理由②】時間を短縮できるから
会議に参加しながら議事録を仕上げるって、時間効率がものすごく高いんですよ。
会議参加ってシングルタスクじゃないですか？
報告書作成もシングルタスクじゃないですか？
会議参加＆議事録作成ってデュアルタスクじゃないですか？
単純に同時間に仕事を２倍こなすので、作業時間を半分に短縮できるのとほぼ同意なんですよ。浮いた時間を好きな業務のために使えば、仕事が今よりもっと楽しくなるはずです。
【爆速にこだわる理由③】期待値を上回るから
周りの人から「え、もうできたの？」というリアクションがもらえます笑
ドヤるつもりはないのですが、期待値を上回るってエンプロイアビリティのためにも重要なことですよ。
そして、他の人に比べて作業が速いというのは立派なアドバンテージです。
しかも、議事録作るだけでアドバンテージを得られるなんてイージーモード全開じゃないですか。
爆速報告書作成に必要なもの
さて、メリットをお伝えしたところで、爆速で報告書を作成するための準備物を紹介します。
・ノートPC等の電子デバイス
・インターネット回線
たった２つです。しかも、デバイスは必須ですが、ネット回線はなくてもなんとかなります。
いまだにノートでメモを取る人がいますが、ノートに記録して、それをPCに転記するってムダが多くないですか？多いですよね？多すぎますよね？
これほど無意味かつ非効率な作業はないと思うので、ノートPCは必ず持って会議などに臨みましょう。
報告書を爆速でつくる方法
いよいよ本題の報告書を爆速でつくる方法です。といっても、以下の５つのステップを実行するだけです。
① 見聞きした内容をひたすら殴りタイプしていく。
② アイドルタイムに編集する。
③ プラスワンを差し込む。
④ 重要なポイントをコピペし、所感を追加する。
⑤ クロージング時に手直しする。
たった５つの手順を踏むだけで、会議が終わる頃には議事録が完成しています。ひとつずつ見ていきましょう。
① 見聞きした内容をひたすら殴りタイプしていく。
殴り書きならぬ、殴りタイプです。
打ち合わせが始まったら、聞いたことや見たものをどんどんPCに入力していきましょう。
入力時にはどの部分が重要か or 重要でないかを考えながら打ち込みましょう。
② アイドルタイムに編集する。
アイドルタイムとはちょっとした会話の間や小休憩のことです。
会議などでは必ずアイドルタイムが発生しますので、その隙きに基礎情報（日時・場所・参加者・目的）を入力したり、不要な部分を削いだり、文章を箇条書きに組み替えたり、体裁を整えたりします。
③ プラスワンを差し込む。
議事録や報告書って、ただ起こったことを書けばいいもんじゃないって、私は思っているんですね。
例えば、
・企業を訪問したのであれば、その会社のHPのURLを記載しておく。
・会議で法律改正が話題にあがったのであれば、施行時期や関連ニュースのリンクを記載しておく。
・『自律分散型組織』のようにあまり聞き慣れない用語が出てきたら、その用語の定義を補足しておく。
といったことを差し込めると良いと思います。
ここらへんはギブの精神です。
頼まれたわけではないけど、為になりそうな情報を提供していきます。
上述の【爆速にこだわる理由③】に期待値の話を書きましたが、プラスワンを入れると期待値を上回りやすくなります。
④ 重要なポイントを別パラグラフにコピペしておく。
重要なポイントはたいてい繰り返し発言されます。
そういった発言をコピーし、Wordのずっと下の方にペーストしてまとめておきます。
そしてアイドルタイムにそれらを眺めながら、前もって担当者としての所感を入力しておきます。
⑤ クロージング時に手直しする。
会議などが終了に近づいた時に、④で作ったまとめを『決定事項・次回までの宿題』として仕上げます。
その他、全体を見直し、要修正点があれば手直しします。
ここまでできれば、会議などが終わる頃には、議事録や報告書ができあがっています！たまに会議終了前に仕上がることもあります！
まとめ
長々書いてきましたが、結局、なんのために報告書を書いているのかっていう目的を考える（抽象度を上げる）ことが重要かなと思います。
報告書を手段として捉えると作成が億劫になってしまいますので......
報告を受ける側は、早く内容や結論が知りたいでしょうし、補足資料があれば理解も深まるので助かるでしょう。
つまり、読み手の立場になって作成することが重要なのかなと思います。
以上です！
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